Điều khoản về tính năng chữ ký điện tử bản beta áp dụng khi bạn sử dụng phiên bản trước khi phát hành rộng rãi của tính năng bản beta trong Google Tài liệu và Google Drive đối với chữ ký điện tử của các tài liệu ("Chữ ký điện tử bản beta").
Google không phải là một bên tham gia trong các tài liệu được ký kết bằng Chữ ký điện tử bản beta
Mọi tài liệu được ký kết bằng Chữ ký điện tử bản beta là vấn đề riêng của các bên tham gia ký kết tài liệu đó. Bằng việc sử dụng Chữ ký điện tử bản beta, bạn đồng ý tiến hành các giao dịch bằng phương thức điện tử thông qua dịch vụ này với bên còn lại liên quan đến tài liệu.
Bạn nắm quyền quyết định người hợp tác với mình
Nếu bạn gửi tài liệu để lấy chữ ký, hãy đảm bảo bạn gửi tài liệu đến địa chỉ email của đúng người và người đó có quyền ký kết tài liệu đó. Nhớ kiểm tra để đảm bảo tài liệu được chia sẻ cho đúng người trước khi chia sẻ để lấy chữ ký. Nếu bạn nhận được tài liệu cần ký, hãy đảm bảo bạn đã kiểm tra để xác nhận danh tính của người gửi. Bất kỳ ai có quyền truy cập vào tài khoản email nhận được yêu cầu xin chữ ký điện tử (dù có hay không có sự cho phép của chủ sở hữu tài khoản) đều có thể ký kết tài liệu khi đường liên kết chưa hết hạn (chẳng hạn như trường hợp yêu cầu xin chữ ký bị huỷ). Ngoài ra, nếu cập nhật địa chỉ email, chủ Tài khoản Google vẫn có thể ký những tài liệu mà bạn gửi đến địa chỉ email cũ của họ (giả sử cả email mới và email cũ đều được liên kết với cùng một tài khoản cơ bản). Do đó, bạn phải đảm bảo người nhận đường liên kết và ký tên là đúng người. Ngoài ra, hãy lưu ý rằng bên tham gia ký kết có thể cần phải đồng ý với các điều khoản của Google trước khi ký tài liệu.
Bạn nắm quyền kiểm soát nội dung của tài liệu
Bạn chịu hoàn toàn trách nhiệm đảm bảo các tài liệu mà bạn gửi hoặc nhận thông qua tính năng Chữ ký điện tử bản beta để ký kết đều thể hiện sự hiểu biết đầy đủ, sau cùng về thoả thuận của bạn với bên tham gia ký kết.
|
Mỗi bên phải xem xét và thống nhất về bản nháp của tài liệu trước khi ký kết thông qua tính năng Chữ ký điện tử bản beta. Đừng chỉnh sửa bất cứ nội dung gì trên tài liệu mà không thông báo cho bên còn lại và cho họ cơ hội xem xét nội dung thay đổi trước khi ký kết tài liệu. Trong quá trình hoàn tất tài liệu với bên còn lại mà bạn dự định ký kết, tất cả nhận xét và nội dung chỉnh sửa được đề xuất trong tài liệu đều phải được giải quyết trước khi ký kết. Ngoài ra, đừng thêm nhận xét vào tệp PDF đã ký, vì việc này có thể tạo ra một tệp mới làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của thoả thuận cơ bản hoặc gây nhầm lẫn cho bạn và bên tham gia ký kết về thoả thuận sau cùng. |
Bạn nắm quyền kiểm soát những tài liệu được ký kết
Mặc dù nhiều khu vực tài phán xem chữ ký điện tử tương đương với chữ ký tay nhưng bạn có trách nhiệm kiểm tra để đảm bảo rằng hợp đồng cụ thể của mình có thể được ký kết bằng phương thức điện tử. Vui lòng tham khảo ý kiến của luật sư nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về việc sử dụng chữ ký điện tử để ký kết hợp đồng tại khu vực tài phán của bạn, cũng như để xác nhận mọi yêu cầu khác mà một bên cần tuân thủ khi ký kết tài liệu bằng phương thức điện tử.
|
Không phải tài liệu nào cũng đủ điều kiện để ký kết bằng chữ ký điện tử ở mọi khu vực tài phán. Ví dụ: Các loại tài liệu mà các khu vực tài phán thường sẽ yêu cầu chữ ký tay bao gồm giấy uỷ thác, di chúc, bản bổ sung di chúc, giấy uỷ quyền và chứng thư. Hãy tham khảo ý kiến của một luật sư ở khu vực tài phán của bạn để đảm bảo mọi tài liệu mà bạn dự định ký kết bằng tính năng Chữ ký điện tử bản beta đều có thể thực thi tại khu vực tài phán của bạn. |
Trong giai đoạn thử nghiệm beta này, mọi tài liệu được gửi đi để lấy chữ ký thông qua tính năng Chữ ký điện tử bản beta có thể chỉ thêm được một trường chữ ký. Nếu chỉ có một trường chữ ký trong tài liệu thì chỉ người có quyền truy cập vào đường liên kết yêu cầu chữ ký mới có thể thêm chữ ký của họ vào tài liệu. Trong những trường hợp đó, người gửi tài liệu và người ký tài liệu sẽ là các bên tham gia trong bản tài liệu sau cùng được ký kết. Nếu một trong hai người thay mặt cho một pháp nhân khi gửi hoặc ký tài liệu thì pháp nhân đó sẽ là bên tham gia ký kết tài liệu chứ không phải là cá nhân đó. Nếu đối phương có trách nhiệm ký kết thay mặt cho một pháp nhân, bạn phải đảm bảo rằng người đó có quyền ràng buộc pháp nhân đó với tài liệu được ký kết.
Bản sao và việc lưu trữ tài liệu điện tử
Mặc dù Google sẽ cố gắng gửi bản sao của tài liệu đã ký kết qua email cho tất cả các bên và lưu một bản sao trong tài khoản Drive của mỗi bên nhưng Google không thể đảm bảo rằng tất cả các bên sẽ nhận được bản sao đó. Ví dụ: Chế độ cài đặt email của bạn (hoặc của bên tham gia ký kết) có thể không cho phép nhận bản sao tài liệu. Do đó, bạn chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với việc giữ lại một bản sao của thoả thuận đã ký kết để lưu trữ hồ sơ của riêng bạn cũng như việc xác nhận với các bên tham gia ký kết để đảm bảo họ cũng đã nhận được một bản sao để lưu trữ hồ sơ. Bạn nên giữ lại mọi email nhận được từ tính năng Chữ ký điện tử bản beta mà có chứa tài liệu đã ký kết vì email này có thể sẽ hữu ích nếu sau này bạn cần kiểm tra lại để xác nhận những nội dung đã ký.
|
Một số bên có thể không nhận được bản sao của các tài liệu đã được ký kết (ví dụ: bản sao có thể không được gửi đi do lỗi kỹ thuật hoặc các bộ lọc thư rác có thể từ chối email chứa bản sao đã được ký kết). Vì vậy, hãy liên hệ với các bên để đảm bảo rằng mọi người đều đã nhận được một bản sao. Nếu các bên vẫn có khả năng truy cập vào tài liệu đã được ký kết thông qua dịch vụ Chữ ký điện tử bản beta, hãy đảm bảo rằng bạn và các bên khác đều đã giữ lại một bản sao riêng của tài liệu đó trước khi xoá tệp hoặc thay đổi quyền truy cập. |
Google không thể đảm bảo rằng bản sao của các tài liệu đã được ký kết sẽ luôn được cung cấp thông qua các dịch vụ của Google (ví dụ: trong trường hợp bạn xoá Tài khoản Google của mình). Để đảm bảo lưu giữ bản sao của tất cả các tài liệu được ký kết thông qua tính năng Chữ ký điện tử bản beta, bạn nên lưu trữ riêng một bản sao của tất cả các tài liệu đã được ký kết.
|
Vì Chữ ký điện tử bản beta là dịch vụ được cung cấp trước khi phát hành rộng rãi nên có khả năng bạn sẽ bị mất quyền truy cập trực tuyến hoặc không nhận được bản sao của tài liệu đã ký kết. Đừng dựa vào tính năng Chữ ký điện tử bản beta để lưu trữ trực tuyến các tài liệu đã ký kết. Hãy nhớ lưu giữ ngoại tuyến một bản sao riêng sau khi ký kết. Ngoài ra, xin lưu ý rằng trong giai đoạn trước khi phát hành, bạn không nên dựa vào quy trình xuất dữ liệu tiêu chuẩn của Google để lấy bản sao của các tệp đã ký, vì những tệp đó sẽ là loại dữ liệu không được hỗ trợ. |
Chỉ sử dụng cho công việc; Trong cùng khu vực tài phán
Bạn chỉ có thể sử dụng tính năng Chữ ký điện tử bản beta cho mục đích công việc, chứ không được dùng cho mục đích cá nhân, gia đình hoặc hộ gia đình. Bạn cũng chỉ được gửi đến (hoặc ký kết các hợp đồng được gửi từ) những bên tham gia ở cùng khu vực tài phán với bạn.
Quyền truy cập vào thông tin về chữ ký và tài liệu
Bản sao của những tài liệu được ký kết thông qua tính năng Chữ ký điện tử bản beta có chứa các chữ ký dựa trên chứng chỉ để giúp xác định danh tính các bên. Siêu dữ liệu đi kèm của tài liệu (cũng như bất cứ nhật ký kiểm tra nào mà tính năng Chữ ký điện tử bản beta có thể cung cấp) có thể bao gồm địa chỉ email của mỗi bên, cũng như những thông tin khác về tài liệu, Tài khoản Google (như giá trị nhận dạng được gán biệt danh liên kết với tài khoản đó), thiết bị mà các bên sử dụng (chẳng hạn như địa chỉ IP) và những thông tin khác (như ngày và giờ). Bất cứ ai có quyền truy cập vào tài liệu cơ bản đều sẽ có quyền truy cập vào thông tin này cùng với tài liệu đã được ký kết.
Thông tin cảnh báo của Adobe Reader và Acrobat
Nếu sử dụng Adobe Reader hoặc Acrobat để mở một tài liệu được ký kết bằng tính năng Chữ ký điện tử bản beta của chúng tôi, có thể bạn sẽ được cảnh báo về vấn đề liên quan đến chữ ký trong tài liệu. Nội dung tuyên bố của Adobe về tính hợp lệ của chữ ký chỉ liên quan đến chứng chỉ mà Google sử dụng để ký tài liệu theo phương thức điện tử, chứ không liên quan đến chữ ký của bên ký kết.
|
Bạn có thể tránh xem cảnh báo này bằng cách chọn tin tưởng chứng chỉ này theo cách thủ công (chứng chỉ này có tên là "Google <esignature@google.com>") theo các bước sau đây:
|
Xoá
Bạn cần đảm bảo rằng bạn và các bên ký kết có thể truy cập vào mọi tài liệu đã ký kết trước khi xoá. Nếu bạn chọn xoá các tài liệu được tạo hoặc được ký kết bằng tính năng Chữ ký điện tử bản beta, có thể chúng tôi sẽ mất nhiều thời gian hơn để xoá mọi tài liệu được liên kết so với các tài liệu khác trên Drive trong thời gian trước khi phát hành rộng rãi.
Người dùng ở Brazil
Ở khu vực tài phán của bạn, nếu bạn dùng những tài liệu được ký kết bằng tính năng Chữ ký điện tử bản beta thì bạn có thể gặp có nhiều rủi ro hơn về khả năng thực thi. Bạn nên xem xét những rủi ro này với một luật sư có giấy phép hành nghề trước khi sử dụng tính năng Chữ ký điện tử bản beta.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm
Mọi thông tin và cảnh báo nêu trong các điều khoản này liên quan đến khả năng thực thi của các hợp đồng được ký kết theo phương thức điện tử chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung chứ không nhằm mục đích tư vấn pháp lý. Google không thể và không đảm bảo rằng việc sử dụng tính năng Chữ ký điện tử bản beta sẽ mang lại hợp đồng có thể thực thi tại khu vực tài phán của bạn. Bạn nên tham khảo ý kiến của một luật sư có giấy phép hành nghề tại khu vực tài phán của mình nếu có câu hỏi về việc sử dụng chữ ký điện tử và hợp đồng điện tử.
