Mengontrol penyimpanan pesan email

Sebagai administrator Google Workspace, Anda dapat mengelola penyimpanan pesan email untuk pengguna di organisasi Anda.

Penting: Artikel ini dan setelan terkaitnya berlaku untuk pesan Gmail dan Hangout Klasik, bukan untuk pesan Google Chat. Hangouts Klasik sudah tidak digunakan lagi. Jika ingin mengelola penghapusan otomatis untuk Chat, buka Menghapus pesan Chat secara otomatis untuk organisasi Anda.

Tetapkan jumlah hari pesan akan disimpan dalam kotak masuk pengguna dan buat setelan yang:

• Memindahkan pesan ke sampah atau menghapusnya secara permanen ketika jangka waktu penyimpanan berakhir.
• Menyimpan pesan dengan label tertentu.
• Menghapus pesan secara otomatis atau membiarkan pengguna mengelola penghapusan pesan.

Jika Anda memerlukan penghapusan otomatis untuk semua akun, misalnya untuk tujuan hukum atau kepatuhan, gunakan Google Vault.

Penerapan setelan penyimpanan

Setelan Penghapusan otomatis email dan chat mengontrol penyimpanan. Setelan ini berlaku untuk pesan email di kotak masuk pengguna dan pesan yang diarsipkan. Setelan ini juga berlaku untuk pesan yang ditambahkan menggunakan Gmail API.

Untuk mengecualikan pesan yang dimigrasikan agar tidak dihapus secara otomatis, tambahkan label yang mengecualikan pesan tersebut dari penghapusan. Pesan dengan beberapa label dikecualikan dari penghapusan jika setidaknya satu label mengecualikannya agar tidak dihapus secara otomatis.

Saat ada setidaknya satu pesan dalam percakapan yang disimpan berdasarkan setelan penyimpanan, semua pesan dalam percakapan akan disimpan. Hal tersebut terjadi saat Tampilan percakapan dalam keadaan aktif maupun nonaktif.

Setelan penyimpanan tidak berlaku untuk pesan di folder Sampah. Pesan di Sampah akan dihapus secara permanen setelah 30 hari. 

Setelan penyimpanan diterapkan ke pesan secara rutin dan berkala. Saat periode penyimpanan berakhir, pesan mungkin tidak dihapus hingga kemudian hari.

Cara menggunakan label untuk menyimpan pesan

Untuk membuat label penyimpanan pesan tertentu, gunakan opsi Jangan hapus otomatis pesan dengan label berikut ini. Beritahukan label ini kepada anggota organisasi Anda sehingga mereka dapat membuat label yang sama untuk pesan yang ingin disimpan. Pelajari cara pengguna membuat label lebih lanjut.

Catatan: Label tidak mendukung karakter pengganti dan tidak mewarisi setelan dari label induk. Masukkan nama lengkap label satu per satu. 

Menyiapkan penyimpanan pesan:

1. Login ke Konsol Google Admin.

   Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

2. Di konsol Admin, buka Menu  AplikasiGoogle WorkspaceGmailKepatuhan.
3. Di sebelah kiri, pilih organisasi tingkat teratas, biasanya merupakan domain Anda.
4. Scroll ke setelan Penghapusan otomatis email dan chat, lalu pilih salah satu opsi:
   • Jangan otomatis hapus pesan chat dan email. Kemudian, klik Simpan.
   • Otomatis hapus pesan chat dan email yang lebih lama dari jumlah hari yang ditetapkan.
5. Masukkan jumlah hari yang diinginkan untuk menyimpan pesan. Misalnya, masukkan 45 untuk menghapus pesan yang lebih lama dari 45 hari. Jumlah hari minimum adalah 30.
6. Pilih opsi untuk mengelola pesan yang dihapus secara otomatis:
   • Pindahkan semua pesan ke folder Sampah. Pesan akan berada di sampah selama 30 hari lagi sebelum dihapus. Waktu tambahan ini memungkinkan Anda mengambil pesan yang tidak sengaja dihapus.
   • Hapus pesan secara permanen: Pesan mengabaikan sampah dan akan dihapus secara permanen setelah jumlah hari yang Anda tentukan. Anda tidak dapat mengambil pesan yang dihapus secara permanen.

7. Untuk menyimpan pesan dengan label tertentu, pada opsi Jangan hapus otomatis pesan dengan label berikut, masukkan daftar label yang dipisahkan koma.

8. Di bagian bawah halaman, klik Simpan. 

Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut