E-posta ve sohbet iletisi depolama alanını denetleme

G Suite'in eski ücretsiz sürümüne sahipseniz, bu özellikten yararlanmak için G Suite Basic'e geçin. 

Kuruluşunuzda kullanıcılar için depolanan e-posta ve sohbet iletisi miktarını denetleyebilirsiniz. Bir kullanıcının gelen kutusunda iletilerin maksimum kaç gün tutulmasını istediğinizi belirtebilirsiniz. Ayrıca, aşağıdaki ayarları da yapabilirsiniz:

  • Depolama alanında tutulma süresi dolduktan sonra iletilerin çöp kutusuna taşınmasını veya kalıcı olarak silinmesini belirtebilirsiniz.
  • Belirli etiketlere sahip iletilerin depolanmasını seçebilirsiniz.
  • İletilerin otomatik olarak silinmesini veya kullanıcılarınızın ileti silme işlemini yönetmesine izin vermeyi seçebilirsiniz.

Hesap etkinliğinden bağımsız olarak, örneğin, yasal amaçlar ve uyumluluk amaçları için tüm hesaplarda otomatik silme özelliğinin kullanılması gerekiyorsa bunun yerine Google Apps Kasası'nı kullanın.

Depolama alanı ayarları nasıl uygulanır?

Depolama alanı "E-posta ve sohbet iletilerini otomatik silme" ayarıyla denetlenir. Bu ayar kullanıcının gelen kutusundaki ve arşivlenmiş iletilere uygulanır. Bunlar ayrıca Gmail API kullanılarak eklenen iletilere de uygulanır. Taşınan iletiler arasında belirtilen süreyi geçmiş olanlar varsa ve silme işleminden hariç tutulmak üzere etiketlenmedilerse bu iletiler silinir.

Depolama alanı ayarları Çöp Kutusu klasöründeki iletilere uygulanmaz. Bu iletiler 30 gün sonra kalıcı olarak silinir. 

Depolama alanı politikaları, iletilere düzenli, periyodik aralıklarla uygulanır. Bu nedenle, depolama alanı süresi aşıldığı halde henüz silinmemiş iletiler olabilir.

İletileri depolamak için etiketleri kullanma

Belirli iletileri depolamak için bir etiket veya etiketler listesi oluşturabilirsiniz. Bu işlemi Aşağıdaki etiketlere sahip iletileri otomatik olarak silme seçeneğini kullanarak yapabilirsiniz. Ardından, etiketi veya etiketleri alanınızdaki kullanıcılara ileterek aynı etiketleri oluşturmalarını ve silinmesini istemedikleri iletilere bu etiketleri uygulamalarını sağlayabilirsiniz. 

Not: Joker karakterler desteklenmez ve ayar devralma işlevi uygulanmaz. Bu nedenle tam etiket adlarını kullanarak tüm etiketleri ayrı ayrı girmeniz gerekir. 

İleti depolama alanını ayarlama:

  1. Google Yönetici konsolu hesabınızda oturum açın.

    Yönetici hesabınızı (@gmail.com ile bitmeyen hesap) kullanarak oturum açın.

  2. Yönetici konsolu Ana sayfasında, Uygulamalar ardından G Suite ardından Gmail ardından Gelişmiş ayarlar'a gidin.

    İpucu: Gelişmiş ayarlar'ı görmek için Gmail sayfasının en altına doğru ilerleyin.

  3. Sol tarafta en üst düzey organizasyonunuzu (bu genellikle alanınızdır) seçin.
  4. Uyumluluk bölümünde E-posta ve sohbet iletilerini otomatik silme ayarına gidin.
  5. Aşağıdakilerden birini seçin:
    • N günden daha eski olan e-posta ve sohbet iletilerini otomatik olarak sil. Sonra da 6. adıma gidin.
    • E-posta ve sohbet iletilerini otomatik olarak silme. Sonra da Kaydet'i tıklayın ve kalan adımları atlayın.
  6. İletileri depolanmasını istediğiniz gün sayısını girin. Örneğin, 30 günden eski iletilerin silinmesini sağlamak için 30 değerini girin.
  7. Otomatik olarak silinen iletilerin nasıl işleneceğini belirtmek için aşağıdakilerden birini seçin:
    • İletileri Çöp Kutusu klasörüne taşı. İletiler silinmeden önce 30 gün boyunca çöp kutusunda tutulur. Bu ek süre yanlışlıkla silinmiş iletileri geri almanıza olanak tanır.
    • İletileri kalıcı olarak sil: Belirttiğiniz gün sayısı dolduktan sonra iletiler Çöp Kutusu klasörünü atlayıp kalıcı olarak silinir. Kalıcı olarak silinmiş iletileri geri alamazsınız.
  8. Belirli etiketlere sahip iletileri depolama alanında tutmak için Aşağıdaki etiketlere sahip iletileri otomatik olarak silme altında, virgülle ayrılmış bir etiketler listesi girin.

  9. Gmail Gelişmiş ayarlar sayfasının alt tarafındaki Kaydet'i tıklayın.

 

Bu size yardımcı oldu mu?
Bunu nasıl iyileştirebiliriz?