Как управлять хранилищем для сообщений электронной почты

Администратор Google Workspace может управлять хранением сообщений электронной почты для пользователей организации.

Важно! Информация в этой статье, в том числе настройки, относятся к сообщениям в Gmail и классической версии Hangouts, а не к сообщениям Google Chat. Классическая версия Hangouts больше не доступна. Инструкции по автоудалению в Chat можно найти в статье Как автоматически удалять сообщения Chat в организации.

Администратор может выбрать, сколько дней следует хранить сообщения в папке "Входящие" пользователя, и указать:

• должны ли сообщения переноситься в корзину или удаляться без возможности восстановления, когда срок их хранения истекает;
• требуется ли сохранять сообщения с определенными ярлыками;
• должны ли сообщения удаляться автоматически или пользователи могут управлять этим процессом.

Если вам необходимо настроить автоматическое удаление для всех аккаунтов, например в целях соблюдения законодательства или нормативных требований, воспользуйтесь Google Сейфом.

Как применяются настройки хранения

Для управления хранением используется параметр Автоматическое удаление электронных писем и чатов. Он применяется ко входящим и архивированным электронным письмам пользователя, а также к сообщениям, добавленным с помощью Gmail API.

Чтобы перенесенные письма не удалялись автоматически, вы можете пометить их ярлыками для хранения. Сообщения с несколькими ярлыками не удаляются автоматически, если хотя бы один из ярлыков запрещает это.

Если в цепочке есть хотя бы одно письмо, которое не должно удаляться согласно настройкам хранения, в ней сохраняются все сообщения, независимо от того, включен ли параметр Просмотр в виде цепочки.

Эти настройки не применяются к сообщениям в корзине, которые навсегда удаляются через 30 дней.

Настройки хранения сообщений применяются по расписанию с определенной регулярностью. По завершении срока хранения удаление может быть отложено на некоторое время.

Как использовать ярлыки для хранения сообщений

Чтобы создать ярлыки для хранения определенных сообщений, используйте параметр Не удалять автоматически письма и сообщения со следующими ярлыками. Сообщите об этих ярлыках сотрудникам организации, чтобы они могли помечать ими сообщения, которые им нужно сохранить. Подробнее о том, как использовать ярлыки…

Примечание. Ярлыки не наследуют параметры родительских ярлыков, и в них нельзя использовать подстановочные знаки. Необходимо вводить полное название каждого ярлыка по отдельности.

Как настроить хранение сообщений

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню ПриложенияGoogle WorkspaceGmailСоблюдение нормативных требований.
3. Слева выберите организацию верхнего уровня (как правило, это ваш домен).
4. Прокрутите страницу вниз до раздела Автоматическое удаление электронных писем и чатов и выберите один из следующих вариантов:
   • Выберите Не удалять письма и сообщения чата автоматически, нажмите Сохранить.
   • Выберите Автоматически удалять письма и сообщения чатов, срок хранения которых превышает указанное число дней.
5. Укажите срок хранения сообщений в днях. Например, введите 45, чтобы удалять сообщения старше 45 дней. Наименьшее значение параметра: 30.
6. Выберите, что должно происходить с автоматически удаленными сообщениями:
   • Перемещать сообщения в корзину. В корзине сообщения хранятся 30 дней, а затем удаляются. В течение этого времени можно восстановить сообщения, удаленные по ошибке.
   • Удалить сообщения без возможности восстановления. По истечении указанного количества дней сообщения не перемещаются в корзину, а сразу удаляются, и восстановить их нельзя.

7. Чтобы сохранять сообщения, помеченные определенными ярлыками, введите их через запятую в поле Не удалять автоматически сообщения со следующими ярлыками.

8. Нажмите Сохранить.

Изменения вступают в силу в течение 24 часов (обычно быстрее). Подробнее…