Contrôler le stockage des e-mails et des messages de chat

Si vous disposez de l'ancienne édition gratuite de G Suite, passez à G Suite Basic afin de bénéficier de cette fonctionnalité. 

Vous pouvez contrôler la quantité d'e-mails et de messages de chat stockés par les utilisateurs de votre organisation. Vous pouvez indiquer la durée maximale de conservation des messages (en nombre de jours) dans la boîte de réception des utilisateurs. Les actions suivantes sont également possibles :

  • Envoyer les messages dont le délai de conservation est arrivé à expiration dans la corbeille ou les supprimer définitivement
  • Stocker les messages associés à des libellés spécifiques
  • Supprimer automatiquement les messages ou laisser les utilisateurs se charger de leur suppression

Si vous avez besoin d'une suppression automatique des messages pour tous les comptes (quelle que soit leur activité), à des fins juridiques et de conformité par exemple, utilisez Google Vault.

Application des paramètres de stockage

Le stockage des messages est contrôlé par le paramètre "Suppression automatique des e-mails et des chats". Ce paramètre s'applique aux messages contenus dans la boîte de réception de l'utilisateur et à ceux qui ont été archivés. Il s'applique également aux messages ajoutés à l'aide de l'API Gmail. Les messages transférés antérieurs à la date de suppression automatique indiquée sont supprimés, sauf s'ils sont associés à un libellé en vue d'empêcher leur suppression.

Les paramètres de stockage ne s'appliquent pas aux messages du dossier Corbeille. Ces messages sont définitivement supprimés au bout de 30 jours. 

Les règles de stockage sont appliquées aux messages à intervalle régulier. Par conséquent, il est possible qu'une période de stockage soit arrivée à expiration, mais que les messages ne soient supprimés que plus tard.

Utilisation des libellés pour stocker les messages

Vous pouvez créer un libellé ou une liste de libellés destinés à stocker des messages spécifiques, par le biais de l'option Ne pas supprimer automatiquement les messages associés aux libellés suivants. Il vous suffit ensuite d'indiquer les libellés aux utilisateurs de votre domaine afin qu'ils puissent créer les mêmes libellés et les appliquer aux messages qu'ils souhaitent conserver. 

Remarque : Les caractères génériques ne sont pas autorisés et les paramètres ne sont pas hérités. Vous devez donc indiquer chaque libellé un par un, en saisissant les noms complets. 

Configurer le stockage des messages :

  1. Connectez-vous à votre Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Applications puis G Suite puis Gmail puis Paramètres avancés.

    Conseil : Pour voir l'option "Paramètres avancés", faites défiler la page des paramètres de Gmail vers le bas.

  3. Sur la gauche, sélectionnez l'organisation racine, généralement votre domaine.
  4. Dans la section "Conformité", accédez au paramètre Suppression automatique des e-mails et des chats.
  5. Sélectionnez une option :
    • Supprimer automatiquement les e-mails et les messages de chat antérieurs à N jours. Passez ensuite à l'étape 6.
    • Ne pas supprimer les e-mails et les messages de chat automatiquement. Cliquez ensuite sur Enregistrer et ignorez les étapes restantes.
  6. Saisissez la durée de conservation des messages, en nombre de jours. Par exemple, indiquez 30 pour que les messages remontant à plus de 30 jours soient supprimés.
  7. Indiquez ce qu'il advient des messages automatiquement supprimés en choisissant une option :
    • Déplacer des messages dans le dossier Corbeille. Les messages restent encore 30 jours dans la corbeille avant d'être définitivement supprimés. Ce délai vous laisse le temps de récupérer les messages supprimés par erreur.
    • Supprimer des messages définitivement. Après expiration du délai de conservation défini, les messages sont supprimés définitivement sans passer préalablement par la corbeille. Vous ne pouvez pas récupérer les messages qui ont été définitivement supprimés.
  8. Pour stocker les messages associés à des libellés spécifiques, sous Ne pas supprimer automatiquement les messages associés aux libellés suivants, saisissez une liste de libellés séparés par une virgule.

  9. Au bas de la page "Paramètres avancés" de Gmail, cliquez sur Enregistrer.

 

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