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À partir d'avril 2024, le paramètre d'activation et de désactivation des libellés défini au niveau de l'organisation décrit sur cette page sera remplacé par une commande par libellé. Une fois la modification appliquée :
- Si votre paramètre actuel est Activer les libellés, tous les libellés de votre organisation seront activés. Le comportement ne changera donc pas.
- Si votre paramètre actuel est Désactiver les libellés, ils seront désactivés, sauf s'ils sont utilisés dans une règle basée sur des libellés active. Les libellés utilisés dans les règles actives seront activés. Les utilisateurs pourront alors les voir, en fonction des autorisations actuelles associées aux libellés.
Si vous ne souhaitez pas que les libellés utilisés dans les règles actives soient visibles par les utilisateurs, effectuez l'une des actions suivantes avant avril 2024 :
- Supprimez le libellé de toutes les règles actives afin qu'il soit désactivé (non visible par l'utilisateur).
- Mettez à jour les autorisations des libellés pour limiter leur visibilité lorsqu'ils sont activés.
Pour que vous puissiez créer des libellés et les appliquer aux fichiers de votre organisation, un administrateur doit les activer. Lorsque les libellés sont activés :
- Les administrateurs disposant du droit "Gérer les libellés" peuvent créer et gérer des libellés. Conseil : Si vous souhaitez autoriser certaines personnes à gérer les métadonnées sans leur accorder d'autres droits d'administrateur, créez un rôle d'administrateur personnalisé et accordez-leur uniquement le droit "Gérer les libellés".
- Les utilisateurs bénéficiant d'un accès en modification à un fichier peuvent appliquer des libellés publiés et modifier les valeurs des champs de ces libellés.
- Les utilisateurs autorisés à lire un fichier peuvent voir les libellés qui lui sont appliqués, mais pas appliquer de libellés ni modifier les valeurs des champs.
- Les utilisateurs ayant un accès quleconque à un fichier peuvent effectuer une recherche sur Drive par libellés ou champs.
Activer les libellés Drive pour votre organisation
-
Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
-
Dans la console d'administration, accédez à Menu
Applications
Google Workspace
- Cliquez sur Libellés.
- Sélectionnez Activer les libellés.
- Cliquez sur Enregistrer.
Les modifications peuvent prendre jusqu'à 24 heures, mais sont généralement plus rapides. En savoir plus
Étapes suivantes
Maintenant que vous avez activé les libellés, vous devez :
- créer des libellés pour votre organisation ;
- apprendre à vos utilisateurs à appliquer des libellés et à les utiliser pour les recherches de fichier.
Que se passe-t-il lorsque vous désactivez les libellés ?
Si vous désactivez les libellés après leur création :
- Les libellés et les champs correspondants sont masqués et ne peuvent pas être créés, appliqués aux fichiers ni utilisés pour la recherche. Vous pouvez modifier les libellés existants dans le gestionnaire de libellés.
- Tous les libellés déjà créés sont conservés. Si vous réactivez les libellés, ceux déjà créés peuvent être réutilisés.
- Les règles de protection contre la perte de données et les règles de conservation Vault fonctionnent de la même manière que lorsque les libellés sont activés.
