メールやチャット メッセージの保持に関する管理

従来の G Suite(無償版)をご利用の場合、この機能をご利用いただくには G Suite Basic にアップグレードしていただく必要があります。

管理者は、組織内のユーザーのメールやチャット メッセージの保存量を管理するために、ユーザーの受信トレイに保持される日数の上限や、次の項目を設定できます。

  • 保持期間の終了後にメッセージをゴミ箱に移動するか、または完全に削除するか
  • 特定のラベルが付いたメッセージを保持するかどうか
  • メッセージを自動的に削除するか、または削除をユーザーに任せるか

法律やコンプライアンスの遵守のためなど、アカウントのアクティビティにかかわらずすべてのアカウントのメッセージを自動削除する必要がある場合は、Google Vault を使用してください。

保持設定が適用される仕組み

メールやチャットの保持は、自動削除設定によって管理されます。この設定は、ユーザーの受信トレイ内のメッセージやアーカイブ済みのメッセージ、また Gmail API で移行したメールにも適用されます。移行したメールのうち、指定された自動削除期間を過ぎたものは、削除対象外のラベルが付いていない限り削除されます。

保持設定は [ゴミ箱] フォルダ内のメッセージには適用されず、それらのメッセージは 30 日後に完全に削除されます。

保持ポリシーは、通常の周期スケジュールに従ってメッセージに適用されます。このため、保持期間が過ぎてもメッセージが削除されずに残っていることがあります。

ラベルを使用したメッセージの保持方法

ラベルやラベルのリストを作成して、特定のメッセージを保持することができます。それには [次のラベルが付いているメッセージは自動的に削除しない] の設定でラベルを指定します。その後、作成したラベルをドメイン内のユーザーに伝え、各自が同じラベルを作成して削除されたくないメッセージに適用できるようにします。

: ワイルドカード文字はサポートされておらず、設定は継承されません。そのため、完全なラベル名を 1 つずつ入力する必要があります。

メッセージの保持を設定する:

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないもの)でログインします。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 次に [G Suite] 次に [Gmail] 次に [詳細設定] にアクセスします。

    ヒント: [詳細設定] を表示するには、Gmail ページを最下部までスクロールします。

  3. 左側で最上位の組織(通常はドメイン)を選択します。
  4. [コンプライアンス] 項目の [メールとチャットの自動削除] の設定までスクロールします。
  5. 次のいずれかを選択します。
    • [次の日時を過ぎたメールとチャット メッセージを自動的に削除する] をオンにし、手順 6 に進みます。
    • [メールとチャット メッセージを自動的に削除しない] をオンにし、[保存] をクリックして残りの手順をスキップします。
  6. メッセージを保持する日数を入力します。たとえば、「30」と入力すると、30 日を過ぎたメッセージは削除されます。
  7. 自動的に削除されるメッセージの処理方法を指定するには、次のいずれかを選択します。
    • メッセージを [ゴミ箱] フォルダに移動: メッセージは、削除されるまでゴミ箱に 30 日間残ります。このため、誤って削除されたメッセージを元に戻せる期間が延長されます。
    • メッセージを完全に削除: メッセージはゴミ箱には移動されず、指定した日数が経過すると完全に削除されます。メッセージが完全に削除されると、元には戻せません。
  8. 特定のラベルが付いているメッセージを保持するには、[次のラベルが付いているメッセージは自動的に削除しない] の欄に、ラベルのリストをカンマで区切って入力します。

  9. Gmail の [詳細設定] ページの下部にある [保存] をクリックします。

 

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