بصفتك مشرفًا في Google Workspace، يمكنك إدارة مساحة تخزين الرسائل الإلكترونية للأشخاص في مؤسستك.
ملاحظة مهمة: تنطبق هذه المقالة والإعدادات ذات الصلة على رسائل Gmail وتطبيق Hangouts الكلاسيكي، وليس على رسائل Google Chat. تم إيقاف تطبيق Hangouts الكلاسيكي نهائيًا. لإدارة الحذف التلقائي لتطبيق Chat، انتقِل إلى مقالة حذف رسائل تطبيق Chat لمؤسستك تلقائيًا.
يمكنك ضبط عدد الأيام التي تظل فيها الرسائل في البريد الوارد للمستخدم وإنشاء الإعدادات التي:
- تنقل الرسائل إلى المهملات أو تحذفها نهائيًا عند انتهاء صلاحية فترات التخزين.
- تخزين الرسائل التي تتضمن تصنيفات محددة.
- حذف الرسائل تلقائيًا أو السماح للمستخدمين بإدارة حذف الرسائل.
إذا كنت تحتاج إلى إجراء حذف تلقائي للرسائل في جميع الحسابات، لأغراض كتلك التي تتعلق بالامتثال أو المسائل القانونية، يمكنك استخدام Google Vault بدلاً من ذلك.
كيفية تطبيق إعدادات مساحة التخزين
يتحكم إعداد الحذف التلقائي للرسائل الإلكترونية ورسائل المحادثة في التخزين. وينطبق هذا الإعداد على الرسائل الإلكترونية في البريد الوارد للمستخدم والرسائل التي تم وضعها في الأرشيف. ينطبق هذا الإعداد أيضًا على الرسائل المضافة باستخدام Gmail API.
لاستبعاد الرسائل المنقولة من الحذف تلقائيًا، أضِف تصنيفًا يستبعد الرسائل المحذوفة. يتم استبعاد الرسائل ذات التصنيفات المتعدّدة من الحذف عندما يستبعدها تصنيف واحد على الأقل من الحذف التلقائي.
عند تخزين رسالة واحدة على الأقل في محادثة بناءً على إعدادات التخزين، يتم تخزين جميع الرسائل في المحادثة. ويحدث ذلك عند تفعيل عرض المحادثة أو إيقافه.
لا تنطبق إعدادات مساحة التخزين على الرسائل في مجلد المهملات. يتم حذف الرسائل الموجودة في المهملات نهائيًا بعد 30 يومًا.
يتم تطبيق إعدادات التخزين على الرسائل وفقًا لجدول زمني منتظم ودوري. وعند انتهاء فترة التخزين، قد لا تتم إزالة الرسائل حتى وقتٍ لاحق.
كيفية استخدام التصنيفات لتخزين الرسائل
لإنشاء تصنيفات لتخزين رسائل محددة، يمكنك استخدام الخيار عدم حذف الرسائل ذات التصنيفات التالية تلقائيًا. ويمكنك نقل هذه التصنيفات إلى الأشخاص في مؤسستك حتى يتمكنوا من إنشاء التصنيفات نفسها للرسائل التي يريدون الاحتفاظ بها. تعرَّف على المزيد من المعلومات عن كيفية إنشاء المستخدمين للتصنيفات.
ملاحظة: لا تدعم التصنيفات أحرف البدل، ولا تكتسب التصنيفات الإعدادات من التصنيفات الرئيسية. لذلك ينبغي لك إدخال كل تصنيف فرديًا باستخدام أسماء التصنيفات الكاملة.
إعداد مساحة تخزين الرسائل:
-
سجِّل الدخول إلى وحدة تحكم المشرف في Google.
يُرجى تسجيل الدخول باستخدام حساب المشرف (لا ينتهي بالنطاق gmail.com@).
-
في وحدة تحكُّم المشرف، انتقِل إلى رمز القائمة
التطبيقات
Google Workspace
- على يمين الصفحة، اختر المؤسسة ذات المستوى الأعلى، وهي في الغالب نطاقك.
- مرر إلى إعداد الحذف التلقائي للرسائل الإلكترونية ورسائل المحادثة واختر خيارًا:
- عدم حذف الرسائل الإلكترونية ورسائل المحادثة تلقائيًا. ثم انقر على حفظ.
- حذف الرسائل الإلكترونية ورسائل المحادثات التي يتعدى تاريخ أقدميتها عدد الأيام المحدد تلقائيًا.
- أدخِل عدد الأيام الذي ترغب في تخزين الرسائل خلاله. مثلاً، أدخِل 45 لحذف الرسائل الأقدم من 45 يومًا. الحد الأدنى هو 30.
- حدِّد خيارًا لإدارة الرسائل المحذوفة تلقائيًا:
- نقل الرسائل إلى مجلد المهملات. تظل الرسائل في المهملات لمدة 30 يومًا إضافية قبل حذفها. يتيح لك هذا الوقت الإضافي استعادة أي رسائل تم حذفها عن طريق الخطأ.
- حذف الرسائل نهائيًا: تتجاوز الرسائل مجلد المهملات، ويتم حذفها نهائيًا بعد انتهاء عدد الأيام المُحدد. ولا يمكنك استعادة الرسائل المحذوفة نهائيًا.
-
لتخزين الرسائل التي تتضمن تصنيفات محددة، أدخِل قائمة تصنيفات مفصولة بفواصل ضمن عدم حذف الرسائل ذات التصنيفات التالية تلقائيًا.
-
في أسفل الصفحة، انقر على حفظ.
قد يستغرق تطبيق التغييرات مدة تصل إلى 24 ساعة، ولكن عادةً ما يتم تطبيقها بسرعة أكبر. مزيد من المعلومات
