Conservación de correo electrónico

La configuración de la conservación de correo electrónico solo se encuentra disponible en Google Apps for Business y Google Apps for Education.

Esta configuración te ofrece la opción de controlar la cantidad de correo almacenado por cada usuario. Puedes especificar:

  • el número de días que quieres conservar los mensajes,
  • si quieres que los mensajes se envíen a la Papelera o se eliminen de forma permanente una vez concluidos los periodos de conservación,
  • si quieres conservar mensajes con etiquetas específicas,
  • si quieres eliminar los mensajes de forma automática o permitir que los usuarios administren la eliminación del correo.
La configuración de la conservación del correo electrónico se aplica a los mensajes ubicados en la bandeja "Recibidos" del usuario y a los mensajes archivados. También se aplica a los mensajes que se añaden mediante el API de migración de correo electrónico: los mensajes migrados anteriores al periodo de conservación especificado se eliminan, a menos que se etiqueten para no ser eliminados.

La configuración de conservación no afecta a los mensajes de la Papelera, que se eliminan definitivamente transcurridos 30 días, ni a los usuarios suspendidos o inactivos. Las cuentas deben recibir mensajes o realizar solicitudes a través de la Web o del cliente como mínimo una vez al día para permanecer activas. Si quieres disfrutar de la función de archivado completo con eliminación automática en todas las cuentas independientemente de su actividad, por ejemplo, para fines legales y de cumplimiento, utiliza Google Apps Vault.

Para configurar la conservación de correo electrónico sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en la Consola del administrador de Google
  2. Haz clic en Google Apps > Gmail > Configuración avanzada

  3. En la sección Organizaciones, cerca de la parte superior de la página, resalta tu dominio.
     
  4. En la sección Conservación de correo electrónico, selecciona Eliminar automáticamente mensajes de correo electrónico con antigüedad superior a N días o No eliminar mensajes de correo electrónico automáticamente.

    Si seleccionas No eliminar mensajes de correo electrónico automáticamente, haz clic en Guardar cambios y omite los pasos restantes.
     
  5. Indica el número de días que quieres conservar los mensajes. Por ejemplo, si escribes 30, se eliminan los mensajes con antigüedad superior a 30 días.
     
  6. Elige una de las opciones siguientes para indicar cómo deben gestionarse los mensajes eliminados automáticamente:
    • Mover mensajes a la carpeta Papelera: los mensajes permanecen en la carpeta Papelera 30 días más antes de eliminarse, lo cual te proporciona tiempo adicional para recuperar un mensaje eliminado conforme a lo establecido en la configuración de la conservación de correo electrónico.
       
    • Eliminar mensajes permanentemente: los mensajes no se envían a la carpeta Papelera y se eliminan de forma permanente una vez transcurrido el número de días que especifiques. Si un mensaje se elimina permanentemente, no hay modo alguno de recuperarlo.
       
  7. Si quieres conservar mensajes con etiquetas específicas, introduce una lista de estas etiquetas separadas por comas en el campo de texto que aparece debajo de No eliminar automáticamente mensajes con las siguientes etiquetas.

    Debes introducir los nombres completos de las etiquetas, no se admiten caracteres comodín. Las etiquetas anidadas no heredan esta configuración de las etiquetas principales.

    Puedes publicar una lista de estas etiquetas para que la consulten los usuarios, de modo que tengan la opción de evitar que determinados mensajes se eliminen automáticamente.
     
  8. Haz clic en Guardar cambios en la parte inferior de la página Configuración de correo electrónico.
La política de retención de correo electrónico se aplica a las bandejas de entrada de los usuarios según un plan periódico y regular. Por lo tanto, los mensajes cuyo periodo de conservación haya terminado no se eliminarán hasta unas horas después.