Как изменять ярлыки Диска в организации и отслеживать действия с ними

Эта функция доступна в версиях Frontline Starter и Frontline Standard, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard и Enterprise Plus, Education Standard и Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials и Enterprise Essentials Plus и G Suite Business. Сравнение версий

Как администратор, вы можете просматривать, изменять и удалять ярлыки Диска, используемые в организации. Если вы собираетесь изменить уже опубликованный ярлык, будьте внимательны: это может затронуть все файлы, к которым он применен.

Содержание

• Как посмотреть список ярлыков Диска, используемых в организации
• Как изменить ярлык Диска и его поля
• Почему настройки ярлыка Диска могут быть заблокированы
• Как отключить ярлык Диска
• Как удалить ярлык Диска
• Как отслеживать действия с ярлыками Диска

Как посмотреть список ярлыков Диска, используемых в организации

1. Откройте на компьютере инструмент Label Manager, перейдя на страницу https://drive.google.com/labels.

   У вас должны быть права на управление ярлыками.

2. Чтобы отфильтровать список, нажмите Поиск названия ярлыка и введите текст запроса.
3. Чтобы отсортировать список, нажмите на заголовок Ярлык, Последнее изменение или Статус в таблице.

Как изменить ярлык Диска и его поля

Информацию о том, как изменить ярлыки Диска, примененные к файлам, вы найдете в статье Как добавить ярлыки к файлам на Google Диске.

Как администратор, вы можете переименовать ярлык и доступные в нем поля и варианты. Изменения применяются ко всем объектам с этим ярлыком. Обратите внимание, что поменять тип поля и значение параметра, разрешающего выбор нескольких вариантов, нельзя. Также нельзя изменить ярлык, используемый правилом хранения Google Сейфа, классификации данных или защиты от потери данных (DLP).

1. Откройте на компьютере инструмент Label Manager, перейдя на страницу https://drive.google.com/labels.

   У вас должны быть права на управление ярлыками.

2. Нажмите на ярлык.
3. Измените его. Вы можете не только переименовать поля и варианты, но и отключить или удалить их.
   • Чтобы отключить поле, рядом с ним нажмите на значок "Ещё"Отключить. После этого пользователи не смогут добавлять в него значения, но уже указанные значения им будут видны и доступны в результатах поиска.
   • Чтобы удалить поле, сначала отключите его и опубликуйте ярлык. Затем рядом с полем нажмите на значок "Ещё"Удалить. Поле будет удалено из файлов, к которым оно применялось.
   • Чтобы отключить доступный в поле вариант:
     1. Нажмите на поле, чтобы раскрыть его.
     2. Рядом с вариантом, который хотите отключить, нажмите Ещё и выберите нужный параметр:
        • Чтобы вариант по-прежнему показывался, но пользователи не могли его выбрать, нажмите Показывать, но запретить выбирать.
        • Чтобы скрыть вариант, нажмите Скрыть и отключить.
   • Чтобы удалить доступный в поле вариант, сначала отключите поле и опубликуйте ярлык. Затем рядом с вариантом нажмите на значок "Ещё"Удалить. После этого в ярлыках удаленный вариант будет указываться как "Не настроено".
4. Нажмите Опубликовать изменения.

Почему настройки ярлыка Диска могут быть заблокированы

Если вы используете ярлык в правиле хранения или DLP, этот ярлык нельзя отключить или удалить, а также изменить или удалить его поля и варианты. Чтобы изменить такой ярлык, сначала удалите его из всех правил. Обратите внимание, что ярлыки нельзя использовать в качестве условия или действия в правилах DLP.

Как отключить ярлык Диска

Если вы хотите сохранить ярлык для объектов, к которым он добавлен, и при этом запретить пользователям применять его, отключите этот ярлык.

1. Откройте на компьютере инструмент Label Manager, перейдя на страницу https://drive.google.com/labels.

   У вас должны быть права на управление ярлыками.

2. Рядом с ярлыком, который хотите отключить, нажмите на значок "Ещё"Отключить. Это действие недоступно, если ярлык используется правилом хранения Google Сейфа, классификации данных или защиты от потери данных (DLP).
3. Чтобы подтвердить действие, нажмите Отключить и оставить видимым.

Чтобы повторно включить ярлык, рядом с ним нажмите на значок "Ещё"Включить.

Как удалить ярлык Диска

Чтобы навсегда удалить ярлык из всех объектов, к которым он применяется, и все значения его полей, указанные пользователями:

1. Откройте на компьютере инструмент Label Manager, перейдя на страницу https://drive.google.com/labels.

   У вас должны быть права на управление ярлыками.

2. Если ярлык опубликован, сначала отключите его:
   1. Рядом с ярлыком, который хотите отключить, нажмите на значок "Ещё"Отключить.
   2. Подтвердите действие.
3. Рядом с ярлыком, который хотите удалить, нажмите на значок "Ещё"Удалить. Это действие недоступно, если ярлык используется правилом хранения Google Сейфа, классификации данных или защиты от потери данных (DLP).
4. Чтобы подтвердить действие, нажмите Удалить навсегда.

Как отслеживать действия с ярлыками Диска

Когда пользователь или правило применяет или обновляет ярлык файла, это действие регистрируется в журнале аудита администратора. В запись включаются сведения об установленных ранее и новых значениях ярлыка, а также имя пользователя или название системы, которые внесли изменения.

В журналах аудита администратора для других событий с файлами не регистрируются действия, связанные с ярлыками.

Подробнее о просмотре событий в журнале аудита администратора и журналах отчетов в BigQuery…