Migrar registros de Gmail a registros de Google Workspace en BigQuery

Este artículo está dirigido a administradores de Google Workspace que usan únicamente registros de Gmail en BigQuery, o bien que usan registros tanto de Gmail como de Google Workspace en BigQuery. En este artículo se describen los pasos detallados para migrar vistas, consultas y secuencias de comandos de Gmail en BigQuery a registros e informes de Google Workspace en BigQuery.

Para simplificar las tareas de BigQuery y tener todos tus datos de BigQuery en un mismo lugar, vamos a combinar los registros de Gmail en BigQuery con los registros de Google Workspace en BigQuery. 

Con este cambio, obtendrás:

• Un único lugar para almacenar y gestionar las exportaciones de BigQuery de todos los eventos de auditoría de los servicios de Google Workspace.
• Datos más completos sobre los eventos de Gmail en BigQuery, como los tipos de dispositivos y las acciones de la bandeja de entrada (por ejemplo, abrir, eliminar, hacer clic en enlaces y descargar archivos adjuntos). Estos datos incluyen todos los eventos y las columnas de la herramienta de investigación de seguridad.
• Datos con particiones para que puedas exportar conjuntos de datos más pequeños y reducir los costes de almacenamiento de datos en BigQuery.
• Recuperación de datos para que puedas corregir los errores de configuración y hacer cambios en los permisos.

Qué debes hacer

Una vez que los registros de Gmail en BigQuery se hayan combinado con los de Google Workspace en BigQuery, no podrás usar registros de Gmail en BigQuery desde la consola de administración de Google.

Para que tus datos de Gmail en BigQuery sigan estando disponibles, migra tus vistas, consultas y secuencias de comandos a registros e informes de Google Workspace en BigQuery.

Paso	Descripción	Más información
1	Configurar exportaciones de registros de servicios a Workspace en BigQuery	Si ya has configurado los registros e informes de Google Workspace en BigQuery, sáltate este paso y ve al paso 2. Si te saltas este paso, asegúrate de lo siguiente: Conseguir el ID del proyecto y el nombre del conjunto de datos que utilizarás para exportar datos de Gmail. Entender en qué medida puede afectar el periodo de exportación doble a tus requisitos de almacenamiento de BigQuery.
2	Migrar registros de vistas, consultas y secuencias de comandos de Gmail en BigQuery	Completa este paso solo si tienes vistas personalizadas o consultas guardadas de registros de Gmail en BigQuery y quieres migrarlas a registros de Google Workspace en BigQuery. Si no tienes vistas personalizadas ni consultas guardadas que quieras migrar, sáltate este paso y ve directamente al paso 3.
3	Desactivar las exportaciones de registros de Gmail al proyecto de BigQuery exclusivo de Gmail	Antes de completar este paso, te recomendamos que verifiques que las consultas guardadas se ejecutan correctamente.

Paso 1: Configurar exportaciones de registros de servicios de Google Workspace en BigQuery

Completa este paso en la consola de administración de Google.

Si ya has configurado tus registros e informes de Google Workspace en BigQuery, sáltate este paso y ve a Paso 2: Migrar registros de vistas, consultas y secuencias de comandos de Gmail en BigQuery. Si te saltas este paso, asegúrate de lo siguiente:

• Conseguir el ID del proyecto y el nombre del conjunto de datos que usarás para exportar datos de Gmail.
• Entender en qué medida afecta el periodo de exportación doble a tus requisitos de almacenamiento en BigQuery.

Puedes consultar información detallada sobre los datos de BigQuery y de la API Reports en Configurar exportaciones de registros de servicios a BigQuery.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la parte izquierda, haz clic en Informes.
3. Desplázate hacia abajo y haz clic en BigQuery Export.
4. Coloca el cursor sobre BigQuery Export y haz clic en Editar.
5. Para activar los registros de BigQuery, marca la casilla Permite habilitar la exportación de datos de Google Workspace a Google BigQuery. 
6. En ID de proyecto de BigQuery, selecciona el proyecto en el que quieres almacenar los registros de Gmail. Elige un proyecto en el que tengas permisos de edición. Si no aparece el proyecto, debes configurarlo en BigQuery. Para obtener más información, consulta la guía de inicio rápido para usar la consola de Google Cloud.
7. En Nuevo conjunto de datos en el proyecto, introduce el nombre del nuevo conjunto de datos que quieres usar para almacenar los registros en el proyecto. No puedes usar un conjunto de datos ya creado, y los nombres de los conjuntos de datos deben ser únicos para cada proyecto.
8. Haz clic en Guardar.
   Nota: Si no puedes guardar el proyecto, abre la consola de Google Cloud, elimina el nuevo conjunto de datos y vuelve a guardarlo en la consola de administración.

El conjunto de datos se creará automáticamente. Normalmente, los eventos de registro de actividad están disponibles unos 10 minutos después de activar este ajuste. Vuelve más tarde para comprobar que aparecen el conjunto de datos y la tabla de actividad. Los datos de eventos de registro de Gmail de los últimos 6 meses se repondrán en la nueva tabla.

Periodo de exportación doble temporal y requisitos de almacenamiento

Una vez que hayas configurado la exportación de registros de Gmail a Google Workspace en BigQuery, los datos de los registros de Gmail se exportarán a dos destinos: 

• Tu proyecto anterior de BigQuery, exclusivo de Gmail 
• Un proyecto de Google Workspace en BigQuery nuevo o que ya tengas en el que se almacenen datos de todas las aplicaciones de Google Workspace

Los datos de los registros de Gmail se exportarán a ambos proyectos hasta que completes el Paso 3: Desactivar las exportaciones de registros de Gmail en el proyecto de BigQuery exclusivo de Gmail. Si exportas temporalmente tus datos a ambas ubicaciones, te aseguras de que se transfieran correctamente y de que no se pierdan. 

Periodo de exportación doble y almacenamiento de BigQuery

Aunque tus datos se exportan a ambos proyectos, necesitarás más almacenamiento de BigQuery. Cuando hayas completado el Paso 3: Desactivar las exportaciones de registros de Gmail en el proyecto de BigQuery exclusivo de Gmail, los requisitos de almacenamiento deberían volver a la normalidad. Te recomendamos que compruebes que las consultas guardadas funcionan correctamente antes de completar el paso 3.

Paso 2: Migrar registros de vistas, consultas y secuencias de comandos de Gmail en BigQuery

Sigue este paso en la consola de Google Cloud.

Completa este paso solo si has guardado consultas o vistas de conjuntos de datos personalizados que quieras migrar a los registros de Google Workspace en BigQuery:

• Para comprobar si tienes consultas guardadas, sigue estos pasos.
• Para consultar las vistas de tu conjunto de datos personalizado, sigue estos pasos.

Si no tienes vistas personalizadas ni consultas guardadas que quieras migrar, sáltate este paso y ve directamente al Paso 3: Desactivar las exportaciones de registros de Gmail en el proyecto de BigQuery exclusivo de Gmail.

Para almacenar datos de Gmail con la misma estructura que tus tablas daily_ de Gmail actuales, crea una vista para la tabla de actividad de Gmail. Cuando migres tus consultas a Google Workspace en BigQuery, modificarás el nombre de la tabla, pero no el formato de la tabla ni los nombres de las columnas. Para obtener información detallada sobre las vistas de BigQuery, consulta Introducción a las vistas.

1. En la consola de Google Cloud, abre un proyecto de BigQuery activo. Debe ser el proyecto donde estén guardadas las consultas que quieras migrar.  
2. Selecciona el conjunto de datos del proyecto que quieras migrar.
3. Si quieres crear una vista única para la tabla de actividad, sigue estos pasos para ejecutar la secuencia de comandos:
   1. Copia el texto de la secuencia de comandos:

      CREATE VIEW `PROJECT_ID.DATASET_NAME.gmail_view`(event_info, message_info, date) AS SELECT gmail.event_info, gmail.message_info, _PARTITIONTIME FROM `PROJECT_ID.DATASET_NAME.activity` WHERE gmail IS NOT NULL;

   2. Ve al campo Editor. Si no ves el campo Editor, haz clic en Redactar nueva consulta .
   3. Pega el texto de la secuencia de comandos en el campo Editor.
   4. En la secuencia de comandos que has pegado, sustituye PROJECT_ID.DATASET_NAME por el ID del proyecto y el nombre del conjunto de datos del Paso 1: Configurar exportaciones de registros de servicios de Google Workspace en BigQuery.
   5. En la parte superior izquierda, haz clic en el botón Ejecutar.
4. Revisa las consultas guardadas que se han seleccionado en las tablas daily_. En el caso de las consultas que ya se hayan creado, cambia los nombres de las tablas y añade una condición WHERE según corresponda. Haz uno de estos cambios:
   • Sustituye las selecciones FROM `daily_YYYYMMDD` por FROM `gmail_view` WHERE date = “YYYY-MM-DD”. Por ejemplo, sustituye FROM `daily_20220815` por FROM `gmail_view` WHERE date = “2022-08-15”.
   • Cambia las selecciones FROM `daily_*` por FROM `gmail_view`.

Paso 3: Desactivar las exportaciones de registros de Gmail en el proyecto de BigQuery exclusivo de Gmail

Completa este paso en la consola de administración de Google.

Los datos de los registros de Gmail se exportarán a dos proyectos hasta que completes este paso. Al exportar los datos a dos proyectos, te aseguras de que los proyectos y las consultas se transfieren correctamente y de que no faltan datos. Antes de completar este paso, te recomendamos que verifiques que las consultas guardadas se ejecutan correctamente. 

Para dejar de exportar registros de Gmail a tu proyecto de BigQuery exclusivo de Gmail, haz lo siguiente:

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la página principal de la consola de administración, ve a AplicacionesGoogle WorkspaceGmailConfiguraciónRegistros de correo electrónico de BigQuery.
3. Coloca el cursor sobre el ajuste y haz clic en Editar .
4. Desmarca la casilla Habilitar.
5. Haz clic en Guardar.

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