Как настроить параметры хранения писем и сообщений чата

Если вы работаете с устаревшей бесплатной версией G Suite и хотите использовать эту функцию, перейдите на G Suite Basic

Вы можете управлять объемом почты и сообщений чата, хранящихся у сотрудников организации, а также задавать максимальный срок, в течение которого сообщения будут храниться в папке "Входящие" пользователя. Кроме того, можно указать:

  • должны ли сообщения переноситься в корзину или удаляться без возможности восстановления, когда срок их хранения истекает;
  • требуется ли сохранять сообщения с определенными ярлыками;
  • должны ли сообщения удаляться автоматически, или пользователи могут управлять этим процессом.

Если вам необходимо настроить автоматическое удаление для всех аккаунтов независимо от статуса их активности, например для соблюдения законодательства или нормативных требований, воспользуйтесь Google Сейфом.

Как применяются настройки хранения

Для управления хранением используется параметр автоматического удаления электронных писем и чатов. Он применяется ко входящим и архивированным письмам пользователя, а также к сообщениям, добавленным с помощью Gmail API. Перенесенные письма удаляются по истечении заданного срока, если они не были помечены определенным ярлыком.

Эти настройки не применяются к сообщениям в корзине, которые удаляются без возможности восстановления через 30 дней. 

Правила хранения сообщений применяются по расписанию с определенной регулярностью. Таким образом, срок хранения может закончиться, но удаление может быть отложено на некоторое время.

Как использовать ярлыки для хранения сообщений

Вы можете создать ярлык или список ярлыков для хранения определенных сообщений с помощью параметра Не удалять автоматически письма и сообщения со следующими ярлыками. Сообщите пользователям домена о таких ярлыках, чтобы они тоже создали их и применяли к сообщениям, которые не следует удалять. Подробнее о том, как использовать ярлыки

Примечание. Подстановочные знаки в ярлыках не поддерживаются, и наследование настроек не применяется, поэтому необходимо вводить полное название каждого ярлыка по отдельности. 

Как настроить хранение сообщений

  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложения а затем G Suite а затем Gmail а затем Соблюдение нормативных требований.

    Примечание. Вы можете найти эту настройку в разделе Приложения а затем G Suite а затем Gmail а затем Расширенные настройки.

  3. Слева выберите организацию верхнего уровня (как правило, это ваш домен).
  4. Прокрутите страницу вниз до раздела Автоматическое удаление электронных писем и чатов и выберите один из следующих вариантов:
    • Выберите Не удалять письма и сообщения чата автоматически, нажмите Сохранить и пропустите оставшиеся пункты.
    • Выберите Автоматически удалять письма и сообщения чатов, срок хранения которых превышает указанное число дней и перейдите к пункту 6.
  5. Укажите срок хранения сообщений в днях. Например, введите 45, чтобы удалять сообщения старше 45 дней. Минимальное значение для этого параметра составляет 30 дней.
  6. Укажите, что нужно делать с автоматически удаляемыми сообщениями:
    • Перемещать в корзину – сообщения будут удаляться окончательно через 30 дней после переноса в корзину, и в течение этого времени вы сможете восстанавливать письма, удаленные по ошибке.
    • Удалять без возможности восстановления – по истечении указанного количества дней сообщения не перемещаются в корзину, а сразу удаляются, и восстановить их нельзя.
  7. Если вы хотите сохранять только сообщения с определенными ярлыками, введите их через запятую в поле Не удалять автоматически письма и сообщения со следующими ярлыками.

  8. В нижней части страницы нажмите Сохранить.

 

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?