Contrôler le stockage des e-mails

En tant qu'administrateur Google Workspace, vous gérez le stockage des e-mails pour les membres de votre organisation.

Important : Cet article et le paramètre associé s'appliquent aux messages Gmail et de la version classique de Hangouts, mais pas aux messages Google Chat. La version classique de Hangouts est obsolète. Pour savoir comment gérer la suppression automatique des messages dans Chat, consultez Supprimer automatiquement les messages Chat de votre organisation.

Définissez le nombre de jours pendant lesquels les messages restent dans la boîte de réception d'un utilisateur, puis définissez les paramètres suivants :

• Envoyer les messages dont le délai de conservation est arrivé à expiration dans la corbeille ou les supprimer définitivement
• Stocker les messages associés à des libellés spécifiques
• Supprimer automatiquement les messages ou laisser les utilisateurs se charger de leur suppression

Si vous avez besoin d'une suppression automatique des messages pour tous les comptes, à des fins juridiques ou de conformité par exemple, utilisez Google Vault.

Application des paramètres de stockage

Le paramètre Suppression automatique des e-mails et des discussions contrôle le stockage. Ce paramètre s'applique aux messages contenus dans la boîte de réception de l'utilisateur et à ceux qui ont été archivés. Il s'applique également aux messages ajoutés à l'aide de l'API Gmail.

Pour empêcher que des messages migrés soient automatiquement supprimés, attribuez-leur un libellé à cet effet. Les messages avec plusieurs libellés sont exclus de la suppression lorsqu'au moins un libellé les en exclut automatiquement.

Lorsqu'au moins un message de la conversation est stocké en raison de paramètres de stockage, tous les messages de la conversation le sont également. Cela se produit lorsque le mode Conversation est activé ou désactivé.

Les paramètres de stockage ne s'appliquent pas aux messages du dossier Corbeille. Les messages de la corbeille sont supprimés définitivement au bout de 30 jours. 

Les paramètres de stockage sont appliqués aux messages à intervalle régulier. Lorsqu'une période de stockage arrive à expiration, les messages peuvent n'être supprimés que plus tard.

Utilisation des libellés pour stocker les messages

Pour créer des libellés permettant de stocker des messages spécifiques, utilisez l'option Ne pas supprimer automatiquement les messages associés aux libellés suivants. Transmettez ces libellés aux personnes de votre organisation afin qu'ils puissent créer les mêmes libellés pour les messages qu'ils souhaitent conserver. Découvrez comment les utilisateurs créent des libellés.

Remarque : Les libellés ne sont pas compatibles avec les caractères génériques et n'héritent pas des paramètres des libellés parents. Vous devez donc indiquer chaque libellé un par un, en saisissant les noms complets.

Configurer le stockage des messages :

1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

   Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

2. Dans la console d'administration, accédez à Menu    Applications  Google Workspace  Gmail  Conformité.
3. Sur la gauche, sélectionnez l'organisation racine, généralement votre domaine.
4. Faites défiler la page jusqu'au paramètre Suppression automatique des e-mails et des discussions, puis sélectionnez une option :
   • Ne pas supprimer automatiquement les e-mails et les messages de discussions. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
   • Supprimer automatiquement les e-mails et les messages de discussions datant d'un certain nombre de jours.
5. Saisissez la durée de conservation des messages, en nombre de jours. Par exemple, saisissez 45 pour que les messages remontant à plus de 45 jours soient supprimés. La valeur minimale est 30.
6. Choisissez une option pour gérer automatiquement les messages supprimés :
   • Déplacer des messages dans le dossier Corbeille : Les messages restent dans la corbeille 30 jours supplémentaires avant d'être supprimés. Ce délai supplémentaire vous permet de récupérer les messages supprimés par erreur.
   • Supprimer des messages définitivement : après expiration du délai de conservation défini, les messages sont supprimés définitivement sans passer préalablement par la corbeille. Vous ne pouvez pas récupérer les messages qui ont été supprimés définitivement.

7. Pour stocker les messages associés à des libellés spécifiques, saisissez une liste de libellés séparés par des virgules sous Ne pas supprimer automatiquement les messages associés aux libellés suivants.

8. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer.

Les modifications peuvent prendre jusqu'à 24 heures, mais sont généralement plus rapides. En savoir plus