メール メッセージの保存を管理する

Google Workspace 管理者は、組織内のユーザーのメール メッセージの保存を管理できます。

重要: この記事および関連する設定は、Gmail と従来のハングアウトのメッセージに適用されますが、Google Chat のメッセージには適用されません。従来のハングアウトはサポートが終了しました。Chat の自動削除を管理するには、組織の Chat メッセージを自動的に削除するをご覧ください。

メッセージをユーザーの受信トレイに残す日数を設定し、次の設定を行います。

  • 保持期間が過ぎたらメッセージをゴミ箱に移動する、または完全に削除する
  • 特定のラベルが付いたメッセージを保持する
  • メッセージを自動的に削除する、または削除をユーザーに任せる

法的な制約やコンプライアンス目的ですべてのアカウントのメッセージを自動削除する必要がある場合は、Google Vault を使用してください。

保持設定が適用される仕組み

メッセージの保持の管理は、[メールとチャットの自動削除] の設定で行います。この設定は、ユーザーの受信トレイ内のメール メッセージとアーカイブ済みのメッセージに適用されるほか、Gmail API で移行されたメッセージにも適用されます。

移行したメールが自動的に削除されないようにするには、削除対象外のラベルを追加します。 複数のラベルが追加されているメールに、自動的に削除されないようにするラベルが少なくとも 1 つ含まれている場合、そのメールは削除対象から除外されます。

スレッド内に保持設定に基づいて保持されているメッセージがある場合、そのスレッド内のメッセージはすべて保持されます。これは、[スレッド表示] のオンとオフを切り替えたときに発生します。

保持設定は [ゴミ箱] フォルダ内のメッセージには適用されません。[ゴミ箱] 内のメッセージは 30 日後に完全に削除されます。

保持設定は、通常の周期スケジュールに沿ってメッセージに適用されます。保存期間を過ぎても、メッセージが削除されない場合があります。

ラベルを使用したメッセージの保持方法

特定のメッセージを保持するためのラベルを作成するには、[次のラベルが付いているメッセージは自動的に削除しない] オプションを使用します。作成したラベルを組織内のユーザーに伝え、各自が同じラベルを作成して保持したいメッセージに適用できるようにします。詳しくは、ラベルの作成方法についての記事をご覧ください。

: ラベルはワイルドカード文字をサポートしておらず、また親ラベルの設定も継承しません。具体的なラベル名を 1 つずつ入力してください。

メッセージの保持を設定する:

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないもの)でログインします。

  2. 管理コンソールで、メニュー アイコン  次に  [アプリ] 次に [Google Workspace] 次に [Gmail] 次に [コンプライアンス] にアクセスします。
  3. 左側で最上位の組織(通常はドメイン)を選択します。
  4. [メールとチャットの自動削除] までスクロールし、次のいずれかを選択します。
    • [メールとチャット メッセージを自動的に削除しない] をオンにして、[保存] をクリックします。
    • [指定の日数が経過したメールとチャット メッセージを自動削除する] をオンにして、
  5. メッセージを保持する日数を入力します。たとえば、「45」と入力すると、45 日を過ぎたメッセージは削除されます。最小値は 30 です。
  6. 自動的に削除されたメールを管理するオプションを選択します。
    • メッセージを [ゴミ箱] フォルダに移動する:メッセージは [ゴミ箱] に 30 日間保存され、その後完全に削除されます。この期間中であれば、誤って削除されたメッセージを元に戻すことができます。
    • メッセージを完全に削除する: メッセージはゴミ箱を経由せず、指定した日数が経過すると完全に削除されます。メッセージが完全に削除されると、元には戻せません。
  7. 特定のラベルが付いているメッセージを保持するには、[次のラベルが付いているメッセージは自動的に削除しない] の欄に、ラベルのリストをカンマで区切って入力します。

  8. ページの下部にある [保存] をクリックします。

変更には最長で 24 時間かかることがありますが、通常はこれより短い時間で完了します。詳細

 

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