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Controllare l'archiviazione dei messaggi email

In qualità di amministratore di Google Workspace, puoi gestire l'archiviazione dei messaggi email per gli utenti della tua organizzazione.

Importante : questo articolo e la relativa impostazione si applicano ai messaggi di Gmail e della versione classica di Hangouts, ma non ai messaggi di Google Chat. La versione classica di Hangouts è stata ritirata. Per gestire l'eliminazione automatica per Chat, visita la pagina Eliminare automaticamente i messaggi di Chat per la propria organizzazione.

Puoi impostare il numero di giorni in cui i messaggi rimarranno nella posta in arrivo di un utente e creare impostazioni per:

  • Spostare i messaggi nel cestino o eliminarli definitivamente quando i relativi periodi di archiviazione sono scaduti.
  • Archiviare i messaggi con etichette specifiche.
  • Eliminare automaticamente i messaggi o lasciare agli utenti la gestione dell'eliminazione delle email.

Se invece hai bisogno di applicare l'eliminazione automatica a tutti gli account, ad esempio per scopi legali o di conformità, utilizza Google Vault.

Come vengono applicate le impostazioni di archiviazione

L'impostazione Eliminazione automatica di email e chat consente di controllare lo spazio di archiviazione. L'impostazione si applica ai messaggi email che si trovano nella Posta in arrivo dell'utente e ai messaggi archiviati, nonché a quelli che sono stati aggiunti utilizzando l'API Gmail.

Puoi utilizzare un'etichetta per escludere dall'eliminazione automatica i messaggi sottoposti a migrazione. I messaggi con più etichette vengono esclusi dall'eliminazione quando almeno un'etichetta li esclude dall'eliminazione automatica.

Quando almeno un messaggio di una conversazione viene archiviato in base alle impostazioni di archiviazione, vengono archiviati anche tutti gli altri messaggi della stessa conversazione. Questo si verifica sia quando la modalità Visualizzazione per conversazione è attiva sia quando è disattivata.

Le impostazioni di archiviazione non si applicano ai messaggi contenuti nella cartella Cestino, che vengono eliminati definitivamente dopo 30 giorni. 

I criteri di archiviazione vengono applicati ai messaggi su base periodica e regolare. Al termine di un periodo di archiviazione, è possibile che alcuni messaggi siano rimossi in un secondo momento.

Come utilizzare le etichette per archiviare i messaggi

Per creare etichette per l'archiviazione di file specifici, utilizza l'opzione Non eliminare automaticamente i messaggi con le seguenti etichette. Comunica queste etichette agli utenti della tua organizzazione perché possano crearne di uguali per i messaggi che intendono conservare. Scopri di più su come gli utenti creano le etichette.

Nota: le etichette non supportano i caratteri jolly e non ereditano le impostazioni dalle etichette principali. Inserisci ogni etichetta singolarmente, utilizzando i nomi completi. 

Configurare l'archiviazione dei messaggi:

  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).

  2. Nella Console di amministrazione, vai al Menu e poi Applicazionie poiGoogle Workspacee poiGmaile poiCompliance.
  3. Sulla sinistra, seleziona l'organizzazione di primo livello, che in genere è il tuo dominio.
  4. Scorri fino all'impostazione Eliminazione automatica di email e chat e scegli un'opzione:
    • Non eliminare i messaggi email e chat automaticamente. Quindi, fai clic su Salva.
    • Elimina automaticamente i messaggi email e chat precedenti al numero di giorni specificato.
  5. Inserisci il numero di giorni per cui vuoi archiviare i messaggi. Ad esempio, inserisci 45 per eliminare i messaggi più vecchi di 45 giorni. Il numero di giorni minimo è 30.
  6. Scegli un'opzione per gestire i messaggi eliminati automaticamente:
    • Sposta messaggi nella cartella Cestino. Prima di essere eliminati, i messaggi rimangono nel cestino per altri 30 giorni, durante i quali è possibile recuperare gli eventuali messaggi eliminati per errore.
    • Elimina i messaggi in modo permanente: i messaggi non vengono inseriti nel cestino e vengono eliminati definitivamente dopo il numero di giorni specificato. I messaggi eliminati in modo permanente non possono essere recuperati.
  7. Per archiviare i messaggi con etichette specifiche, inseriscile in un elenco separato da virgole nel campo Non eliminare automaticamente i messaggi con le seguenti etichette.

  8. In fondo alla pagina, fai clic su Salva

Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore, ma in genere sono più rapide. Scopri di più

 

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