Styra lagring av e-postmeddelanden

Som Google Workspace-administratör hanterar du lagring av e-postmeddelanden för personer i organisationen.

Viktigt! Den här artikeln och den relaterade inställningen gäller meddelanden i Gmail och klassiska Hangouts men inte i Google Chat-meddelanden. Klassiska Hangouts har fasats ut. Hantera automatisk radering av Chat genom att besöka Radera automatiskt chattmeddelanden för organisationen.

Ställ in antalet dagar som meddelanden finns kvar i en användares inkorg och skapa inställningar för att göra följande:

• Flytta meddelanden till papperskorgen eller radera dem permanent när lagringsperioderna upphör.
• Lagra meddelanden med specifika etiketter.
• Ta bort meddelanden automatiskt eller låta användarna hantera raderingen av meddelanden.

Om du behöver automatisk borttagning för alla konton, exempelvis av juridiska skäl eller efterlevnadsskäl, använder du Google Arkiv istället.

Så här tillämpas lagringsinställningar

Inställningen Automatisk borttagning av e-post och chatt styr lagringsutrymmet. Inställningen gäller för e-postmeddelanden i användarens inkorg och arkiverade meddelanden. Inställningen gäller även meddelanden som läggs till med Gmail API.

Om du inte vill att migrerade meddelanden ska raderas automatiskt lägger du till en etikett som utesluter dem från radering. Meddelanden med flera etiketter utesluts från radering när minst en etikett utesluter dem från att raderas automatiskt.

När minst ett meddelande i en konversation lagras baserat på lagringsinställningar, lagras alla meddelanden i konversationen. Detta händer när konversationsvyn är på eller av.

Inställningar för lagring gäller inte meddelanden i papperskorgen. Meddelanden i papperskorgen raderas permanent efter 30 dagar. 

Lagringsinställningar tillämpas på meddelanden efter ett regelbundet, periodiskt schema. När en lagringsperiod är slut tas meddelanden kanske inte bort förrän senare.

Så här använder du etiketter för att lagra meddelanden

Om du vill skapa etiketter för lagring av specifika meddelanden använder du alternativet Radera inte meddelanden med följande etiketter automatiskt. Förmedla dessa etiketter till personer i organisationen så att de kan skapa samma etiketter för meddelanden de vill behålla. Läs mer om hur användarna skapar etiketter.

Obs! Etiketterna har inte stöd jokertecken och etiketter ärver inte inställningar från överordnade etiketter. Ange varje etikett individuellt med fullständiga etikettnamn. 

Konfigurera meddelandelagring:

1. Logga in på Googles administratörskonsol.

   Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).

2. Från administratörskonsolen öppnar du menyn  ApparGoogle WorkspaceGmailEfterlevnad.
3. Välj organisationsenheten på toppnivå till vänster, normalt din domän.
4. Bläddra till inställningen Automatisk borttagning av e-post och chatt och välj ett alternativ:
   • Ta inte bort e-postmeddelanden automatiskt. Klicka sedan på Spara.
   • Ta automatiskt bort e-post- och chattmeddelanden som är äldre än angivet antal dagar.
5. Ange hur många dagar du vill lagra meddelanden. Ange till exempel 45 om du vill radera meddelanden som är äldre än 45 dagar. Minimivärdet är 30.
6. Välj ett alternativ för att hantera automatiskt raderade meddelanden:
   • Flytta meddelanden till papperskorgen. Meddelanden finns kvar i papperskorgen i ytterligare 30 dagar innan de raderas. Under den extra tiden kan du återställa meddelanden som har raderats av misstag.
   • Radera meddelanden permanent: Meddelandena placeras inte i papperskorgen utan raderas permanent efter det antal dagar du anger. Du kan inte återställa permanent raderade meddelanden.

7. Om du vill lagra meddelanden med specifika tabeller anger du en kommaseparerad lista med etiketter under Ta inte bort meddelanden med följande etiketter automatiskt.

8. Klicka på Spara längst ned på sidan. 

Det kan ta upp till 24 timmar att införa ändringar, men det går oftast snabbare. Läs mer