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Controlar el almacenamiento de mensajes de correo electrónico y chat

Esta función no está disponible en la edición gratuita heredada de Google Apps.

Puedes controlar la cantidad de mensajes de correo electrónico y de chat que almacenan los usuarios de tu organización y especificar durante cuántos días quieres que se guarden los mensajes como máximo en sus bandejas de entrada. También puedes especificar si quieres:

  • Mover los mensajes a la papelera o eliminarlos permanentemente cuando finalice el periodo de almacenamiento.
  • Almacenar los mensajes con etiquetas específicas.
  • Eliminar mensajes automáticamente o dejar que los usuarios gestionen la eliminación de correos electrónicos.

Si quieres disponer de la función de eliminación automática en todas las cuentas independientemente de su actividad, por ejemplo, para fines legales y de cumplimiento, utiliza Google Vault.

Cómo se aplica la configuración de almacenamiento

El almacenamiento se controla desde la configuración de eliminación automática de correo electrónico y chat. Esta configuración se aplica a los mensajes de la bandeja de entrada y a los mensajes archivados del usuario. También se aplica a los mensajes que se añaden mediante la API de migración de correo electrónico: se eliminan los mensajes migrados anteriores al periodo de eliminación automática especificado, a menos que se etiqueten para que no se eliminen.

La configuración de almacenamiento no se aplica a los mensajes de la carpeta Papelera. Estos mensajes se eliminan permanentemente después de 30 días. La configuración tampoco se aplica a los usuarios suspendidos o inactivos. Las cuentas deben recibir mensajes o realizar solicitudes a través de la Web o del cliente como mínimo una vez al día para permanecer activas.

Las políticas de almacenamiento se aplican a los mensajes según una programación periódica y regular. Por lo tanto, es posible que se termine el plazo de almacenamiento, pero no se eliminen los mensajes hasta más tarde.

Cómo se utilizan las etiquetas para almacenar mensajes

Para almacenar mensajes específicos, puedes crear una etiqueta o una lista de etiquetas con la opción No eliminar automáticamente mensajes con las siguientes etiquetas. A continuación, comunícaselas a los usuarios de tu dominio para que puedan crear las mismas etiquetas y aplicarlas a los mensajes que no quieren que se eliminen. 

Nota: No se admiten caracteres comodín y no se aplica la herencia de configuración, por lo que debes introducir cada etiqueta individualmente utilizando su nombre completo. 

Configurar el almacenamiento de mensajes:

  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Aplicacionesa continuaciónG Suitea continuaciónGmaila continuaciónConfiguración avanzada.

    Consejo: Para acceder a la Configuración avanzada, ve a la parte inferior de la página de Gmail.

  3. A la izquierda, selecciona la organización de nivel superior (suele ser tu dominio).
  4. Ve a la configuración Eliminación automática de correo electrónico y chat en la sección Cumplimiento.
  5. Elige una opción:
    • Eliminar automáticamente mensajes de correo electrónico y de chat con antigüedad superior a N días. A continuación, procede al paso 6.
    • No eliminar mensajes de correo electrónico y de chat automáticamente. A continuación, haz clic en Guardar y omite los pasos restantes.
  6. Introduce el número de días durante los cuales quieres almacenar los mensajes. Por ejemplo, introduce 30 si quieres que se eliminen los mensajes con una antigüedad superior a 30 días.
  7. Para especificar cómo gestionar los mensajes eliminados automáticamente, elige una opción:
    • Mover mensajes a la carpeta Papelera: los mensajes permanecen en la papelera 30 días antes de eliminarse. Este tiempo adicional te permite recuperar los mensajes eliminados por error.
    • Eliminar mensajes permanentemente: los mensajes no se envían a la papelera y se eliminan de forma permanente una vez transcurrido el número de días que especifiques. No puedes recuperar los mensajes eliminados permanentemente.
  8. Si quieres almacenar mensajes con etiquetas específicas, introduce una lista de etiquetas separadas por comas en No eliminar automáticamente mensajes con las siguientes etiquetas.

  9. En la parte inferior de la página Configuración avanzada de Gmail, haz clic en Guardar.

 

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