Deze Voorwaarden voor de bètaversie van e-handtekeningen gelden voor je gebruik van de versie voorafgaand aan de algemene release van de bètafunctie voor Google Documenten en Google Drive om documenten elektronisch te ondertekenen (de 'Bètaversie van e-handtekeningen').
Google is geen partij in documenten die worden ondertekend met de Bètaversie van e-handtekeningen
Een document dat met de Bètaversie van e-handtekeningen wordt ondertekend, is alleen tussen de partijen die bij dat document betrokken zijn. Door de Bètaversie van e-handtekeningen te gebruiken, ga je ermee akkoord transacties elektronisch uit te voeren via de service met de andere partij van het document.
Jij bepaalt met wie je zaken doet
Als je een document voor ondertekening verstuurt, moet je het naar het juiste e-mailadres sturen en zeker weten dat de persoon gemachtigd is om het document te ondertekenen. Controleer of het document wordt gedeeld met de juiste mensen voordat je het deelt om te ondertekenen. Als je een document krijgt om te ondertekenen, controleer je de identiteit van de afzender. Iedereen die toegang heeft tot een e-mailaccount dat een e-handtekeningverzoek krijgt (met of zonder toestemming van de accounteigenaar) kan het document ondertekenen totdat de link verloopt (bijvoorbeeld als het handtekeningverzoek wordt geannuleerd). Verder kunnen Google-accounthouders die hun e-mailadres updaten, documenten ondertekenen die je naar hun oude e-mailadres hebt gestuurd (ervan uitgaande dat het nieuwe en het oude e-mailadres beide aan hetzelfde onderliggende account zijn gekoppeld). Zorg er dus voor dat de juiste persoon de link krijgt en het document ondertekent. Houd er ook rekening mee dat de wederpartij misschien akkoord moet gaan met de voorwaarden van Google voordat deze het document kan ondertekenen.
Jij beheert de inhoud van je documenten
Jij bent er als enige voor verantwoordelijk dat documenten die je via de Bètaversie van e-handtekeningen stuurt of krijgt de volledige en definitieve inhoud van je overeenkomst met de wederpartij vertegenwoordigen.
|
Elke partij moet het concept van een document doornemen en accepteren voordat het wordt ondertekend via de Bètaversie van e-handtekeningen. Breng geen wijzigingen aan in het document zonder de andere partij te informeren en de kans te geven de wijzigingen door te nemen voordat het document wordt ondertekend. Als onderdeel van het definitief maken van het document met de andere partij moeten alle voorgestelde bewerkingen en opmerkingen in het document worden opgelost voordat het document wordt ondertekend. Voeg ook geen reacties toe aan een ondertekend pdf-bestand. Er wordt dan misschien een nieuw bestand gemaakt dat de integriteit van de onderliggende overeenkomst beïnvloedt of anderszins verwarring kan veroorzaken voor jou en de wederpartij met betrekking tot de definitieve overeenkomst. |
Jij bepaalt welke documenten worden ondertekend
Hoewel elektronische handtekeningen in veel jurisdicties worden behandeld als het equivalent van een traditionele handtekening, ben jij er verantwoordelijk voor dat je specifieke contract elektronisch kan worden ondertekend. Neem contact op met een advocaat als je vragen hebt over het gebruik van elektronische handtekeningen voor een contract in je jurisdictie en over eventuele andere vereisten waaraan een partij moet voldoen bij het elektronisch ondertekenen van een document.
|
Niet alle documenten komen in aanmerking voor elektronische ondertekening in elke jurisdictie. Documenten waarvoor jurisdicties meestal een traditionele handtekening vereisen, zijn trusts, testamenten, codicillen, volmachten en akten. Overleg met een advocaat in je jurisdictie om te zorgen dat documenten die je via de Bètaversie van e-handtekeningen wilt ondertekend, kunnen worden afgedwongen in je jurisdictie. |
Tijdens deze bètaperiode bevat een document dat is verstuurd om te ondertekenen met de Bètaversie voor e-handtekeningen misschien maar één handtekeningveld. Als het document maar één handtekeningveld bevat, kan alleen de persoon die toegang heeft tot de link met het handtekeningverzoek een handtekening toevoegen aan het document. In die gevallen zijn de persoon die het document stuurt en de persoon die het document ondertekent, partij in het uiteindelijk ondertekende document. Als een van de personen optreedt namens een juridische entiteit bij het versturen of ondertekenen van het document, is die entiteit een partij in het document in plaats van de persoon die deze vertegenwoordigt. Als de andere persoon handelt namens een entiteit, zorg je dat die persoon de bevoegdheid heeft om die entiteit aan het ondertekende document te binden.
Exemplaren en opslag van elektronische documenten
Google probeert een exemplaar van het ondertekende document naar alle partijen te sturen door een exemplaar in het Drive-account van elke partij te plaatsen, maar Google kan niet garanderen dat alle partijen dit exemplaar krijgen. Je e-mailinstellingen (of die van de wederpartijen) kunnen bijvoorbeeld voorkomen dat iemand het exemplaar krijgt. Als gevolg hiervan ben jij als enige verantwoordelijk voor het bewaren van een exemplaar van de ondertekende overeenkomst voor je eigen administratie en voor het bevestigen bij de wederpartijen dat zij ook een exemplaar voor hun administratie hebben gekregen. Bewaar e-mails van de Bètaversie van e-handtekeningen die het ondertekende document bevatten. Dit kan later van pas komen om vast te stellen wat er is ondertekend.
|
Misschien krijgen niet alle partijen een exemplaar van de ondertekende documenten (er is bijvoorbeeld geen exemplaar verstuurd vanwege een technische fout of de spamfilters laten de e-mail met het ondertekende exemplaar niet door). Neem daarom contact op met de partijen om er zeker van te zijn dat iedereen een exemplaar heeft gekregen. Als het ondertekende document toegankelijk blijft voor partijen via de Bètaversie van e-handtekeningen, zorg er dan voor dat jij en de andere partijen een eigen exemplaar van het document hebben opgeslagen voordat je het bestand verwijdert of de toegangsrechten wijzigt. |
Google kan niet garanderen dat een exemplaar van de ondertekende documenten altijd beschikbaar zal zijn via de services (bijvoorbeeld als je je Google-account verwijdert). Als je een exemplaar wilt bewaren van alle documenten die met de Bètaversie van e-handtekeningen zijn ondertekend, moet je zelf een exemplaar van alle ondertekende documenten opslaan.
|
Omdat de Bètaversie van e-handtekeningen een release is die voorafgaat aan de algemene release, kun je de online toegang tot een exemplaar van een document dat je hebt ondertekend kwijtraken of krijg je misschien geen exemplaar van het document. Vertrouw niet op de Bètaversie van e-handtekeningen voor de online opslag van je ondertekende documenten. Bewaar na het ondertekenen een afzonderlijk exemplaar offline. Tijdens de pre-releaseperiode mag je niet vertrouwen op het standaard exportproces van Google om een exemplaar van ondertekende bestanden te krijgen, omdat deze bestanden van een niet-ondersteund gegevenstype zijn. |
Alleen voor zakelijk gebruik; dezelfde jurisdictie
Je mag de Bètaversie van e-handtekeningen alleen voor zakelijke doeleinden gebruiken en niet voor persoonlijke, gezins- of huishoudelijke doeleinden. Je mag ook alleen overeenkomsten sturen naar (of contracten ondertekenen die worden gestuurd door) wederpartijen die onder dezelfde wettelijke jurisdictie vallen als jij.
Handtekeninginformatie en documenttoegang
Exemplaren van documenten die met de Bètaversie van e-handtekeningen zijn ondertekend, bevatten handtekeningen op basis van certificaten waarmee de partijen kunnen worden geïdentificeerd. De bijbehorende metadata van het document (en elk controlelogboek dat door de Bètaversie van e-handtekeningen wordt geleverd) kunnen het e-mailadres van elke partij bevatten, evenals andere informatie over het document, het Google-account (zoals een gepseudonimiseerde ID die is gekoppeld aan dat account), het apparaat dat door de partij is gebruikt (zoals het IP-adres) en andere details (zoals tijd en datum). Iedereen met toegang tot het onderliggende document heeft toegang tot deze informatie en het ondertekende document.
Waarschuwing bij het gebruik van Adobe Reader en Acrobat
Als je Adobe Reader of Acrobat gebruikt om een document te openen dat is ondertekend met de Bètaversie van e-handtekeningen, krijg je misschien een waarschuwing over problemen met een handtekening in het document. De meldingen van Adobe over de geldigheid van handtekeningen hebben alleen betrekking op het certificaat dat Google gebruikt om het document digitaal te ondertekenen. Ze zijn niet gerelateerd aan de handtekening van de ondertekenaar.
|
Je kunt deze waarschuwing voorkomen door het certificaat (met de naam Google <esignature@google.com>) handmatig te selecteren. Volg hiervoor deze stappen:
|
Verwijdering
Zorg dat jij en de wederpartijen toegang hebben tot alle ondertekende documenten voordat je ze verwijdert. Als je ervoor kiest documenten te verwijderen die zijn gemaakt of ondertekend met de Bètaversie van e-handtekeningen, kan het langer duren voordat we al het bijbehorende materiaal verwijderen dan ander Drive-materiaal in de release voorafgaand aan de algemene release.
Gebruikers in Brazilië
Er kunnen verhoogde handhavingsrisico's zijn verbonden aan het gebruik van documenten die zijn ondertekend met de Bètaversie van e-handtekeningen in jouw jurisdictie. Bespreek deze risico's met een bevoegd advocaat voordat je de Bètaversie van e-handtekeningen gebruikt.
Disclaimer
De informatie en waarschuwingen in deze voorwaarden met betrekking tot de afdwingbaarheid van elektronisch ondertekende contracten zijn uitsluitend bedoeld voor algemene informatiedoeleinden en zijn niet bedoeld als juridisch advies. Google kan niet garanderen dat het gebruik van de Bètaversie van e-handtekeningen leidt tot een afdwingbaar contract in jouw jurisdictie. Neem contact op met een advocaat in je jurisdictie als je vragen hebt over het gebruik van elektronische handtekeningen en elektronische contracten.
