بصفتك مشرفًا في Google Workspace، يمكنك استخدام إعداد الحذف التلقائي للرسائل الإلكترونية ورسائل المحادثة لإدارة مساحة تخزين الرسائل للمستخدمين في مؤسستك. يمكنك ضبط عدد الأيام التي تظل فيها الرسائل في صندوق البريد الإلكتروني الخاص بالمستخدم، وإنشاء إعدادات تُجري ما يلي:
- تنقل الرسائل إلى المهملات أو تحذفها نهائيًا عند انتهاء صلاحية فترات التخزين؛
- تحتفظ بالرسائل التي تحتوي على تصنيفات معيّنة؛
- تحذف الرسائل تلقائيًا أو تسمح للمستخدمين بإدارة حذف الرسائل.
يُستخدَم الإعداد الحذف التلقائي للرسائل الإلكترونية ورسائل المحادثة لتخزين رسائل Gmail وتطبيق Hangouts الكلاسيكي (متوقّف نهائيًا) فقط. لإدارة مساحة تخزين رسائل Google Chat، يمكنك الانتقال إلى مقالة حذف رسائل Chat تلقائيًا لمؤسستك.
إدارة مساحة تخزين الرسائل باستخدام Vault
إذا كنت بحاجة إلى إجراء حذف تلقائي للرسائل في جميع الحسابات، لأغراض كتلك التي تتعلق بالامتثال أو المسائل القانونية، يمكنك استخدام Google Vault بدلاً من الإعداد الحذف التلقائي للرسائل الإلكترونية والمحادثات. تنصح Google باستخدام إعداد "الحذف التلقائي" أو أداة Vault لإدارة الاحتفاظ بالرسائل، ولكن ليس كليهما. يمكنك الاطّلاع على مزيد من المعلومات في صفحة الأسئلة الشائعة حول الاحتفاظ بالبيانات في Vault.
كيفية تطبيق إعدادات "الحذف التلقائي"
يوضّح هذا القسم كيفية إدارة الرسائل باستخدام إعداد الحذف التلقائي للرسائل الإلكترونية ورسائل المحادثة:
ينطبق هذا الإعداد على الرسائل الإلكترونية في البريد الوارد الخاص بالمستخدم والرسائل التي تم وضعها في الأرشيف والرسائل التي تمت إضافتها باستخدام Gmail API.
عند الاحتفاظ برسالة واحدة على الأقل في محادثة استنادًا إلى الإعداد، يتم الاحتفاظ بجميع الرسائل في المحادثة. ويحدث ذلك سواء كان عرض المحادثة مفعّلاً أو غير مفعّل.
لا ينطبق الإعداد على الرسائل الموجودة في مجلد المهملات. يتم حذف الرسائل الموجودة في المهملات نهائيًا بعد 30 يومًا.
يتم تطبيق الإعداد بانتظام على الرسائل وفقًا لجدول زمني؛ لذلك، عند انتهاء فترة التخزين، قد لا تتم إزالة الرسائل على الفور، وتتم إزالتها في المرة التالية التي يتم فيها تطبيق الإعداد.
لتحديد وقت حذف الرسائل، يستخدم الإعداد اليوم والوقت اللذَين تلقّى فيهما Gmail الرسالة. بالنسبة إلى الرسائل التي تم نقلها إلى Gmail أو تلقّاها Gmail من صندوق بريد بروتوكول مكتب البريد (POP) أو بروتوكول IMAP، يستخدم الإعداد الرأس "التاريخ:" أو سمة IMAP Internal Date.
تفعيل الإعداد "الحذف التلقائي للرسائل"
-
يُرجى تسجيل الدخول باستخدام حساب مشرف إلى وحدة تحكم المشرف في Google.
إذا لم تكن تستخدم حساب مشرف، لن تتمكّن من الوصول إلى "وحدة تحكّم المشرف".
-
انتقِل إلى رمز القائمة
التطبيقات > Google Workspace > Gmail > الامتثال.
يتطلب الحصول على امتياز مشرف إعدادات Gmail.
- على يمين الصفحة، اختر المؤسسة ذات المستوى الأعلى، وهي في الغالب نطاقك.
- انتقِل إلى الإعداد الحذف التلقائي للرسائل الإلكترونية ورسائل المحادثة واختَر حذف الرسائل الإلكترونية ورسائل المحادثات التي يتعدى تاريخ أقدميتها عدد الأيام المحدد تلقائيًا.
- أدخِل عدد الأيام الذي ترغب في تخزين الرسائل خلاله. مثلاً، أدخِل 45 لحذف الرسائل الأقدم من 45 يومًا. الحد الأدنى هو 30.
- ضمن "كيفية التعامل مع الرسائل المحذوفة تلقائيًا"، اختَر خيارًا للرسائل المحذوفة:
- نقل الرسائل إلى مجلد المهملات. تظل الرسائل في المهملات لمدة 30 يومًا إضافية قبل حذفها. يتيح لك هذا الوقت الإضافي استعادة أي رسائل تم حذفها عن طريق الخطأ.
- حذف الرسائل نهائيًا: تتجاوز الرسائل مجلد المهملات، ويتم حذفها نهائيًا بعد انتهاء عدد الأيام المُحدد. ولا يمكنك استعادة الرسائل المحذوفة نهائيًا.
-
(اختياري) لاستبعاد الرسائل التي تحمل تصنيفات معيّنة من الحذف التلقائي، أدخِل قائمة أسماء التصنيفات مفصولة بفواصل ضمن عدم حذف الرسائل ذات التصنيفات التالية تلقائيًا. ويمكنك نقل هذه التصنيفات إلى الأشخاص في مؤسستك حتى يتمكنوا من إنشاء التصنيفات نفسها للرسائل التي يريدون الاحتفاظ بها. تعرَّف على كيفية إنشاء التصنيفات لتنظيم Gmail.
-
في أسفل الصفحة، انقر على حفظ.
قد يستغرق تطبيق التغييرات مدة تصل إلى 24 ساعة، ولكن عادةً ما يتم تطبيقها بسرعة أكبر. مزيد من المعلومات
