Opslag van e-mails en chatberichten bepalen

Als u de oude gratis versie van G Suite gebruikt, moet u upgraden naar G Suite Basic om deze functie te kunnen gebruiken. 

U kunt bepalen hoeveel e-mails en chatberichten worden opgeslagen voor gebruikers in uw organisatie. U kunt het maximum aantal dagen opgeven dat een bericht in de inbox van een gebruiker mag blijven staan. Daarnaast kunt u het volgende opgeven:

  • Of berichten naar de prullenbak moeten worden verplaatst of dat deze permanent moeten worden verwijderd wanneer de opslagtermijn is verlopen.
  • Of berichten met specifieke labels moeten worden opgeslagen.
  • Of berichten automatisch moeten worden verwijderd of dat gebruikers het verwijderen van berichten mogen beheren.

Als e-mails uit alle accounts (ongeacht de accountactiviteit) automatisch moeten worden verwijderd, bijvoorbeeld voor juridische of nalevingsdoeleinden, gebruikt u Google Vault.

Hoe opslaginstellingen worden toegepast

Opslag wordt bepaald door de instelling 'E-mails en chatberichten automatisch verwijderen'. De instelling geldt voor berichten in de inbox van de gebruiker en gearchiveerde berichten. Ze gelden ook voor berichten die zijn toegevoegd met de Gmail API. Gemigreerde berichten worden verwijderd als ze ouder zijn dan de opgegeven periode, tenzij ze zijn getagd met een label dat ze hiervan uitsluit.

Opslaginstellingen gelden niet voor berichten in de Prullenbak. Deze berichten worden na 30 dagen definitief verwijderd. 

Opslagbeleid wordt toegepast op berichten volgens een regelmatig, periodiek schema. Het kan dus gebeuren dat een opslagperiode voorbij is, maar de berichten pas later worden verwijderd.

Labels gebruiken om berichten op te slaan

U kunt een label of lijst met labels maken waardoor specifieke berichten worden opgeslagen. U doet dit met de optie Berichten met de volgende labels niet automatisch verwijderen. Geef de labels vervolgens door aan de gebruikers in uw domein, zodat zij dezelfde labels kunnen maken en deze kunnen toepassen op berichten die ze willen bewaren. Meer informatie over hoe gebruikers labels kunnen maken.

Opmerking: Jokertekens worden niet ondersteund en instellingen worden niet overgenomen. U moet dus elk label individueel invoeren met de volledige labelnaam. 

Berichtopslag instellen:

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

    Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

  2. Ga op de homepage van de Beheerdersconsole naar Appsand thenGoogle Workspaceand thenGmailand thenNaleving.

    Opmerking: U vindt deze instelling wellicht in Appsand thenGoogle Workspaceand thenGmailand thenGeavanceerde instellingen.

  3. Selecteer links de organisatie op het hoogste niveau. Dit is meestal uw domein.
  4. Ga naar de instelling E-mails en chatberichten automatisch verwijderen en kies een optie:
    • E-mails en chatberichten niet automatisch verwijderen. Klik vervolgens op Opslaan. Sla de overige stappen over.
    • E-mails en chatberichten die ouder zijn dan het opgegeven aantal dagen automatisch verwijderen. Ga vervolgens naar stap 6.
  5. Voer het aantal dagen in dat berichten bewaard moeten blijven. Als u bijvoorbeeld 45 invoert, worden berichten die ouder zijn dan 45 dagen verwijderd. U moet minimaal 30 opgeven.
  6. Kies een van de volgende opties om aan te geven hoe automatisch verwijderde berichten moeten worden verwerkt:
    • Berichten verplaatsen naar de Prullenbak. Berichten blijven nog 30 dagen in de Prullenbak staan voordat ze worden verwijderd. Hierdoor kunt u berichten terughalen als die per ongeluk zijn verwijderd.
    • Berichten permanent verwijderen: Berichten omzeilen de Prullenbak en worden permanent verwijderd na het aantal dagen dat u heeft opgegeven. U kunt permanent verwijderde berichten niet terughalen.
  7. Als u berichten met bepaalde labels wilt opslaan, voert u onder Berichten met de volgende labels niet automatisch verwijderen een door komma's gescheiden lijst met labels in.

  8. Klik onderaan de pagina op Opslaan.

 

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?

Meer hulp nodig?

Log in voor extra supportopties om uw probleem snel op te lossen