¿Quieres exportar solo algunos de los datos de tu organización? Ve a Elegir los datos de Workspace que quieres exportar.
Con la herramienta de exportación de datos, puedes exportar los datos de tu organización a un archivo de Google Cloud Storage y descargarlo.
Si quieres que tus usuarios puedan descargar sus datos, permite el uso de Google Takeout y recomiéndales que consulten el artículo Cómo descargar datos de Google.
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Antes de empezar
RequisitosPara exportar los datos de tu organización, debes cumplir los siguientes requisitos:
- Utilizar una cuenta de superadministrador de Google Workspace o Cloud Identity con una antigüedad mínima de 30 días (a menos que hayas creado la cuenta de tu organización hace menos de 30 días).
- Haber activado la verificación en dos pasos en tu cuenta. La implementación de la verificación en dos pasos solo es obligatoria para el administrador que inicia la exportación. Para comprobar si la verificación en dos pasos está activada en tu cuenta, revisa la configuración de seguridad de tu cuenta.
Para acceder a los datos exportados, debes tener Google Cloud activado en tus cuentas de administrador. Para obtener información detallada, consulta el artículo Activar o desactivar Google Cloud para los usuarios.
La herramienta de exportación de datos exporta los mismos datos que están a disposición de los usuarios en Google Takeout. También exporta datos que solo están a disposición de los administradores (por ejemplo, los datos eliminados que retiene Vault y los datos propiedad del cliente). Los datos propiedad del cliente, como los mensajes de Gmail que se han enviado a la cuarentena de administrador, pertenecen a tu organización y no a usuarios concretos.
- Datos de Calendar. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente: la información estructurada sobre reserva de recursos.
- Datos de Chat. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente: los mensajes y archivos adjuntos de las salas creadas por usuarios de tu organización.
- Datos de Chrome
- Datos de Classroom
- Datos de Cloud Search (solo disponibles para administradores)
- Datos de Contactos
- Datos de Drive. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente: los datos de unidades compartidas y los documentos compartidos.
- Datos de Gemini
- Datos de Gmail. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente:
- Mensajes que están en la cuarentena de administrador
- Mensajes que están en el modo Confidencial de Gmail, si el remitente y el destinatario son del mismo dominio
- Datos de Grupos. Se incluyen también los datos de los grupos sin propietario de tu organización.
Nota: Los datos que los usuarios hayan creado en grupos para particulares solo están disponibles para esos usuarios.
- Datos de Keep
- Datos de NotebookLM
- Datos de recordatorios
- Secuencias de comandos generadas por notificaciones condicionales.
- Datos de Tasks
Nota: Se incluyen también los datos de Tasks que se han eliminado recientemente, junto con las marcas de tiempo de la eliminación.
-
Datos de Vault retenidos (disponibles solo para administradores). Los datos de cualquier servicio que los usuarios hayan eliminado, pero que estén sujetos a los bloqueos o a las reglas de retención de Vault. Se deben tener licencias de Vault.
- Datos de Voice. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente:
- Solicitudes de portabilidad de números
- Configuración del asistente automático
- Lista de teléfonos de escritorio
- Direcciones fiscales
- Número de identificación fiscal
- Números de teléfono y asignaciones de números de teléfono
- Datos de licencias de usuario
- Grupos destinatarios de llamadas
Nota: Se incluyen también los datos de Voice que se han eliminado recientemente.
La herramienta de exportación de datos no exporta lo siguiente:
- Datos de las cuentas de usuario creadas en las 24 horas anteriores al inicio de la exportación.
- Datos que se hayan eliminado, a menos que estén sujetos a reglas de retención o bloqueos de Google Vault.
Una exportación completa incluye datos de los usuarios con estos tipos de cuenta:
- Cuentas con licencia y activas
- Cuentas suspendidas por un administrador
- Cuentas archivadas
- Cuentas con licencia de Vault para antiguos empleados
- Exportaciones de Chrome: cuentas activas de Google Workspace for Education
La herramienta de exportación de datos exporta los datos de tu organización a un segmento de Google Cloud Storage (GCS). De forma predeterminada, la herramienta de exportación de datos ofrece un segmento temporal de Cloud Storage proporcionado por Google.
Si tienes Assured Controls y Assured Controls Plus de Google Workspace, puedes especificar un segmento de Cloud Storage de tu propiedad para aprovechar el almacenamiento de datos local. Esta función te ofrece más control sobre la ubicación de tus datos y sobre quién puede acceder a ellos, lo que permite abordar cuestiones relacionadas con la soberanía de los datos.
Si eliges un segmento proporcionado por Google
- Puedes elegir un segmento ubicado en Estados Unidos o Europa, o bien seleccionar la opción Sin preferencia.
- Los datos exportados se eliminan automáticamente 60 días después del inicio de la exportación.
Nota sobre la eliminación: Como los datos se exportan en varios paquetes y no en uno solo, las exportaciones de gran tamaño pueden dar lugar a muchos paquetes de datos durante varios días. Esto significa que algunos paquetes pueden eliminarse antes que otros. Para saber cuándo empezarán a eliminarse los archivos individuales, resta a 60 el número de días que tardó en completarse la exportación. Debes descargar la exportación antes de esa fecha.
Si eliges tu propio segmento de Cloud Storage
Para conservar tus datos durante más de 60 días, debes crear una exportación personalizada y elegir tu propio segmento de Cloud Storage. Consulta el artículo Exportar datos de Workspace con el almacenamiento de datos local para obtener más información.
Después de iniciar una exportación, todos los superadministradores reciben un correo en el que se indica que hay una exportación de datos pendiente. La exportación no estará disponible antes de que transcurran 48 horas desde su inicio. Este periodo de espera ayuda a proteger los datos de tu organización.
El proceso de exportación suele tardar 72 horas en completarse, aunque puede prolongarse hasta 14 días si hay un gran volumen de datos. Todos los superadministradores reciben una notificación por correo electrónico cuando termina el proceso y pueden ver la exportación.
Exportar datos de los usuarios
Los pasos que se indican a continuación sirven para iniciar una exportación completa de los datos de tu organización y están disponibles en todas las ediciones de Google Workspace. Para obtener información sobre opciones más avanzadas, consulta el artículo Elegir los datos de Workspace que quieres exportar.
Para hacer esta tarea, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.
-
Inicia sesión con una cuenta de administrador en consola de administración de Google.
Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.
-
Ve a Exportación de datos.
- Haz clic en Configurar nueva exportación.
- En el cuadro Nombre, introduce un nombre para la exportación.
- En el cuadro Permiso, marca Exportar todos los datos de usuario de toda la organización.
- En el cuadro Servicio, deja seleccionados todos los servicios.
- Salta la casilla Etiquetas.
- En el cuadro Periodo y tipo, elige un intervalo de fechas. Deja la casilla Exportación continua sin marcar.
Nota: Solo las organizaciones que tienen el complemento Assured Controls pueden ver la casilla Exportación continua. - En la casilla Destino, elige Segmento de Cloud proporcionado por Google.
Importante: En función de la edición que tengas, la casilla Destino puede ofrecer la opción de exportar a un segmento de Cloud Storage de tu propiedad. - Elige la región del segmento: Estados Unidos, Europa o Sin preferencia.
- Haz clic en Iniciar exportación.
Consultar y descargar los datos exportados
Una vez que se haya completado la exportación de datos, los superadministradores de tu organización recibirán una notificación por correo con un enlace para ver el archivo. También puedes acceder al archivo mediante la consola de administración de Google.
-
Inicia sesión con una cuenta de administrador en consola de administración de Google.
Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.
-
Ve a Exportación de datos.
- En la tabla de exportación de datos se muestran todas tus exportaciones de datos e incluye lo siguiente:
- Nombres de exportaciones
- Fechas de inicio y finalización más recientes
- Quién ha configurado cada exportación
- Estado de exportación
- Acciones que puedes llevar a cabo con los datos exportados
- En la tabla de exportación de datos, haz clic en el nombre de la exportación para abrir una vista detallada.
- En Alcance, puedes ver qué usuarios, grupos o unidades organizativas se han exportado.
- En Estado, puedes comprobar si la exportación se ha ejecutado completamente o si ha habido errores:
- Error: los datos no se han exportado.
- Errores: faltan algunos datos del archivo
- Finalizada: se han exportado todos los datos.
- Para ver el archivo, haz clic en Acciones
Ver archivo.
- Si la exportación de datos se ha completado con errores, puedes ejecutar una solución.
Para ver y descargar datos exportados, siga estos pasos:
- En la interfaz de Cloud Storage, haz clic en la carpeta raíz. La carpeta raíz contiene una lista de las carpetas de los usuarios. La carpeta de cada usuario contiene un archivo ZIP con los datos de ese usuario.
Nota: Algunos datos, como los archivos de unidades compartidas, pertenecen a una cuenta de servicio y no a un usuario concreto. En el archivo de exportación, las cuentas de servicio se llaman "Recurso".
La interfaz de Cloud Storage solo permite descargar objetos concretos. Para descargar una carpeta o varios objetos a la vez, utiliza la herramienta de línea de comandos gsutil.
Ejemplo:
gsutil -m cp -r \
"gs://[gsutil URI for your takeout bucket]" \
.
- Haz clic en el archivo ZIP para descargar los datos de ese usuario.
- Descomprime el archivo para consultar los datos del usuario por producto.
