Ediciones compatibles con esta función: Frontline Starter y Frontline Standard; Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; y G Suite Business. Comparar ediciones
Nota: Para aplicar etiquetas de Drive a archivos,visita esta página.
Como administrador, puedes crear etiquetas para que los usuarios las apliquen a archivos de Drive. Puedes crear hasta 150 etiquetas, incluidas varias con insignia. Las etiquetas se crean en la consola de administración.
Antes de empezar: Consulta las prácticas recomendadas para las etiquetas.
Paso 1: Crear una etiqueta
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Seguridad
Control de acceso y de datos
- Haz clic en Nueva etiqueta.
- Asigna un nombre a la etiqueta.
- (Opcional) Añada una descripción a la etiqueta. Los usuarios verán la descripción de la etiqueta cuando abran el panel Etiquetas de un archivo.
- (Opcional) En el caso de las etiquetas que tengan un campo con insignia, añade un enlace a la documentación sobre la etiqueta. Los usuarios ven este enlace "Más información" cuando apuntan a la etiqueta con insignia o abren el panel Etiquetas de un archivo.
Continúa con las siguientes secciones para añadir campos (opcional) y publicar tu etiqueta.
Paso 2: (Opcional) Añadir campos a la etiqueta
Puedes añadir hasta 10 campos a una etiqueta para que sea más detallada. Por ejemplo, la etiqueta Departamento podría tener un campo con una lista de opciones como Finanzas, Ingeniería y Legal.
- Con la etiqueta abierta, haz clic en Añadir campos.
- Haz clic en Añadir campo
junto a cada tipo de campo que quieras añadir. A la derecha, verás una vista previa de los campos. Para obtener más información sobre los tipos de campos, consulta la tabla que sigue estos pasos.
Notas:
- Reduce al mínimo el número de campos de una etiqueta para que sea más coherente. Es más probable que los usuarios asignen etiquetas y modifiquen los valores de los campos si pueden hacerlo de forma rápida y fácil.
- Las reglas de protección de datos solo pueden usar etiquetas con campos con insignia o etiquetas con un tipo de campo Lista de opciones de selección única. No se admiten otros tipos de campos.
- Haz clic en Añadir campos.
- Haz clic en un campo para configurar sus opciones, como el nombre del campo, las opciones disponibles, el formato de un campo de fecha o si se permiten varias selecciones. Puedes definir los colores de las insignias y reordenar las opciones de campo.
- (Opcional) Marca el campo Requerir que los usuarios elijan una opción para completar el campo. Importante: Los usuarios ven resaltadas estas etiquetas para animarles a completarlas, pero no se impone el uso de los campos obligatorios.
Si añades una opción, puedes eliminarla antes de publicar la etiqueta. En el campo o la opción de campo que quieras eliminar, haz clic en MásEliminar.
Revisa detenidamente los campos nuevos. Una vez publicada, no podrás cambiar el tipo de los campos. En los campos Lista de opciones o Persona, no puedes cambiar si los usuarios pueden elegir varios valores.
Tipos de campo
| Campo | Qué pueden hacer los usuarios | Información adicional |
|---|---|---|
| Lista de insignias | Elegir una opción de entre una lista de insignias |
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| Lista de opciones | Elegir una o varias opciones de una lista |
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| Número | Indicar un valor numérico | Solo números enteros |
| Fecha | Elegir un día natural | El formato de fecha puede tener los valores Largo: DD de mes del AAAA o Corto: DD/MM/AA. |
| Texto | Escribir en un cuadro de texto | Se permiten 100 caracteres como máximo |
| Persona | Elegir a una persona de los contactos de Workspace |
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Paso 3. Definir quién puede ver o usar una etiqueta
De forma predeterminada, todos los usuarios de tu organización pueden ver y aplicar etiquetas. Edita los permisos de las etiquetas para controlar quién puede verlas, aplicarlas, editar los valores de los campos y buscar por etiquetas. Por ejemplo:
- Añade a estos usuarios y grupos en Permisos avanzados para permitir que los usuarios externos o los grupos que contienen usuarios externos vean y utilicen las etiquetas.
- Para probar una etiqueta nueva, puedes configurar primero el acceso restringido y asignar solo un acceso de grupo a la etiqueta. Después de la prueba, puedes cambiar los permisos para que todos puedan usar la etiqueta.
- Si una etiqueta contiene información confidencial, puedes configurar la opción Acceso restringido para que solo los usuarios que deban tener acceso a esa información puedan verla o usarla.
Nota:
- Se siguen aplicando los permisos de archivo. Por ejemplo, si un usuario tiene acceso de solo lectura a un archivo, solo podrá ver las etiquetas aplicadas a ese archivo, incluso si puede aplicar y definir esas etiquetas.
- Nota: Se puede dar permiso para ver o aplicar etiquetas a cualquier usuario que tenga una cuenta de Google. Sin embargo, solo se pueden aplicar a los elementos que pertenezcan a usuarios con una licencia compatible con las etiquetas o los elementos de Drive de unidades compartidas.
Para definir permisos de etiquetas, sigue estos pasos:
- Si la etiqueta no está abierta, ábrela.
- En el panel Permisos de la derecha, haz clic en Editar.
- Selecciona el nivel de permiso de tu organización:
- Puedes aplicar etiquetas y definir valores: los usuarios pueden aplicarlas, definir valores y buscar esta etiqueta en los archivos que puedan editar.
- Ver esta etiqueta: los usuarios pueden ver y buscar la etiqueta en los archivos que pueden ver o comentar.
- Acceso restringido: solo los usuarios y los grupos que especifiques pueden ver o aplicar etiquetas. En el siguiente paso, puedes elegir los permisos de cada usuario o grupo.
- (Opcional) Añade permisos para grupos y usuarios específicos:
- En Permisos avanzados, introduce una cuenta de usuario o de grupo y selecciona la cuenta.
- Selecciona el nivel de permiso de esa cuenta.
- Haz clic en Guardar.
Paso 4. Previsualizar y publicar una etiqueta
Las etiquetas nuevas se crean en estado de "Borrador" para que puedas revisar cómo se mostrarán a los usuarios antes de que estén disponibles.
Para previsualizar el funcionamiento de una etiqueta, consulta el panel Vista previa de la derecha.
Para publicar una etiqueta:
- Si la etiqueta no está abierta, ábrela.
- Revisa la etiqueta y los campos que quieras. Importante: El tipo de campo y la opción de permitir varias selecciones para un campo no se pueden cambiar después de publicar la etiqueta.
- Haz clic en Publicar.
- Confirma que quieres publicar la etiqueta haciendo clic en Publicar.
Los usuarios con permiso para ver o usar la etiqueta ahora tienen acceso, y puedes usarla para clasificar y proteger datos, tal como se describe en la siguiente sección.
Cuando editas una etiqueta, los cambios se guardan como un borrador. Para que los cambios estén disponibles para los usuarios, debes volver a publicarlas.
Paso 5. (Opcional) Usar etiquetas para clasificar, proteger y gestionar datos
Puedes configurar políticas para que se apliquen etiquetas automáticamente a los archivos. También puedes configurar Prevención de la pérdida de datos (DLP) y reglas de retención de Vault para evitar que se eliminen o se compartan archivos según las etiquetas de un archivo.
Importante:
- Cuando utilizas una etiqueta en las reglas de retención de Vault, DLP, clasificación por IA o clasificación predeterminada, la configuración de la etiqueta se bloquea en el Gestor de etiquetas. Así se evitan cambios en las etiquetas que podrían infringir las políticas empresariales.
- Cuando se utiliza una etiqueta en las reglas de DLP o de retención de Vault, esta no se puede inhabilitar ni eliminar. Los gestores de etiquetas pueden ver que la etiqueta se usa en una regla en la columna Reglas de la tabla de etiquetas. Sin embargo, no podrán ver los detalles de la regla que usa la etiqueta a menos que tengan los privilegios de administrador necesarios.
Aplicar etiquetas automáticamente a archivos
Hay tres formas de aplicar etiquetas automáticamente: la clasificación predeterminada, la DLP y la clasificación por IA. Estas etiquetas funcionan de distintas maneras y puede combinarlas según el tipo de etiquetado que quiera aplicar.
Comparación de métodosCómo funcionan las etiquetas de clasificación predeterminadas
- Se aplican etiquetas a archivos nuevos y cuando cambia la propiedad de un archivo. La clasificación predeterminada no aplica etiquetas de forma retroactiva a los archivos, a menos que el propietario de los archivos cambie.
- Las etiquetas se aplican según la unidad organizativa o el grupo del propietario del archivo. Con la clasificación predeterminada, no se buscan determinadas condiciones en el contenido ni en los metadatos del archivo.
- Si los usuarios tienen permiso para cambiar una etiqueta, pueden modificarla o retirarla después de que se haya aplicado automáticamente.
- En la clasificación predeterminada solo se admiten las etiquetas con un campo de lista de opciones.
- Las etiquetas definidas por DLP sobrescriben las etiquetas de clasificación predeterminadas, aunque el valor de clasificación de datos sea superior en la lista de opciones.
Cómo funcionan las etiquetas definidas por las reglas de DLP
- Se aplican etiquetas a archivos nuevos y existentes.
- Aplica etiquetas en función de condiciones como el tipo de archivo, las coincidencias de palabras y las coincidencias de cadenas. Las reglas de DLP no aceptan unidades organizativas ni grupos como condiciones.
- No puedes aplicar una etiqueta con una regla de DLP que use una etiqueta como condición.
- Puedes impedir que los usuarios cambien la etiqueta, aunque tengan permiso para hacerlo. Si la cambian, DLP volverá a analizar el archivo inmediatamente y volverá a la configuración de la etiqueta de DLP.
- Los usuarios externos no pueden ver en ningún momento el historial de versiones de los archivos a los que se les haya aplicado una etiqueta mediante una regla de DLP.
- Las reglas de DLP pueden aplicar etiquetas con campos de la lista de opciones, incluidas las etiquetas con insignia.
Cómo funcionan las etiquetas de clasificación de IA
- Se aplican etiquetas a archivos nuevos y existentes.
- La clasificación de IA solo admite etiquetas con un campo de lista de opciones con entre 2 y 4 valores.
- Las etiquetas se aplican tras un periodo de aprendizaje. Durante el periodo de entrenamiento, los etiquetadores designados aplican una etiqueta de entrenamiento a al menos 100 archivos por opción de campo.
- Las etiquetas de clasificación de IA las sobrescriben las etiquetas definidas por DLP, pero sobrescriben las etiquetas predeterminadas.
Los valores de las etiquetas definidos por las reglas de DLP tienen prioridad sobre la clasificación por IA, y ambos tienen prioridad sobre la clasificación predeterminada.
Cuando dos o más reglas del mismo tipo intentan aplicar valores de etiqueta diferentes al mismo archivo, se aplica el valor que aparece más arriba en la lista de opciones de la etiqueta. Por ejemplo, puedes tener una etiqueta con un campo que incluye tres opciones en el Gestor de etiquetas:
- Confidencial
- Interno
- Público
Si la regla 1 intenta establecer la etiqueta como Confidencial y la regla 2 intenta definirla como Público para el mismo archivo, se aplicará la regla 1, Confidencial. Antes de configurar reglas, asegúrate de que las opciones de los campos de una etiqueta aparecen en el orden de prioridad que prefieras.
Para crear etiquetas de clasificación predeterminadas, sigue los pasos que se indican en el artículo Aplicar etiquetas de clasificación predeterminadas a archivos nuevos automáticamente.
Si quieres configurar reglas de DLP de forma que se apliquen etiquetas automáticamente, sigue los pasos que se indican en el artículo Aplicar etiquetas de Drive automáticamente con reglas de DLP.
Impedir que se compartan archivos de forma externa mediante reglas de Prevención de la pérdida de datos (DLP) basadas en etiquetas
Puedes definir reglas que se apliquen únicamente a los elementos de una etiqueta o un campo específicos. Por ejemplo, puedes crear una regla de DLP que escanee los números de tarjetas de crédito y de la seguridad social en los documentos. Si se encuentra alguna coincidencia, se aplica una etiqueta como Archivo sensible, el valor del campo es Confidencial y se bloquea el uso compartido con usuarios externos.
Las reglas de protección de datos pueden usar etiquetas con insignia o estándar con el tipo de campo Lista de opciones. No se admiten otros tipos de campos.
Para configurar una regla de DLP, sigue los pasos que se describen en el artículo Crear reglas y detectores de contenido personalizados con DLP de Drive.
Conservar archivos por etiquetas con Google Vault
Puedes definir reglas de conservación que impidan o que requieran que se elimine un elemento, según la etiqueta de Drive y los valores de campo aplicados. Para ver ejemplos y obtener más información, consulta el artículo Conservar archivos en Drive con Vault.
Pasos siguientes
Ahora que tienes etiquetas, tu organización puede usar estas etiquetas:
