Controlar el almacenamiento de mensajes de correo electrónico y chat

Si tienes la edición gratuita antigua de G Suite, actualízala a G Suite Basic para conseguir esta función. 

Puedes controlar la cantidad de mensajes de correo electrónico y de chat que almacenan los usuarios de tu organización y especificar durante cuántos días quieres que se guarden los mensajes como máximo en sus bandejas de entrada. También puedes especificar si quieres:

  • Mover los mensajes a la papelera o eliminarlos permanentemente cuando finalice el periodo de almacenamiento.
  • Almacenar mensajes con etiquetas específicas.
  • Eliminar mensajes automáticamente o dejar que los eliminen los usuarios.

Si quieres disponer de la función de eliminación automática en todas las cuentas independientemente de su actividad, por ejemplo para fines legales y de cumplimiento de políticas, utiliza Google Vault.

Cómo se aplica la configuración de almacenamiento

El almacenamiento se controla desde el ajuste de eliminación automática de correo electrónico y chat. Este ajuste se aplica a los mensajes de la bandeja de entrada y a los mensajes archivados de los usuarios. También se aplica a los mensajes que se añaden mediante la API de Gmail. Se eliminan los mensajes migrados anteriores al periodo de eliminación automática especificado, a menos que se etiqueten para que no se eliminen.

La configuración de almacenamiento no se aplica a los mensajes de la carpeta Papelera. Estos mensajes se eliminan permanentemente después de 30 días. 

Las políticas de almacenamiento se aplican a los mensajes cada cierto tiempo de forma regular. Por lo tanto, es posible que se termine el plazo de almacenamiento, pero no se eliminen los mensajes hasta más tarde.

Usar etiquetas para almacenar mensajes

Para almacenar mensajes específicos, puedes crear una etiqueta o una lista de etiquetas con la opción No eliminar automáticamente mensajes con las siguientes etiquetas. A continuación, comunícaselas a los usuarios de tu dominio para que puedan crear las mismas etiquetas y aplicarlas a los mensajes que no quieran que se eliminen. Más información sobre cómo pueden crear etiquetas los usuarios

Nota: No se admiten caracteres comodín y los ajustes no se heredan, por lo que debes introducir cada etiqueta por separado utilizando su nombre completo. 

Configurar el almacenamiento de mensajes

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Gmail y luego Cumplimiento.

    Nota: Este ajuste puede aparecer en Aplicaciones y luego G Suite y luego Gmail y luego Configuración avanzada.

  3. En la parte izquierda, selecciona la organización de nivel superior, que suele ser tu dominio.
  4. Desplázate hasta la opción Eliminación automática de correo electrónico y chat, y elige una de estas opciones:
    • No eliminar mensajes de correo electrónico y de chat automáticamente. A continuación, haz clic en Guardar. Sáltate los pasos restantes.
    • Eliminar automáticamente los mensajes de correo electrónico y chat cuya antigüedad supere el número de días especificado. Continúa con el paso 6.
  5. Introduce el número de días durante los cuales quieres almacenar los mensajes. Por ejemplo, introduce 45 si quieres que se eliminen los mensajes con una antigüedad superior a 45 días. El número mínimo que puedes indicar es 30.
  6. Para especificar cómo gestionar los mensajes eliminados automáticamente, elige una de estas opciones:
    • Mover mensajes a la carpeta Papelera: los mensajes permanecen en la papelera 30 días antes de eliminarse. Este tiempo adicional te permite recuperar los mensajes eliminados por error.
    • Eliminar mensajes permanentemente: los mensajes no se envían a la papelera y se eliminan de forma permanente una vez transcurrido el número de días que especifiques. No puedes recuperar los mensajes eliminados permanentemente.
  7. Si quieres almacenar mensajes con etiquetas específicas, introduce una lista con etiquetas separadas por comas en No eliminar automáticamente mensajes con las siguientes etiquetas.

  8. Ve al final de la página y haz clic en Guardar.

 

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