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Controlar el almacenamiento de mensajes de correo electrónico

Como administrador de Google Workspace, puedes gestionar el almacenamiento de mensajes de correo de los miembros de tu organización.

Importante: Este artículo y los ajustes relacionados se aplican a los mensajes de Gmail y de la versión clásica de Hangouts, pero no a los de Google Chat. La versión clásica de Hangouts ya no está disponible. Para gestionar la eliminación automática de los mensajes de Chat, consulta el artículo Eliminar automáticamente los mensajes de Chat de tu organización.

Especifica el número de días que los mensajes permanecerán en la bandeja de entrada de los usuarios y crea ajustes que permitan hacer lo siguiente:

  • Mover los mensajes a la papelera o eliminarlos permanentemente cuando finalice el periodo de almacenamiento.
  • Almacenar mensajes con etiquetas específicas.
  • Eliminar mensajes automáticamente o dejar que los eliminen los usuarios.

Si quieres disponer de la función de eliminación automática en todas las cuentas, por ejemplo para fines legales o de cumplimiento de políticas, utiliza Google Vault.

Cómo se aplica la configuración de almacenamiento

La opción Eliminación automática de correo electrónico y chat controla el almacenamiento. Esta opción se aplica a los mensajes de la bandeja de entrada y a los mensajes archivados de los usuarios. También se aplica a los mensajes que se añaden mediante la API de Gmail.

Para evitar que los mensajes migrados se eliminen automáticamente, añade una etiqueta que los excluya de la eliminación. Los mensajes con varias etiquetas no se eliminan cuando al menos una etiqueta los excluye de forma automática.

Cuando al menos un mensaje de una conversación se almacena de acuerdo con la configuración de almacenamiento, también se almacenan todos los mensajes de la conversación. Esto ocurre independientemente de si la Vista de conversación está activada o desactivada.

La configuración de almacenamiento no se aplica a los mensajes de la carpeta Papelera. Los mensajes de la papelera se eliminan de forma permanente a los 30 días. 

Las opciones de almacenamiento se aplican a los mensajes cada cierto tiempo de forma regular. Cuando finalice el periodo de almacenamiento, es posible que los mensajes no se eliminen hasta más tarde.

Cómo usar etiquetas para almacenar mensajes

Para crear etiquetas para almacenar mensajes específicos, utiliza la opción No eliminar automáticamente mensajes con las siguientes etiquetas. Comunica estas etiquetas a las personas de tu organización para que puedan crear las mismas etiquetas para los mensajes que quieran conservar. Más información sobre cómo pueden crear etiquetas los usuarios

Nota: Las etiquetas no admiten caracteres comodín ni heredan la configuración de las etiquetas superiores, por lo que se debe introducir cada etiqueta por separado utilizando su nombre completo. 

Configurar el almacenamiento de mensajes

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la consola de administración, ve a Menú y luego Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoGmaily luegoCumplimiento.
  3. En la parte izquierda, selecciona la organización de nivel superior, que suele ser tu dominio.
  4. Desplázate hasta la opción Eliminación automática de correo electrónico y chat, y elige una de estas opciones:
    • No eliminar mensajes de correo electrónico y de chat automáticamente. A continuación, haz clic en Guardar.
    • Eliminar automáticamente los mensajes de correo y chat cuya antigüedad supere el número de días especificado.
  5. Introduce el número de días que quieres almacenar los mensajes. Por ejemplo, introduce 45 para eliminar los mensajes que tengan más de 45 días. El valor mínimo es 30.
  6. Elige una opción para gestionar los mensajes eliminados automáticamente:
    • Mover mensajes a la carpeta Papelera: Los mensajes permanecen en la papelera durante 30 días más antes de eliminarse. Este tiempo adicional te permite recuperar los mensajes eliminados por error.
    • Eliminar mensajes permanentemente: los mensajes no se envían a la papelera y se eliminan de forma permanente una vez transcurrido el número de días especificado. No puedes recuperar los mensajes eliminados permanentemente.
  7. Si quieres almacenar mensajes con etiquetas específicas, introduce una lista con etiquetas separadas por comas en No eliminar automáticamente mensajes con las siguientes etiquetas.

  8. Ve al final de la página y haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información

 

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