Si quieres exportar todos los datos, consulta el artículo Exportar todos los datos de tu organización.
Con la herramienta de exportación de datos, puedes exportar todos los datos de tu organización o parte de ellos a un archivo de Google Cloud Storage y descargarlo. Algunas organizaciones solo necesitan exportar determinados datos, y no todo el conjunto. Por ejemplo, puede que una organización solo necesite exportar el contenido que ha generado el departamento de Ventas.
Si quieres que tus usuarios puedan descargar sus datos, permite el uso de Google Takeout y recomiéndales que consulten el artículo Cómo descargar datos de Google.
Antes de empezar
RequisitosPara exportar los datos de tu organización, debes cumplir los siguientes requisitos:
- Utilizar una cuenta de superadministrador de Google Workspace o Cloud Identity con una antigüedad mínima de 30 días (a menos que hayas creado la cuenta de tu organización hace menos de 30 días).
- Haber activado la verificación en dos pasos en tu cuenta. La implementación de la verificación en dos pasos solo es obligatoria para el administrador que inicia la exportación. Para comprobar si la verificación en dos pasos está activada en tu cuenta, revisa la configuración de seguridad de tu cuenta.
Para acceder a los datos exportados, debes tener Google Cloud activado en tus cuentas de administrador. Para obtener información detallada, consulta el artículo Activar o desactivar Google Cloud para los usuarios.
Tu edición de Google Workspace determina qué funciones de exportación puedes usar.
| Assured Controls y Assured Controls Plus | Enterprise Essentials Plus, Enterprise Plus, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus |
Todas las demás ediciones de Google Workspace | |
|---|---|---|---|
| Exportar todos los datos de tu organización | ✔ | ✔ | ✔ |
| Exportar datos filtrados de un solo usuario | ✔ | ✔ | ✔ |
| Exportar datos filtrados de una unidad organizativa, un grupo o hasta 100 usuarios | ✔ | ✔ | |
| Exportar datos filtrados de uno o varios servicios principales de Workspace | ✔ | ||
| Exportar datos filtrados de una sola etiqueta de Drive | ✔ | ||
| Exportar datos filtrados de los últimos 7, 30 o 90 días | ✔ | ||
| Ejecutar exportaciones continuas | ✔ | ||
| Exportar datos a tu propio segmento de Cloud Storage (almacenamiento de datos local) | ✔ | ||
| Número de exportaciones simultáneas | 2 | 2 |
Selecciona una de las siguientes opciones:
|
| Intervalo mínimo entre las exportaciones de datos completas | Ninguno | Ninguno | 30 días |
Los superadministradores pueden usar filtros en la herramienta de exportación de datos para exportar datos de unidades organizativas, grupos o usuarios específicos. Los datos también se pueden filtrar por servicio (por ejemplo, Gmail o Drive), por una etiqueta de Drive concreta o por un periodo determinado.
Nota relativa a ediciones de Google Workspace for Education: Cuando filtres por unidad organizativa o por grupo en la herramienta de exportación de datos, debes seleccionar la etiqueta de edad Todos los usuarios de este grupo o esta unidad organizativa son mayores de 18 años. Consulta más información en el artículo Controlar el acceso a los servicios de Google por edad.
Por lo general, la herramienta de exportación de datos exporta los mismos datos que están a disposición de los usuarios en Google Takeout. Para saber qué datos se exportan de cada servicio, consulta la lista incluida en el artículo Exportar todos los datos de tu organización.
En las exportaciones de datos filtrados no se incluyen los siguientes datos:
- Es posible que las unidades organizativas y los grupos que se hayan añadido en las últimas 24 horas no se exporten.
- Solo se exportan los datos que pertenecen a los usuarios.
Si los datos no son propiedad de un usuario, como un documento de una unidad compartida, no se exportarán. Por ejemplo, cuando un usuario crea una hoja de cálculo y la almacena en Mi unidad, se convierte en el propietario de la hoja. No obstante, si el usuario crea una hoja de cálculo y la mueve a una unidad compartida, dejará de ser el propietario de la hoja de cálculo. Los datos no se exportarán.
Entre las funciones que no pertenecen a usuarios particulares se incluyen las siguientes:- Espacios de Chat y mensajes directos de grupo
- Sitios web creados con Google Sites
- Unidades compartidas
- Calendarios secundarios
- Los datos de las unidades compartidas no se pueden filtrar por periodo, y se exportan como un lote completo.
Para exportar los datos de toda la organización, incluido el contenido de las unidades compartidas, consulta el artículo Exportar todos los datos de tu organización.
La herramienta de exportación de datos exporta los datos de tu organización a un segmento de Google Cloud Storage (GCS). De forma predeterminada, la herramienta de exportación de datos ofrece un segmento temporal de Cloud Storage proporcionado por Google.
Si tienes Assured Controls y Assured Controls Plus de Google Workspace, puedes especificar un segmento de Cloud Storage de tu propiedad para aprovechar el almacenamiento de datos local. Esta función te ofrece más control sobre la ubicación de tus datos y sobre quién puede acceder a ellos, lo que permite abordar cuestiones relacionadas con la soberanía de los datos.
Si eliges un segmento proporcionado por Google
- Puedes elegir un segmento ubicado en Estados Unidos o Europa, o bien seleccionar la opción Sin preferencia.
- Los datos exportados se eliminan automáticamente 60 días después del inicio de la exportación.
Nota sobre la eliminación: Como los datos se exportan en varios paquetes y no en uno solo, las exportaciones de gran tamaño pueden dar lugar a muchos paquetes de datos durante varios días. Esto significa que algunos paquetes pueden eliminarse antes que otros. Para saber cuándo empezarán a eliminarse los archivos individuales, resta a 60 el número de días que tardó en completarse la exportación. Debes descargar la exportación antes de esa fecha.
Si eliges tu propio segmento de Cloud Storage
Para conservar tus datos durante más de 60 días, debes crear una exportación personalizada y elegir tu propio segmento de Cloud Storage. Consulta el artículo Exportar datos de Workspace con el almacenamiento de datos local para obtener más información.
Después de iniciar una exportación, todos los superadministradores reciben un correo en el que se indica que hay una exportación de datos pendiente. La exportación no estará disponible antes de que transcurran 48 horas desde su inicio. Este periodo de espera ayuda a proteger los datos de tu organización.
El proceso de exportación suele tardar 72 horas en completarse, aunque puede prolongarse hasta 14 días si hay un gran volumen de datos. Todos los superadministradores reciben una notificación por correo electrónico cuando termina el proceso y pueden ver la exportación.
En las exportaciones continuas, solo se incluyen datos de usuarios que tengan la licencia de Assured Controls.
Puedes programar y automatizar las exportaciones continuas. La función de exportación continua te permite definir una configuración específica de exportación de datos de administrador y ejecutar esa exportación de forma continua. La herramienta de exportación de datos ejecuta automáticamente el proceso de exportación de forma continua e inicia una nueva exportación automáticamente cinco días después de que se iniciara la anterior. Si la exportación anterior sigue en curso, la siguiente se iniciará cuando esta finalice y se creará un archivo con cada ejecución.
La herramienta de exportación de datos etiqueta los archivos creados a partir de exportaciones continuas automáticas con la etiqueta Continua.
Detener o pausar exportaciones continuas
- Para detener o pausar futuras exportaciones de un archivo, abre su menú desplegable Acciones y selecciona Desactivar exportación continua. La etiqueta cambiará a Desactivada.
- Cuando quieras reanudar las exportaciones continuas del archivo, selecciona Activar exportación continua.
Editar una exportación continua
Para cambiar los datos que se incluirán en las futuras exportaciones o indicar un destino diferente, abre el menú desplegable Acciones del archivo en cuestión y selecciona Editar exportación. Haz los cambios que quieras y, a continuación, haz clic en Actualizar exportación. A partir de ese momento, se usará la nueva configuración.
Exportar datos de los usuarios
Para hacer esta tarea, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.
-
Inicia sesión con una cuenta de administrador en consola de administración de Google.
Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.
-
Ve a Exportación de datos.
- Haz clic en Configurar nueva exportación.
- En el cuadro Nombre, introduce un nombre para la exportación.
- En el cuadro Permiso, selecciona los datos de los usuarios que quieras exportar:
- Para exportar todos los datos de tu organización, incluidos los que solo están disponibles para administradores, selecciona Exportar todos los datos de usuario de toda la organización y sáltate el siguiente paso. Consulta más información en el artículo Exportar todos los datos de tu organización.
- Para exportar los datos de los usuarios seleccionados, selecciona Exportar datos de usuarios específicos y elige si quieres identificar a los usuarios por unidad organizativa, grupo o nombre de usuario concreto.
- (Opcional) Decide si quieres exportar datos de grupos, unidades organizativas o nombres de usuario. A continuación, haz clic en el cuadro de selección e indica o escribe la opción que prefieras.
- Cuando seleccionas una unidad organizativa, solo se exportan los miembros directos de esa unidad organizativa, no sus unidades secundarias. Por ejemplo, pongamos que tenemos una unidad organizativa Finanzas que tiene dos unidades organizativas secundarias: Europa y Asia. Si seleccionas la unidad organizativa Finanzas, solo se exportarán los usuarios directos que incluya. Las unidades organizativas Europa y Asia no se exportarán.
- En el cuadro Servicio, selecciona los servicios cuyos datos quieras exportar.
- (Opcional) En el cuadro Etiquetas, puedes exportar datos con una etiqueta específica de Google Drive. Selecciona la etiqueta de Drive que quieras en el desplegable.
- En el cuadro Periodo y tipo, elige un intervalo de fechas para exportar datos de Google Drive, Gmail y Chat de un periodo concreto, o bien configura exportaciones continuas. Consulta más información sobre las exportaciones continuas.
Nota: Los archivos de unidades compartidas no se pueden filtrar por periodo. - (Opcional) Para configurar la exportación continua, marca la casilla correspondiente.
Nota: Solo las organizaciones que tienen el complemento Assured Controls pueden ver la casilla Exportación continua. - En el cuadro Destino, elige dónde quieres guardar los datos exportados.
La herramienta de exportación de datos puede exportar los datos de los usuarios a un segmento de Cloud Storage proporcionado por Google o de tu propiedad. Consulta más información sobre dónde se almacenan los datos exportados.- Para usar un segmento temporal proporcionado por Google, selecciona Segmento proporcionado por Google y elige la región del segmento: Estados Unidos, Europa o Sin preferencia.
Nota: La opción del segmento temporal de Cloud Storage proporcionado por Google no está disponible en las exportaciones continuas.
- Para elegir tu propio segmento de Cloud Storage, selecciona Tu segmento e introduce el nombre del segmento que has creado. Ejemplo: my-gws-data-export-bucket
- Para usar un segmento temporal proporcionado por Google, selecciona Segmento proporcionado por Google y elige la región del segmento: Estados Unidos, Europa o Sin preferencia.
- Haz clic en Iniciar exportación.
Consultar y descargar los datos exportados
Una vez que se haya completado la exportación de datos, los superadministradores de tu organización recibirán una notificación por correo con un enlace para ver el archivo. También puedes acceder al archivo mediante la consola de administración de Google.
-
Inicia sesión con una cuenta de administrador en consola de administración de Google.
Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la consola de administración.
-
Ve a Exportación de datos.
- En la tabla de exportación de datos se muestran todas tus exportaciones de datos e incluye lo siguiente:
- Nombres de exportaciones
- Fechas de inicio y finalización más recientes
- Quién ha configurado cada exportación
- Estado de exportación
- Acciones que puedes llevar a cabo con los datos exportados
- En la tabla de exportación de datos, haz clic en el nombre de la exportación para abrir una vista detallada.
- En Alcance, puedes ver qué usuarios, grupos o unidades organizativas se han exportado.
- En Estado, puedes comprobar si la exportación se ha ejecutado completamente o si ha habido errores:
- Error: los datos no se han exportado.
- Errores: faltan algunos datos del archivo
- Finalizada: se han exportado todos los datos.
- Para ver el archivo, haz clic en Acciones
Ver archivo.
- Si la exportación de datos se ha completado con errores, puedes ejecutar una solución.
Para ver y descargar datos exportados, siga estos pasos:
- En la interfaz de Cloud Storage, haz clic en la carpeta raíz. La carpeta raíz contiene una lista de las carpetas de los usuarios. La carpeta de cada usuario contiene un archivo ZIP con los datos de ese usuario.
Nota: Algunos datos, como los archivos de unidades compartidas, pertenecen a una cuenta de servicio y no a un usuario concreto. En el archivo de exportación, las cuentas de servicio se llaman "Recurso".
La interfaz de Cloud Storage solo permite descargar objetos concretos. Para descargar una carpeta o varios objetos a la vez, utiliza la herramienta de línea de comandos gsutil.
Ejemplo:
gsutil -m cp -r \
"gs://[gsutil URI for your takeout bucket]" \
.
- Haz clic en el archivo ZIP para descargar los datos de ese usuario.
- Descomprime el archivo para consultar los datos del usuario por producto.
