Exportar todos los datos de tu organización

¿Quieres exportar solo algunos de los datos de tu organización? Consulta el artículo Exportar datos de usuarios.

Con la herramienta de exportación de datos, puedes exportar los datos de tu organización a un archivo de Google Cloud Storage y descargarlo. Las organizaciones con cualquier edición de Google Workspace pueden realizar una exportación de datos completa (y una exportación de un solo usuario) cada 30 días. 

Si quieres que tus usuarios puedan descargar sus datos, permite el uso de Google Takeout y recomiéndales que consulten el artículo Cómo descargar datos de Google.

Importante: Si tu organización tiene una autorización de FedRAMP, ponte en contacto con el equipo de Asistencia de Google Workspace antes de usar la herramienta de exportación de datos. El equipo de Asistencia de Google Workspace no accede ni trata los datos que se exportan desde la herramienta de exportación de datos.

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Requisitos

Para exportar los datos de tu organización, debes cumplir los siguientes requisitos:

  • Utilizar una cuenta de superadministrador de Google Workspace o Cloud Identity con una antigüedad mínima de 30 días (a menos que hayas creado la cuenta de tu organización hace menos de 30 días).
  • Haber activado la verificación en dos pasos en tu cuenta. La implementación de la verificación en dos pasos solo es obligatoria para el administrador que inicia la exportación. Para comprobar si la verificación en dos pasos está activada en tu cuenta, revisa la configuración de seguridad de tu cuenta.

Para acceder a los datos exportados, debes tener Google Cloud activado en tu cuenta. Puedes activar Google Cloud solo para los superadministradores que necesiten acceder a los datos exportados. Para obtener información detallada, consulta el artículo Activar o desactivar Google Cloud para los usuarios.

¿Qué datos se exportan?

La herramienta de exportación de datos exporta los mismos datos que están a disposición de los usuarios en Google Takeout. También exporta datos que solo están a disposición de los administradores (por ejemplo, los datos eliminados que retiene Vault y los datos propiedad del cliente). Los datos propiedad del cliente, como los mensajes de Gmail que se han enviado a la cuarentena de administrador, pertenecen a tu organización y no a usuarios concretos.

  • Datos de Calendar. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente: la información de reserva de recursos estructurados.
  • Datos de Chat. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente: los mensajes y archivos adjuntos de las salas creadas por usuarios de tu organización.
  • Datos de Chrome
  • Datos de Classroom
  • Datos de Cloud Search (solo disponibles para administradores)
  • Datos de Contactos
  • Datos de Drive. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente: los datos de unidades compartidas y los documentos compartidos.
  • Datos de Gemini
  • Datos de Gmail y Google Hangouts (versión clásica de Hangouts). Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente:
  • Datos de Grupos. Se incluyen también los datos de los grupos sin propietario de tu organización.

    Nota: Los datos que los usuarios hayan creado en grupos para particulares solo están disponibles para esos usuarios.

  • Datos de Keep
  • Datos de recordatorios
  • Datos de Tasks

    Nota: Se incluyen también los datos de Tasks que se han eliminado recientemente, junto con las marcas de tiempo de la eliminación.

  • Datos de Vault retenidos (disponibles solo para administradores). Los datos de cualquier servicio que los usuarios hayan eliminado, pero que estén sujetos a los bloqueos o a las reglas de retención de Vault. Se deben tener licencias de Vault.

  • Datos de Voice. Se incluyen también los siguientes datos propiedad del cliente:
    • Pedidos de portabilidad de números
    • Configuración del asistente automático
    • Lista de teléfonos de escritorio
    • Direcciones fiscales
    • Número de identificación fiscal
    • Números de teléfono y asignaciones de números de teléfono
    • Datos de licencias de usuario
    • Grupos destinatarios de llamadas

    Nota: Se incluyen también los datos de Voice que se han eliminado recientemente.

La herramienta de exportación de datos no exporta lo siguiente:

  • Datos de las cuentas de usuario creadas en las 24 horas anteriores al inicio de la exportación.
  • Datos que se hayan eliminado, a menos que estén sujetos a reglas de retención o bloqueos de Google Vault.

Una exportación completa incluye datos de los usuarios con estos tipos de cuenta:

  • Cuentas con licencia y activas
  • Cuentas suspendidas por un administrador
  • Cuentas archivadas
  • Cuentas con licencia de Vault para antiguos empleados
  • Exportaciones de Chrome: cuentas activas de Google Workspace for Education
Destino de los datos exportados

La herramienta de exportación de datos exporta los datos de tu organización a un segmento de Cloud Storage. Para exportar todos los datos admitidos, la herramienta proporciona un segmento temporal de Cloud Storage propiedad de Google, ubicado en Estados Unidos o en Europa. Los datos exportados se eliminan automáticamente al cabo de 60 días.

Importante: Los datos se exportan en varios paquetes, no en un único paquete. Las exportaciones de gran tamaño pueden tardar varios días, y algunos paquetes de datos pueden exportarse varios días antes que otros. Si tu descarga ha tardado varios días, algunos archivos de datos se eliminarán antes que otros. Para saber cuándo se eliminará un archivo concreto, resta a 60 el número de días que tardó en completarse la exportación. Debes descargar la exportación antes de esa fecha.

Para conservar tus datos durante más de 60 días, debes crear una exportación personalizada y proporcionar un segmento de destino de Cloud Storage de tu propiedad. Para obtener más información, consulta el artículo Exportar datos de usuarios.

Paso 1: Exporta los datos de los usuarios

Estos pasos inician una exportación completa de los datos de tu organización y están disponibles en todas las ediciones de Google Workspace. Para obtener información sobre opciones más avanzadas, consulta el artículo Exportar datos de usuarios.

Para hacer esta tarea, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la consola de administración, ve al panel derecho, en Herramientas, y haz clic en Exportación de datos.

  3. Haz clic en Configurar nueva exportación.
  4. En el cuadro Nombre, introduce un nombre para la exportación.
  5. En el cuadro Permiso, marca Exportar todos los datos de usuario.
  6. Deja la casilla Exportación continua sin marcar.
    Nota: Solo las organizaciones que tienen el complemento Assured Controls pueden ver la casilla Exportación continua.
  7. En la casilla Destino, elige usar Segmento de Cloud propiedad de Google.
    Importante: En función de la edición que tengas, la casilla Destino puede ofrecer la opción de exportar a un segmento de Cloud Storage de tu propiedad. Los datos exportados a un segmento propiedad del cliente pueden ser más limitados que los exportados a un segmento propiedad de Google. Para obtener más información, consulta el artículo Exportar datos de usuarios.
  8. Elige si quieres usar un segmento ubicado en Estados Unidos o Europa, o si tienes configurada la opción Sin preferencias.
    Ediciones compatibles con esta función: Enterprise Plus; Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, Education Plus, Enterprise Essentials Plus y Assured Controls de Google Workspace.
  9. Haz clic en Iniciar exportación.

Después de iniciar una exportación, todos los superadministradores reciben un correo en el que se indica que hay una exportación de datos pendiente. La exportación no estará disponible antes de que transcurran 48 horas desde su inicio. Este periodo de espera ayuda a proteger los datos de tu organización.

El proceso de exportación suele tardar 72 horas en completarse, aunque puede prolongarse hasta 14 días si hay un gran volumen de datos. Todos los superadministradores reciben una notificación por correo cuando termina el proceso y pueden ver la exportación.

Nota: Si tu cuenta de Google pierde los privilegios de superadministrador mientras se ejecuta una exportación que has iniciado, la exportación se cancela automáticamente. No se exporta ningún dato y los demás superadministradores reciben una notificación por correo en la que se indica que la exportación no se ha hecho correctamente.

Paso 2: Consulta y descarga los datos exportados

Antes de empezar: comprueba que Google Cloud está activado en tu cuenta. Para obtener más información, consulta el artículo Activar o desactivar Google Cloud para los usuarios.

  1. En la herramienta de exportación de datos, haz clic en Acceder al archivo. También puedes hacerlo desde el correo electrónico de confirmación.
  2. Comprueba el estado de la exportación en la consola de administración o en Google Cloud Storage:
    1. En la página "Exportación de datos" de la consola de administración se muestra uno de los siguientes indicadores de estado en el archivo de la exportación:
      1. Error: los datos no se han exportado.
      2. Completada con errores: en el archivo faltan algunos datos que no se han exportado.
      3. Finalizada: se han exportado todos los datos.
    2. En el archivo de Cloud Storage, el informe de exportación incluye un resumen de errores si se ha producido algún error. Puedes encontrar más información sobre el contenido de este informe en el apartado Consultar el informe de exportación de datos de esta página.

    Si se han producido errores en la exportación, puedes probar a exportar solo los datos que faltan. Para obtener instrucciones, consulta la sección Reintentar la exportación de las partes fallidas de esta página.

  3. Cuando quieras ver y descargar los datos exportados, haz clic en la carpeta raíz del archivo de Cloud Storage. La carpeta raíz contiene una lista de las carpetas de los usuarios. La carpeta de cada usuario contiene un archivo ZIP con los datos de ese usuario.

    Nota: Algunos datos, como los archivos de unidades compartidas, pertenecen a una cuenta de servicio y no a un usuario concreto. En el archivo de exportación, las cuentas de servicio se llaman "Recurso".

  4. Haz clic en un archivo ZIP para descargar los datos de ese usuario.
  5. Descomprime el archivo para consultar los datos del usuario por producto.

Reintentar la exportación de las partes fallidas

Si la exportación no incluye todos los datos, estos aparecerán como errores en el informe de exportación. Al repetir las partes fallidas, lo que se conoce como "solución", la herramienta de exportación de datos inicia un nuevo proceso para exportar únicamente los datos que faltan.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la consola de administración, ve al panel derecho, en Herramientas, y haz clic en Exportación de datos.

  3. Haz clic en Iniciar solución.

    Cuando termine el proceso, recibirás un correo de aviso. Aunque solo el administrador que inicia la exportación de solución recibe una notificación por correo, todos los superadministradores pueden ver la exportación.

    Los datos de la solución se añaden a un nuevo archivo.

  4. Revisa la exportación de solución. Si aún hay errores (faltan datos) después de completar el proceso de solución, repite la exportación. Tienes un límite de 3 intentos de solución para cada exportación.

Importante: La fecha de vencimiento de la exportación sigue siendo la misma, empezando por la primera exportación de datos. La solución no actualiza la fecha de vencimiento.

Si necesitas ayuda para obtener datos que no se han exportado, ponte en contacto con el equipo de Asistencia de Google Workspace. El equipo puede restablecer el plazo de exportación para que puedas iniciar otra exportación completa sin tener que esperar 30 días.

Qué se incluye en un archivo de solución

Los archivos de solución pueden incluir los siguientes datos:

  • Datos que faltaban debido a un error temporal; por ejemplo, una imagen que no se incluyó en un documento durante el proceso de exportación.
  • Datos a los que un usuario ha perdido el acceso entre los intentos de exportación por parte de un administrador; por ejemplo, porque su licencia cambió a una versión inferior.

Los archivos de solución no incluyen los siguientes datos:

  • Datos que faltaban debido a un error permanente; por ejemplo, porque el usuario eliminó o cambió la propiedad de un documento antes de que comenzara el proceso de exportación o entre distintos intentos de exportación.
  • Datos que se exportaron anteriormente, con esta excepción: si un elemento se ha exportado parcialmente (por ejemplo, si en un documento faltaba una imagen o un comentario), la herramienta de exportación de datos intentará exportar todo el elemento de nuevo.

Consultar el informe de exportación de datos

El informe de exportación de datos incluye el estado de la exportación y los metadatos; por ejemplo, qué administrador inició la exportación y cuándo.

  1. En el correo de confirmación o en la herramienta de exportación de datos, haz clic en Acceder al archivo.

    Nota: Aunque solo el administrador que ha iniciado la exportación recibe una notificación por correo electrónico, todos los superadministradores pueden acceder a la exportación.

  2. En la carpeta raíz de tu archivo de exportación de datos, haz clic en el informe. Puedes abrir el informe en un navegador.

Si se ha producido algún error de exportación, en el informe se incluirá la siguiente información:

  • ID de usuario/servicio: identifica las entidades con las que se han producido errores de exportación. Estos identificadores pueden ser el nombre de usuario de una cuenta de usuario, el nombre de un grupo o el ID de una cuenta de servicio. Las cuentas están en orden alfabético.
  • Tipo de cuenta: puede ser uno de los que se indican a continuación.
    • Usuario
    • Grupo
    • Datos propiedad del cliente: son archivos que pertenecen a tu organización, no a usuarios concretos.

      Nota: En el informe se muestran algunos tipos concretos de datos propiedad del cliente, como las unidades compartidas. Estos archivos aparecen como "Recurso".

    • Cuenta de servicio: se trata de una cuenta creada automáticamente para incluir datos sin propietario, como el contenido de Google Jamboard.
  • Archivo: son enlaces a archivos que incluyen el contenido que pertenece al usuario o a la cuenta de servicio en cuestión.
  • Resumen de errores: se indica cuántos archivos se han exportado y cuántos no. Para ver una lista de los archivos que no se han exportado, haz clic en la flecha situada a la izquierda del resumen de errores.

Ejemplo de informe con errores de exportación

Se muestra un informe de datos de muestra.

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