Los clientes de Google Workspace for Education obtienen un mínimo de 100 TB de almacenamiento compartido y opciones para aumentar el espacio de almacenamiento. Para asignar el almacenamiento compartido de tu institución, puedes definir un límite de almacenamiento para los usuarios y las unidades compartidas.
Consejos para definir límites de almacenamiento
- Fija límites de almacenamiento para usuarios: define primero un límite mínimo de almacenamiento que se aplique a los usuarios de la unidad organizativa superior para asegurar que se aplique un límite a todos los usuarios. A continuación, define los límites de almacenamiento de las unidades organizativas o los grupos secundarios para anular el valor mínimo.
- Define límites diferentes para alumnos y profesores: como punto de partida, puedes definir un límite de almacenamiento de 3 GB para los alumnos (por grupo o unidad organizativa) y otro de entre 10 y 15 GB para los profesores. Sin embargo, te recomendamos que analices tu uso del almacenamiento para determinar cuál es el más habitual en tu centro.
- Permite que determinados usuarios creen unidades compartidas: de forma predeterminada, ningún usuario de tu organización puede crear unidades compartidas. Te recomendamos que definas un límite de almacenamiento en las unidades compartidas (tal y como se describe a continuación) y permitas que los usuarios de algunos grupos o unidades organizativas puedan crear unidades compartidas.
- Personaliza los límites de almacenamiento de las unidades compartidas: además de limitar quién puede crear unidades compartidas, también puedes asegurarte de que el almacenamiento se asigne adecuadamente a cada unidad compartida. De forma predeterminada, las unidades compartidas tienen un límite de 100 GB.
- Crea grupos para usuarios que necesiten más almacenamiento: es posible que algunos usuarios necesiten flexibilidad en sus límites de almacenamiento, como cuando trabajan en un proyecto concreto. Para adaptarte a estos requisitos temporales, crea un grupo de configuración para los usuarios que necesiten más almacenamiento. Excluye usuarios de los límites de almacenamiento de su unidad organizativa añadiéndolos al grupo durante el tiempo que sea necesario.
- Comunica los cambios en la política de almacenamiento: informa a tus usuarios de que estás aplicando un límite de almacenamiento. Para obtener plantillas de notificación por correo, consulta el artículo Comunicar los cambios en la política a los usuarios.
Si quieres ver más prácticas recomendadas, descarga la guía sobre almacenamiento para administradores.
Fijar límites de almacenamiento para usuarios
Antes de empezar: Para aplicar el ajuste a cuentas de usuario concretas, coloca esas cuentas en una unidad organizativa o en un grupo de configuración. Con la primera opción aplicarás el ajuste a todos los usuarios de un departamento, mientras que con la segunda podrás aplicarlo a usuarios específicos de un mismo departamento o de departamentos diferentes.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Almacenamiento.
- En la sección Ajustes de almacenamiento, haz clic en Gestionar.
- Haz clic en Límite de almacenamiento por usuario.
- En la parte izquierda, haz clic en la entidad a la que quieras aplicar un límite de almacenamiento:
- Unidad organizativa: haz clic en la unidad organizativa.
- Grupo: haz clic en Grupos. Haz clic en el campo de búsqueda, empieza a escribir el nombre del grupo y haz clic en él.
Ten en cuenta que los límites de almacenamiento de los grupos siempre prevalecen sobre los límites de almacenamiento de la organización, y que puedes crear y anular grupos que se anulen entre sí mediante la configuración del grupo. Más información sobre los grupos de configuración
- Selecciona Activado e indica la cantidad de almacenamiento que quieras.
- Haz clic en Guardar. Si has configurado un límite para una unidad organizativa secundaria después de fijar un límite en una unidad organizativa superior, haz clic en Anular. Si algunos usuarios ya superan el límite de almacenamiento, recibirás una advertencia. Más información acerca de los mensajes de advertencia sobre el límite de almacenamiento
En Gmail y Fotos, el límite de almacenamiento puede tardar hasta 24 horas en aplicarse. En Drive, el límite de almacenamiento se aplica desde la siguiente ocasión en la que el usuario suba, cree o edite un archivo.
Definir límites de almacenamiento en unidades compartidas
Para controlar cuánto espacio de almacenamiento pueden usar las unidades compartidas, puedes definir un límite de almacenamiento para las que estén asignadas a una unidad organizativa concreta. De forma predeterminada, las unidades compartidas tienen un límite de 100 GB, pero puedes adaptarlo a tu institución. Por ejemplo, es posible que quieras que cada unidad compartida de la unidad organizativa "Profesores" tenga un límite de 100 GB, pero que cada unidad compartida del resto de tu organización tenga un límite de 10 GB. Para fijar estos límites, define el límite de 10 GB en las unidades compartidas de tu unidad organizativa superior y, a continuación, establece el límite de 100 GB en las unidades compartidas de la unidad organizativa "Profesores".
Antes de empezar (opcional): si quieres aplicar límites de almacenamiento diferentes a distintas unidades compartidas, asigna unidades compartidas a unidades organizativas.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- En la sección Ajustes de almacenamiento, haz clic en Gestionar.
- En la parte izquierda, haz clic en la unidad organizativa que incluya las unidades compartidas donde quieras definir un límite de almacenamiento.
- Haz clic en Límite de almacenamiento de unidades compartidas.
- Selecciona Activado e introduce la cantidad de almacenamiento que cada unidad compartida puede usar.
- Haz clic en Guardar. Si has definido un límite en una unidad organizativa secundaria que antes heredaba un límite de una unidad organizativa superior, haz clic en Anular. Si has fijado un límite para una unidad organizativa secundaria y quieres que herede el límite de una unidad organizativa superior, haz clic en Heredar.
Si algunas unidades compartidas ya superan el límite de almacenamiento, recibirás una advertencia antes de que se aplique la política. Para obtener más información, consulta el apartado Mensajes de advertencia sobre el límite de almacenamiento.
Notas:
- Cuando defines un límite de almacenamiento en una unidad compartida, se aplica la próxima vez que un usuario añade o edita un archivo de la unidad.
- Los límites de las unidades compartidas no impiden que los usuarios creen más unidades compartidas. Si te preocupa que algunos usuarios consuman demasiado espacio de almacenamiento creando unidades compartidas, restringe quién puede crearlas.
Qué ocurre cuando los usuarios superan los límites de almacenamiento
Cuando se aplican límites de almacenamiento y un usuario los supera, su cuenta de Google Workspace se ve afectada de las siguientes formas:
- No puede subir imágenes ni archivos nuevos a Google Drive.
- No puede crear archivos en aplicaciones de creación de contenido en equipo, como Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos, Formularios y Jamboards. Hasta que se reduzca el uso del espacio de almacenamiento, nadie podrá editar o copiar los archivos afectados, ni enviar los formularios propiedad del usuario.
- No podrá crear copias de seguridad de fotos ni de vídeos en Google Fotos.
- No podrá grabar reuniones nuevas en Google Meet.
- Podrá seguir iniciando sesión y accediendo a su cuenta de Google Workspace for Education, así como ver y descargar sus archivos, y enviar y recibir correos. Nota: Los usuarios que no tengan ninguna licencia de Google Workspace for Education no pueden enviar ni recibir correos cuando superan su límite de almacenamiento.
Qué ocurre cuando las unidades compartidas superan los límites de almacenamiento
Si una unidad compartida supera su límite de almacenamiento, los usuarios no podrán añadir archivos nuevos ni editar los que ya hay. Para resolver este problema, hay varias opciones:
- Los gestores de contenido o los administradores de la unidad compartida pueden mover o eliminar contenido de la unidad.
- Los administradores pueden aumentar el límite de almacenamiento que se aplica a la unidad compartida.
