Gestionar el almacenamiento de correo con los ajustes de eliminación automática

Como administrador de Google Workspace, puedes usar la opción Eliminación automática de correo electrónico y chat para gestionar el almacenamiento de mensajes de los miembros de tu organización. Puedes especificar el número de días que los mensajes permanecerán en el buzón de correo de los usuarios, y crear ajustes que permitan hacer lo siguiente:

  • Mover los mensajes a la papelera o eliminarlos permanentemente cuando finalice el periodo de almacenamiento.
  • Conservar los mensajes que tengan etiquetas específicas.
  • Eliminar mensajes automáticamente o dejar que los eliminen los usuarios.

La opción Eliminación automática de correo electrónico y chat solo se aplica al almacenamiento de mensajes de Gmail y de la versión clásica de Hangouts (obsoleta). Para gestionar el almacenamiento de mensajes de Google Chat, consulta el artículo Eliminar automáticamente los mensajes de Chat de tu organización.

Gestionar el almacenamiento de mensajes con Vault

Si quieres disponer de la función de eliminación automática en todas las cuentas y mensajes, por ejemplo para fines legales o de cumplimiento de políticas, utiliza Google Vault en lugar de la opción Eliminación automática de correo electrónico y chat. Google recomienda usar el ajuste de eliminación automática o Vault para gestionar la conservación de mensajes, pero no ambos. Consulta más información en la página de preguntas frecuentes sobre la conservación de datos en Vault.

Cómo se aplica la configuración de eliminación automática

En esta sección se describe cómo se gestionan los mensajes con la opción Eliminación automática de correo electrónico y chat:

Este ajuste se aplica a los mensajes de correo de la bandeja de entrada de los usuarios, a los mensajes archivados y a los mensajes añadidos mediante la API de Gmail.

Cuando al menos un mensaje de una conversación se conserva de acuerdo con la configuración, también se conservan todos los mensajes de la conversación. Esto ocurre independientemente de si la vista de conversación está activada o desactivada.

Este ajuste no se aplica a los mensajes de la carpeta Papelera. Los mensajes de la papelera se eliminan de forma permanente a los 30 días. 

El ajuste se aplica regularmente a los mensajes de forma programada. Por lo tanto, cuando finalice un periodo de almacenamiento, es posible que los mensajes no se eliminen inmediatamente. Se eliminan la próxima vez que se aplica el ajuste.

Para determinar cuándo eliminar los mensajes, el ajuste utiliza el día y la hora en que Gmail los recibió. En el caso de los mensajes migrados a Gmail o recibidos por Gmail desde una bandeja de entrada POP o IMAP, el ajuste utiliza el encabezado Date: o el atributo IMAP Internal Date.

Activar la eliminación automática de mensajes

  1. Inicia sesión con una cuenta de administrador en consola de administración de Google.

    Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.

  2. En la parte izquierda, selecciona la organización de nivel superior, que suele ser tu dominio.
  3. Desplázate hasta la opción Eliminación automática de correo electrónico y chat y selecciona Eliminar automáticamente los mensajes de correo y chat cuya antigüedad supere el número de días especificado.
  4. Introduce el número de días que quieres almacenar los mensajes. Por ejemplo, introduce 45 para eliminar los mensajes que tengan más de 45 días. El valor mínimo es 30.
  5. En Cómo gestionar los mensajes eliminados automáticamente, elige una opción para los mensajes eliminados:
    • Mover mensajes a la carpeta Papelera: Los mensajes permanecen en la papelera durante 30 días más antes de eliminarse. Este tiempo adicional te permite recuperar los mensajes eliminados por error.
    • Eliminar mensajes permanentemente: los mensajes no se envían a la papelera y se eliminan de forma permanente una vez transcurrido el número de días especificado. No puedes recuperar los mensajes eliminados permanentemente.
  6. (Opcional) Para excluir de la eliminación automática los mensajes con etiquetas específicas, introduce una lista con los nombres de las etiquetas separadas por comas en No eliminar automáticamente mensajes con las siguientes etiquetas. Comunica estas etiquetas a las personas de tu organización para que puedan crear las mismas etiquetas para los mensajes que quieran conservar. Consulta cómo crear etiquetas para organizar Gmail.

  7. Ve al final de la página y haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información

 

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