Opslag van e-mailberichten beheren

Als Google Workspace-beheerder beheert u de opslag van e-mailberichten voor mensen in uw organisatie.

Belangrijk: Dit artikel en de bijbehorende instelling gelden voor Gmail- en de klassieke versie van Hangouts, maar niet voor Google Chat-berichten. De klassieke versie van Hangouts is beëindigd. Als u automatisch verwijderen voor Chat wilt beheren, gaat u naar Chatberichten automatisch verwijderen voor uw organisatie.

Stel in hoeveel dagen berichten in de inbox van gebruikers moeten blijven staan en maak instellingen om het volgende te bepalen:

• Of berichten naar de prullenbak moeten worden verplaatst of dat deze permanent moeten worden verwijderd als de opslagtermijn is verlopen.
• Of berichten met specifieke labels moeten worden opgeslagen.
• Of berichten automatisch moeten worden verwijderd of dat gebruikers het verwijderen van berichten mogen beheren.

Als berichten uit alle accounts automatisch moeten worden verwijderd, bijvoorbeeld voor juridische of nalevingsdoeleinden, gebruikt u Google Vault.

Hoe opslaginstellingen worden toegepast

Met de instelling E-mails en chatberichten automatisch verwijderen bepaalt u de opslag van berichten. De instelling geldt voor berichten in de inbox van de gebruiker en gearchiveerde berichten. De instelling geldt ook voor berichten die zijn toegevoegd met de Gmail API.

Als u niet wilt dat gemigreerde berichten automatisch worden verwijderd, voegt u een label toe waardoor ze worden uitgesloten. Berichten met meerdere labels worden uitgesloten van verwijdering als ten minste één label uitsluit dat deze automatisch worden verwijderd.

Als minstens één bericht in een gesprek wordt opgeslagen volgens de opslaginstellingen, worden alle berichten in het gesprek opgeslagen. Hiervoor maakt het niet uit of de gespreksweergave aan- of uitstaat.

Opslaginstellingen gelden niet voor berichten in de Prullenbak. Berichten in de Prullenbak worden na 30 dagen permanent verwijderd.

Opslaginstellingen worden toegepast op berichten volgens een regelmatig, periodiek schema. Het kan dus gebeuren dat een opslagperiode voorbij is, maar de berichten pas later worden verwijderd.

Labels gebruiken om berichten op te slaan

Als u labels wilt gebruiken om specifieke berichten te bewaren, gebruikt u de optie Berichten met de volgende labels niet automatisch verwijderen. Geef de namen van deze labels door aan mensen in uw organisatie zodat ze dezelfde labels kunnen maken voor berichten die ze willen bewaren. Meer informatie over hoe gebruikers labels kunnen maken.

Opmerking: U kunt geen jokertekens gebruiken in labels en labels nemen geen instellingen over van bovenliggende labels. U moet dus elk label individueel invullen, met de volledige labelnaam.

Berichtopslag instellen:

1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

   Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

2. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu  AppsGoogle WorkspaceGmailCompliance.
3. Selecteer links de organisatie op het hoogste niveau. Dit is meestal uw domein.
4. Ga naar de instelling E-mails en chatberichten automatisch verwijderen en kies een optie:
   • E-mails en chatberichten niet automatisch verwijderen. Klik vervolgens op Opslaan.
   • E-mails en chatberichten die ouder zijn dan het opgegeven aantal dagen automatisch verwijderen.
5. Vul het aantal dagen in dat berichten bewaard moeten blijven. Als u bijvoorbeeld 45 invult, worden berichten die ouder zijn dan 45 dagen verwijderd. Het minimumaantal dagen is 30.
6. Kies wat er moet gebeuren met automatisch verwijderde berichten:
   • Berichten verplaatsen naar de Prullenbak: Berichten blijven nog eens 30 dagen in de prullenbak staan voordat ze definitief worden verwijderd. Zo kunt u berichten herstellen die per ongeluk zijn verwijderd.
   • Berichten permanent verwijderen: Berichten slaan de Prullenbak over en worden permanent verwijderd na het opgegeven aantal dagen. U kunt permanent verwijderde berichten niet herstellen.

7. Als u berichten met bepaalde labels wilt opslaan, vult u een door komma's gescheiden lijst met labels in onder Berichten met de volgende labels niet automatisch verwijderen.

8. Klik onderaan de pagina op Opslaan.

Wijzigingen verwerken kan tot 24 uur duren, maar meestal gaat het sneller. Meer informatie