E-Mail-Speicher verwalten

Als Google Workspace-Administrator verwalten Sie das Speichern von E-Mails für Personen in Ihrer Organisation.

Wichtig : Dieser Artikel und die zugehörige Einstellung gelten für Nachrichten in Gmail und im klassischen Hangouts, aber nicht für Nachrichten in Google Chat. Das klassische Hangouts wurde eingestellt. Informationen zum Verwalten des automatischen Löschens in Google Chat finden Sie im Hilfeartikel Chatnachrichten für Ihre Organisation automatisch löschen.

Dazu legen Sie fest, wie viele Tage Nachrichten im Posteingang des Nutzers verbleiben sollen, und darüber hinaus folgende Einstellungen:

• Nachrichten in den Papierkorb verschieben oder endgültig löschen, nachdem die Speicherzeit abgelaufen ist.
• Nachrichten mit bestimmten Labels speichern.
• Nachrichten automatisch löschen oder Nutzer Nachrichten selbst löschen lassen.

Wenn die Nachrichten aller Konten automatisch gelöscht werden sollen, z. B. aus rechtlichen oder Compliancegründen, verwenden Sie Google Vault.

So werden Speichereinstellungen angewendet

Mit der Einstellung Automatische Löschung von E-Mails und Chatnachrichten haben Sie die Kontrolle über den Speicherplatz. Die Einstellung gilt für E-Mails im Posteingang eines Nutzers und für archivierte Nachrichten. Die Einstellung betrifft auch die Nachrichten im Posteingang eines Nutzers, die über die Gmail API hinzugefügt wurden.

Wenn migrierte Nachrichten nicht automatisch gelöscht werden sollen, fügen Sie ein Label hinzu, das sie vom Löschen ausschließt. Nachrichten mit mehreren Labels werden vom Löschen ausgeschlossen, wenn mindestens ein Label sie vom Löschen ausschließt.

Wenn mindestens eine Nachricht in einer Konversation basierend auf den Speichereinstellungen gespeichert wird, werden alle Nachrichten in der Konversation gespeichert. Dies gilt unabhängig davon, ob die Konversationsansicht aktiviert oder deaktiviert ist.

Auf Nachrichten im Papierkorb werden die Speichereinstellungen nicht angewendet. Die Nachrichten dort werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. 

Die Speichereinstellungen werden in regelmäßigen Abständen auf Nachrichten angewendet. Nach Ablauf des Speicherzeitraums werden die Nachrichten möglicherweise erst später entfernt.

Labels zum Speichern von Nachrichten verwenden

Zum Speichern bestimmter Nachrichten mithilfe von Labels verwenden Sie die Option E-Mails mit den folgenden Labels nicht automatisch löschen Teilen Sie den Nutzern in Ihrer Organisation die Namen dieser Labels mit, damit sie diese Labels zu Nachrichten hinzufügen können, die sie behalten möchten. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Gmail mithilfe von Labels organisieren.

Hinweis: Labels unterstützen keine Platzhalterzeichen und übernehmen auch keine Einstellungen von übergeordneten Labels. Sie müssen jedes Label einzeln und mit seinem vollständigen Namen eingeben. 

So richten Sie die Speicherung von Nachrichten ein:

1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

   Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

2. Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“  AppsGoogle WorkspaceGmailCompliance.
3. Wählen Sie links die oberste Organisation aus. Das ist in der Regel Ihre Domain.
4. Scrollen Sie zur Einstellung Automatische Löschung von E-Mails und Chatnachrichten und wählen Sie eine Option aus:
   • E-Mails und Chatnachrichten nicht automatisch löschen. Klicken Sie dann auf Speichern.
   • E-Mails und Chatnachrichten, die älter als die festgelegte Zahl von Tagen sind, automatisch löschen.
5. Geben Sie ein, für wie viele Tage die Nachrichten gespeichert werden sollen. Beispiel: Geben Sie 45 ein, wenn Nachrichten gelöscht werden sollen, die älter als 45 Tage sind. Der Mindestwert beträgt 30.
6. Wählen Sie eine Option zum Verwalten automatisch gelöschter Nachrichten aus:
   • Nachrichten in den Ordner „Papierkorb“ verschieben: Nachrichten verbleiben 30 Tage lang im Papierkorb, bevor sie gelöscht werden. So können Sie versehentlich gelöschte Nachrichten wiederherstellen.
   • Nachrichten endgültig löschen: Nachrichten werden nicht in den Papierkorb verschoben, sondern nach der von Ihnen angegebenen Anzahl an Tagen endgültig gelöscht. Endgültig gelöschte Nachrichten können nicht wiederhergestellt werden.

7. Um Nachrichten mit bestimmten Labels zu speichern, geben Sie unter E-Mails mit den folgenden Labels nicht automatisch löschen eine kommagetrennte Liste dieser Labels ein.

8. Klicken Sie unten auf der Seite auf Speichern. 

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden, aber normalerweise geschieht dies eher. Weitere Informationen