Esportare i dati degli utenti

Vuoi esportare tutti i dati? Vai a Esportare tutti i dati dell'organizzazione.

Versioni supportate per questa funzionalità: Enterprise Plus; Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, ed Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Google Workspace Assured Controls.  Confronta la tua versione

Con lo strumento Esportazione dei dati puoi esportare alcuni o tutti i dati della tua organizzazione in un archivio di Google Cloud Storage e scaricarli. Alcune organizzazioni devono esportare solo alcuni dati e non l'intero set di dati. Ad esempio, un'organizzazione potrebbe aver bisogno di esportare solo i contenuti generati dal reparto vendite.

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Prima di iniziare

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Requisiti

Per esportare i dati della tua organizzazione, devi:

  • Utilizzare un account super amministratore di Google Workspace o Cloud Identity creato da almeno 30 giorni (a meno che tu non abbia creato l'account aziendale meno di 30 giorni fa).
  • Aver attivato la verifica in due passaggi (V2P) per il tuo account. La V2P è obbligatoria solo per l'amministratore che avvia l'esportazione. Per controllare se la V2P è attiva per il tuo account, esamina le impostazioni di sicurezza dell'account.

Per accedere ai dati esportati, devi aver attivato Google Cloud per il tuo o i tuoi account amministratore. Per informazioni dettagliate, vedi Attivare o disattivare Google Cloud per gli utenti.

Quali dati vengono esportati

I super amministratori possono utilizzare i filtri nello strumento Esportazione dei dati per esportare i dati da unità organizzative, gruppi o utenti specifici.

Nota: (versioni di Google Workspace for Education) quando utilizzi i filtri per unità organizzative o gruppi nello strumento Esportazione dei dati, assicurati di selezionare l'etichetta di età Tutti gli utenti di questo gruppo o di questa unità organizzativa hanno compiuto 18 anni. Per maggiori dettagli, vai a Controllare l'accesso ai servizi Google in base all'età.

Di solito, lo strumento Esportazione dei dati esporta gli stessi dati disponibili con Google Takeout per gli utenti. 

Importante: tutte le esportazioni, tranne un'esportazione completa dell'organizzazione nel bucket Cloud Storage fornito da Google, includono solo i dati degli utenti con la licenza Assured Controls.

I seguenti dati non vengono esportati in un'esportazione dei dati filtrata:

  • Le unità organizzative e i gruppi aggiunti nelle 24 ore precedenti potrebbero non essere esportati.
  • Vengono esportati solo i dati di proprietà degli utenti.
    Se i dati non sono di proprietà di un utente, come un documento di un Drive condiviso, non vengono esportati. Ad esempio, se un utente crea un foglio di lavoro e lo archivia in Il mio Drive, il foglio di lavoro è di sua proprietà. Tuttavia, se l'utente crea un foglio di lavoro e lo sposta su un Drive condiviso, non ne sarà più proprietario e i dati non verranno esportati.
    Le funzionalità che non sono di proprietà dei singoli utenti includono:
    • Spazi di Chat e messaggi diretti di gruppo
    • Sites
    • Drive condivisi
    • Calendari secondari

Per esportare i dati di tutti gli utenti e i dati di proprietà dell'organizzazione, ad esempio i contenuti dei Drive condivisi, vedi Esportare tutti i dati dell'organizzazione.

Destinazione per i dati esportati

Lo strumento Esportazione dei dati consente di specificare un bucket Cloud Storage come destinazione per i dati esportati. Se non specifichi un bucket di destinazione, lo strumento fornisce un bucket Cloud Storage temporaneo di proprietà di Google.

Se scegli un bucket di proprietà di Google, i dati esportati vengono eliminati automaticamente dopo 60 giorni dall'inizio dell'esportazione. Vedi Esportare tutti i dati dell'organizzazione. Puoi scegliere se utilizzare un bucket che si trova negli Stati Uniti o in Europa oppure selezionare Nessuna preferenza.

Se scegli il tuo bucket Cloud Storage, l'esportazione include i dati supportati degli utenti con la licenza Assured Controls. I dati esportati si trovano nella regione del bucket e non vengono eliminati automaticamente. Per l'archiviazione dei dati ti vengono addebitate le tariffe standard di Google Cloud.

Per utilizzare il tuo bucket Cloud Storage, devi creare il bucket nella regione desiderata e assegnare questi ruoli all'account di servizio mostrato nella sezione Destinazione:

  • Storage Legacy Bucket Reader

  • Storage Object Creator
  • Storage Object Viewer

Nota: Storage Legacy Bucket Reader è un ruolo precedente predefinito. Per assegnarlo, potresti dover fare clic su Gestisci ruoli e creare un ruolo personalizzato che utilizzi questo ruolo precedente.

In alternativa, puoi anche concedere le seguenti autorizzazioni di accesso all'account di servizio:

  • storage.buckets.get
  • storage.objects.create
  • storage.objects.get
Esportazione continua

È possibile pianificare e automatizzare le esportazioni ricorrenti. La funzionalità di esportazione continua ti consente di impostare una configurazione di estrazione specifica e quindi di eseguire l'esportazione in modalità continua. Lo strumento Esportazione dei dati esegue automaticamente l'esportazione continua, avviando in modo automatico una nuova esportazione cinque giorni dopo l'inizio di quella precedente. L'esportazione inizierà al termine di quella precedente, se ancora in corso, creando un nuovo archivio a ogni esecuzione.

Importante: le esportazioni continue includono solo i dati degli utenti con la licenza Assured Controls.

 

Passaggio 1: esporta i dati degli utenti

Per questa attività, devi aver eseguito l'accesso come super amministratore.

  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).

  2. Nella Console di amministrazione, nel riquadro a destra in Strumenti, fai clic su Esportazione dei dati.

  3. Fai clic su Configura nuova esportazione.
  4. Nella casella Nome, inserisci un nome per l'esportazione.
  5. Nella casella Ambito, seleziona i dati degli utenti da esportare.

    Per esportare tutti i dati dell'organizzazione, inclusi quelli disponibili solo per gli amministratori, seleziona Esporta tutti i dati utente e salta il passaggio successivo. Per ulteriori informazioni, vedi Esportare tutti i dati dell'organizzazione.

    Per esportare i dati degli utenti selezionati, seleziona Esporta i dati per utenti specifici e scegli se identificare gli utenti in base all'unità organizzativa, al gruppo o ai singoli nomi utente.
     
  6. Identifica le unità organizzative, i gruppi o i nomi utente da esportare.
    Seleziona la casella Aggiungi > effettua la tua selezione > fai clic su Fine.

    Se selezioni un'unità organizzativa, vengono esportati solo i membri diretti dell'unità organizzativa selezionata, non le unità organizzative secondarie. Ad esempio, se l'unità organizzativa Finanza ha due unità organizzative secondarie, Europa e Asia, e selezioni l'unità organizzativa Finanza, vengono esportati solo gli utenti diretti in Finanza, non le unità organizzative Europa e Asia.
     
  7. (Facoltativo) Configura l'esportazione continua.
    Nella sezione Esportazione continua, seleziona la casella di controllo.

    Nota: solo le organizzazioni con il componente aggiuntivo Assured Controls visualizzano le sezioni Esportazione continua e Destinazione.
  8. Nella sezione Destinazione, scegli dove salvare i dati esportati.
    Lo strumento Esportazione dei dati può esportare i dati utente in un bucket Cloud Storage di proprietà di Google o in un bucket Cloud Storage di tua proprietà. Per ulteriori informazioni, vedi Destinazione per i dati esportati.

    Per utilizzare un bucket Cloud Storage temporaneo di proprietà di Google, seleziona Bucket Cloud di proprietà di Google e scegli la regione per il bucket (Stati Uniti, Europa o Nessuna preferenza).

    Per scegliere il bucket Cloud Storage di tua proprietà, seleziona Il tuo bucket e inserisci il nome del bucket che hai creato.
  9. Fai clic su Avvia esportazione.

Quando avvii un'esportazione, tutti i super amministratori ricevono un'email in cui viene comunicata l'esistenza di un'esportazione in attesa. L'esportazione sarà disponibile non prima di 48 ore dopo l'avvio. Questo periodo di attesa contribuisce a tutelare la sicurezza dei dati della tua organizzazione.

Un'esportazione dei dati di solito richiede 72 ore, ma in base alle sue dimensioni possono essere necessari fino a 14 giorni. Tutti i super amministratori ricevono un'email di notifica al termine del processo. Tutti i super amministratori possono visualizzare l'esportazione.

Nota: se il tuo Account Google perde i privilegi di super amministratore mentre è in corso un'esportazione avviata da te, questa viene automaticamente annullata. I dati non saranno esportati e gli altri super amministratori riceveranno una notifica via email che indica che l'esportazione non è riuscita.

Passaggio 2: visualizza e scarica i dati esportati

Dalla tabella Esportazione dei dati puoi aprire una visualizzazione dettagliata che ti consente di:  

  • Esaminare l'ambito dell'esportazione
  • Verificare lo stato dell'esportazione
  • Visualizzare l'archivio 
  • Apportare una correzione in caso di errore di esportazione
  1. Accedi alla Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).

  2. Nella Console di amministrazione, nel riquadro a destra in Strumenti, fai clic su Esportazione dei dati.

  3. Nella tabella Esportazione dei dati, fai clic sul nome dell'esportazione.
    Si apre la visualizzazione dei dettagli.
  4. In Ambito puoi vedere quale gruppo o unità organizzativa è stata esportata.
  5. In Stato puoi vedere se l'esportazione è stata eseguita correttamente o se si sono verificati problemi: 
    • Non riuscita: non sono stati esportati dati.
    • Errori: alcuni dati non sono presenti nell'archivio.
    • Completata: sono stati esportati tutti i dati.
  6. Per visualizzare l'archivio, fai clic su Azionie poiVisualizza archivio.
  7. Per eseguire una correzione, fai clic su Azionie poiCorreggi.
    Nota: la correzione (nuovo tentativo di esportazione degli errori) non è disponibile per le esportazioni continue. Lo strumento Esportazione dei dati proverà nuovamente a eseguire l'esportazione durante la successiva esecuzione pianificata.

Quando è tutto pronto per visualizzare e scaricare i dati esportati:

  1. Per eseguire una correzione, fai clic sulla cartella principale nel bucket Cloud Storage. La cartella principale contiene un elenco di cartelle utente. Ciascuna cartella utente contiene un file ZIP con i dati di un utente.
    Nota: alcuni dati, ad esempio i file dei Drive condivisi, sono di proprietà di un account di servizio e non di un utente. Nell'archivio di esportazione, gli account di servizio sono chiamati "Risorsa".
  1. Fai clic sul file ZIP per scaricare i dati dell'utente.
  2. Decomprimi il file per esaminare i dati dell'utente in base al prodotto.

Annullare un'esportazione continua

Lo strumento Esportazione dei dati etichetta gli archivi creati con esportazioni ricorrenti automatiche con un tag Continua. Per interrompere le esportazioni future, seleziona Disattiva l'esportazione continua dal menu a discesa Azioni per l'archivio in questione. L'etichetta diventa Disattivata

Nota: la disattivazione dell'esportazione continua annulla il processo di esportazione ricorrente. Non puoi riavviare la procedura annullata. Per riprendere, devi creare una nuova esportazione ricorrente automatica.

 

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