控管電子郵件儲存空間

Google Workspace 管理員可以管理貴機構成員的電子郵件儲存空間。

重要事項：本文和相關設定適用於 Gmail 和傳統版 Hangouts 訊息，但不適用於 Google Chat 訊息。傳統版 Hangouts 已淘汰。如要管理 Chat 的自動刪除功能，請參閱「自動刪除貴機構的 Chat 訊息」。

此外，管理員也可以指定郵件在使用者收件匣中的保留天數，並建立以下設定：

• 將超過保留期限的郵件移至垃圾桶或永久刪除。
• 儲存附有特定標籤的郵件。
• 自動刪除郵件或讓使用者自行管理郵件刪除作業。

如果您依法 (或出於其他法規遵循目的) 必須對所有帳戶執行郵件自動刪除作業，請改用 Google 保管箱。

儲存空間設定套用方式

儲存空間將沿用電子郵件和即時通訊的自動刪除設定。設定會套用到使用者收件匣中的郵件，以及已封存的郵件，以及透過 Gmail API 新增的郵件。

如要避免系統自動刪除已遷移的郵件，請為郵件加上標籤，以便將這些郵件排除在刪除範圍之外。 如果郵件含有多個標籤，而其中一個標籤將郵件排除在刪除範圍之外，系統就不會自動刪除這類郵件。

如果會話群組中至少有一封郵件是根據儲存空間設定所儲存，系統便會儲存會話群組中的所有郵件。如果「會話群組檢視」為開啟或關閉狀態，就會發生這種情況。

儲存空間設定不會套用至「垃圾桶」資料夾中的郵件，垃圾桶中的郵件會在 30 天後遭系統永久刪除。

系統會定期為郵件套用儲存空間設定。因此，即使已超過保留期限，郵件也可能不會立即遭到移除。

如何使用標籤儲存郵件

如要建立標籤以便儲存特定郵件，請使用「不要自動刪除使用以下標籤的郵件」這個選項。請向貴機構的使用者傳達上述標籤相關資訊，以便他們為想要保留的郵件建立相同標籤。進一步瞭解使用者如何建立標籤。

注意：標籤不支援萬用字元，且不會沿用上層標籤的設定。請為各個標籤分別輸入完整標籤名稱。

設定郵件儲存空間：

1. 登入 Google 管理控制台。

   請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「應用程式」「Google Workspace」「Gmail」「法規遵循」。
3. 在左側選取頂層機構 (通常是您的網域)。
4. 捲動至「自動刪除電子郵件和即時通訊」設定，然後選擇以下任一選項：
   • 不要自動刪除電子郵件和即時通訊訊息：選擇這個選項後，按一下 [儲存]。
   • 自動刪除超過指定天數的電子郵件和即時通訊訊息。
5. 輸入郵件的保留天數。舉例來說，如果您輸入「45」，系統就會刪除 45 天前的郵件。最少天數為 30 天。
6. 選擇以下任一選項，以便管理自動刪除的郵件：
   • 將郵件移至「垃圾桶」資料夾：郵件遭到刪除之前，會在垃圾桶中額外保留 30 天。如果您不慎誤刪郵件，就可以利用這段時間取回郵件。
   • 永久刪除郵件：超過指定的保留天數後，系統不會將郵件移到垃圾桶，而是直接永久刪除郵件。一旦郵件遭到永久刪除，您就無法再取回郵件。

7. 如要儲存加上特定標籤的郵件，請在「不要自動刪除使用以下標籤的郵件」下方，輸入這些標籤並以半形逗號分隔。

8. 點選網頁底部的「儲存」。

變更最多可能需要 24 小時才會生效，但通常不會這麼久。瞭解詳情