Controlar o armazenamento de e-mails e de mensagens de bate-papo

Se você tiver a edição gratuita legada do G Suite, faça upgrade para o G Suite Basic para usar este recurso. 

Você pode controlar a quantidade de e-mails e mensagens de bate-papo armazenados para usuários na sua organização. É possível especificar por quantos dias as mensagens serão mantidas na Caixa de entrada de um usuário. Você também pode especificar se quer:

  • mover mensagens para a lixeira ou excluí-las definitivamente quando o período do armazenamento expirar;
  • armazenar mensagens com marcadores específicos;
  • excluir mensagens automaticamente ou permitir que os usuários gerenciem a exclusão de mensagens.

Se você precisar de exclusão automática para todas as contas, independentemente da atividade de uma conta, como para fins jurídicos e de compliance, use o Google Vault.

Como as configurações de armazenamento são aplicadas

O armazenamento é controlado pela configuração "Exclusão automática de e-mails e bate-papos". Essa configuração é aplicável a mensagens na Caixa de entrada do usuário e a mensagens arquivadas. Ela também é aplicável a mensagens adicionadas usando a Gmail API. As mensagens migradas que precedem o período especificado para a exclusão automática são excluídas, a menos que estejam com um marcador para serem armazenadas.

As configurações de armazenamento não são aplicáveis a mensagens na pasta Lixeira. Essas mensagens são excluídas definitivamente após 30 dias. 

As políticas de armazenamento são aplicadas a mensagens em uma programação periódica e regular. Portanto, se um período de armazenamento terminar, as mensagens talvez só sejam excluídas posteriormente.

Como usar marcadores para armazenar mensagens

Você pode criar um marcador ou uma lista de marcadores para armazenar mensagens específicas. Para fazer isso, use a opção Não excluir automaticamente as mensagens com os seguintes marcadores. Em seguida, divulgue os marcadores para os usuários no seu domínio para que eles possam criar os mesmos marcadores e aplicá-los a mensagens que não devam ser excluídas. 

Observação: como não é possível usar caracteres curinga e as configurações não são herdadas, você precisa digitar cada marcador individualmente usando os nomes completos. 

Configurar o armazenamento de mensagens:

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps e G Suite e Gmail e Configurações avançadas.

    Dica: para ver "Configurações avançadas", role até a parte inferior da página do Gmail.

  3. À esquerda, selecione a organização de nível superior, que costuma ser o seu domínio.
  4. Role até a configuração Exclusão automática de e-mails e bate-papos na seção "Compliance".
  5. Escolha uma opção:
    • Excluir automaticamente as mensagens de e-mail e de bate-papo com mais de N dias. Em seguida, acesse a etapa 6.
    • Não excluir mensagens de e-mail e de bate-papo automaticamente. Em seguida, clique em Salvar e pule as demais etapas.
  6. Digite por quantos dias você quer armazenar as mensagens. Por exemplo, digite "30" para que as mensagens com mais de 30 dias sejam excluídas.
  7. Para especificar como gerenciar as mensagens excluídas automaticamente, escolha uma opção:
    • Mover mensagens para a pasta Lixeira. As mensagens permanecem na lixeira por mais 30 dias antes de serem excluídas. O tempo adicional permite que você recupere mensagens excluídas acidentalmente.
    • Excluir mensagens definitivamente. As mensagens não vão para a lixeira e são excluídas definitivamente depois do número de dias especificado. Não é possível recuperar essas mensagens.
  8. Para armazenar mensagens com marcadores específicos, em Não excluir automaticamente as mensagens com os seguintes marcadores, digite uma lista separada por vírgulas contendo esses marcadores.

  9. Na parte inferior da página de configurações avançadas do Gmail, clique em Salvar.

 

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