Управление хранением сообщений электронной почты и чата

Если вы работаете с устаревшей бесплатной версией G Suite и хотите использовать эту функцию, перейдите на G Suite Basic

Вы можете управлять объемом почты и сообщений чата, хранящихся у сотрудников организации, а также задавать максимальный срок в днях, в течение которого которое сообщения будут храниться в папке "Входящие" пользователя. Кроме того, можно указать:

  • должны ли сообщения переноситься в корзину по истечении срока хранения или сразу удаляться без возможности восстановления;
  • требуется ли сохранять сообщения с определенными ярлыками;
  • должны ли сообщения удаляться автоматически, или пользователи могут управлять этим процессом.

Если вам необходимо настроить автоматическое удаление для всех аккаунтов независимо от статуса их активности, например для соблюдения законодательства или нормативных требований, воспользуйтесь Google Сейфом.

Как применяются настройки хранения

Для управления хранением используется параметр автоматического удаления электронной почты и чата. Он применяется ко входящим и архивированным письмам пользователя, а также к сообщениям, добавленным с помощью Gmail API. Перенесенные письма удаляются по истечении заданного срока, если они не были помечены специальным ярлыком.

Эти настройки не применяются к сообщениям в корзине, которые удаляются без возможности восстановления через 30 дней, 

Правила хранения сообщений применяются по расписанию с определенной регулярностью. Таким образом, срок хранения может закончиться, но удаление может быть отложено на некоторое время.

Как использовать ярлыки для хранения сообщений

Вы можете создать ярлык или список ярлыков для хранения определенных сообщений с помощью параметра Не удалять автоматически сообщения со следующими ярлыками. Сообщите пользователям домена о таких ярлыках, чтобы они скопировали их и применили к сообщениям, которые не хотят удалять. 

Примечание. В ярлыках не поддерживаются подстановочные знаки и наследование, поэтому необходимо вводить полное название каждого ярлыка по отдельности. 

Как настроить хранение сообщений

  1. Войдите в консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложения > G Suite > Gmail > Расширенные настройки.

    Совет. Ссылка на раздел "Расширенные настройки" находится в самом низу страницы Gmail.

  3. Слева выберите организацию верхнего уровня (как правило, это ваш домен).
  4. Прокрутите страницу вниз до параметра Автоматическое удаление электронной почты и чата в разделе "Соответствие".
  5. Воспользуйтесь одним из следующих вариантов:
    • Выберите Автоматически удалять сообщения электронной почты и чата старше N дн. и перейдите к пункту 6.
    • Выберите Не удалять сообщения электронной почты и чата автоматически, нажмите Сохранить и пропустите оставшиеся пункты.
  6. Укажите срок хранения сообщений в днях. Например, введите 30, чтобы удалять сообщения старше 30 дней.
  7. Укажите, что нужно делать с автоматически удаляемыми сообщениями:
    • Перенести сообщения в корзину – сообщения будут удаляться окончательно через 30 дней после переноса в корзину, и в течение этого времени вы сможете восстанавливать письма, удаленные по ошибке.
    • Удалить сообщения без возможности восстановления – по истечении указанного количества дней сообщения не перемещаются в корзину, а сразу удаляются, и восстановить их нельзя.
  8. Если вы хотите сохранять только сообщения с определенными ярлыками, введите их через запятую в поле Не удалять автоматически сообщения со следующими ярлыками.

  9. В нижней части страницы "Расширенные настройки" Gmail нажмите Сохранить.

 

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?