Controlar el almacenamiento de mensajes de correo electrónico y chat

Esta función no está disponible en la edición antigua gratuita de Google Apps.

Puedes controlar la cantidad de mensajes de correo electrónico y de chat que almacenan los usuarios de tu organización y especificar durante cuántos días quieres que se guarden los mensajes como máximo en sus bandejas de entrada. También puedes especificar si quieres:

  • Mover los mensajes a la papelera o eliminarlos permanentemente cuando finalice el periodo de almacenamiento.
  • Almacenar mensajes con etiquetas específicas.
  • Eliminar mensajes automáticamente o dejar que los eliminen los usuarios.

Si quieres disponer de la función de eliminación automática en todas las cuentas independientemente de su actividad, por ejemplo, para fines legales y de cumplimiento de políticas, utiliza Google Vault.

Cómo se aplica la configuración de almacenamiento

El almacenamiento se controla desde la configuración de eliminación automática de correo electrónico y chat. Esta configuración se aplica a los mensajes de la bandeja de entrada y archivados que tenga un usuario, así como a los mensajes que se añadan mediante la API de Gmail. Los mensajes migrados que sean anteriores al periodo de eliminación automática definido se eliminan a menos que se hayan etiquetado explícitamente para que no se eliminen.

La configuración de almacenamiento no se aplica a los mensajes de la carpeta Papelera, que se eliminan definitivamente transcurridos 30 días. 

Las políticas de almacenamiento se aplican a los mensajes cada cierto tiempo de forma regular. Por lo tanto, es posible que se termine el plazo de almacenamiento, pero no se eliminen los mensajes hasta más tarde.

Cómo se utilizan las etiquetas para almacenar mensajes

Para almacenar mensajes específicos, puedes crear una etiqueta o una lista de etiquetas con la opción No eliminar automáticamente mensajes con las siguientes etiquetas. A continuación, comunícaselas a los usuarios de tu dominio para que puedan crear las mismas etiquetas y aplicarlas a los mensajes que no quieren que se eliminen. 

Nota: No se admiten caracteres comodín y no se aplica la herencia de configuración, por lo que debes introducir cada etiqueta individualmente utilizando su nombre completo. 

Configurar el almacenamiento de mensajes:

  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones a continuación G Suite a continuación Gmail a continuación Configuración avanzada.

    Nota: Para acceder a Configuración avanzada, debes desplazarte hasta la parte inferior de la página de Gmail.

  3. A la izquierda, selecciona la organización de nivel superior (suele ser tu dominio).
  4. Ve a la configuración Eliminación automática de correo electrónico y chat en la sección Cumplimiento.
  5. Selecciona una de las siguientes opciones:
    • Eliminar automáticamente los mensajes de correo electrónico y de chat con una antigüedad superior a [N] días. Continúa con el paso 6.
    • No eliminar mensajes de correo electrónico y de chat automáticamente. A continuación, haz clic en Guardar y omite los pasos restantes.
  6. Introduce el número de días durante los cuales quieres almacenar los mensajes. Por ejemplo, introduce 30 si quieres que se eliminen los mensajes con una antigüedad superior a 30 días.
  7. Para especificar cómo gestionar los mensajes eliminados automáticamente, elige una opción:
    • Mover mensajes a la carpeta Papelera: los mensajes permanecen en la papelera 30 días antes de eliminarse. Este tiempo adicional te permite recuperar los mensajes eliminados por error.
    • Eliminar mensajes permanentemente: los mensajes no se envían a la papelera y se eliminan de forma permanente una vez transcurrido el número de días que especifiques. No puedes recuperar los mensajes eliminados permanentemente.
  8. Si quieres almacenar mensajes con etiquetas específicas, introduce una lista de etiquetas separadas por comas en No eliminar automáticamente mensajes con las siguientes etiquetas.

  9. En la parte inferior de la página Configuración avanzada de Gmail, haz clic en Guardar.

 

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