Gunakan delegasi email untuk memberikan akses kepada satu atau beberapa orang (delegasi) ke satu akun. Misalnya, atasan dapat mendelegasikan asisten administratifnya untuk membaca dan mengirim email.
Akun yang didelegasikan mendapatkan sebagian besar manfaat Gmail, termasuk:
- Mengurutkan email secara otomatis dengan filter (aturan)
- Menyimpan data korespondensi dengan mengarsipkan email
- Melacak status pesan email menggunakan label
Penerima delegasi dapat membaca, mengirim, dan menghapus pesan untuk akun yang didelegasikan. Namun, mereka tidak dapat mengubah sandi atau melakukan chat dengan siapa pun dari akun yang didelegasikan.
Catatan: Di Gmail, akun yang didelegasikan dan kotak masuk bersama mempunyai fungsi yang sama.
Kapan saya harus menggunakan delegasi email?
Organisasi Anda mungkin memerlukan lebih dari satu pengguna untuk membaca dan merespons pesan yang dikirim ke alamat email tertentu. Misalnya, semua orang di tim penjualan Anda mungkin ingin memeriksa dan membalas pesan yang dikirim ke penjualan@solarmora.com. Dalam hal ini, sebaiknya tetapkan delegasi ke akun penjualan@solarmora.com.
Selain delegasi email, Google Workspace menawarkan beberapa cara untuk berkolaborasi menggunakan email. Bergantung pada cara organisasi menggunakan email, opsi berikut mungkin adalah solusi yang lebih baik bagi Anda:
- Alias email: Alias, juga disebut dengan alamat email alternatif, adalah alamat email yang Anda tambahkan ke alamat email utama pengguna. Pesan yang dikirim ke alias akan otomatis dikirim ke akun email utama pengguna. Anda dapat menetapkan alias hanya ke satu pengguna. Pelajari cara menambahkan alamat email alternatif.
- Penerusan email: Penerusan memungkinkan Anda mengirim pesan ke penerima baru yang Anda tentukan, selain mengirimkan pesan ke penerima asli. Pelajari lebih lanjut
Menggunakan delegasi email
- Satu akun Google dapat mendukung hingga 1.000 delegasi. Agar tidak memengaruhi performa akun, sebaiknya izinkan maksimum 40 pengguna serentak.
- Admin Google Workspace mengontrol apakah pesan yang dikirim oleh penerima delegasi menyertakan alamat email pemilik akun dan delegasi atau hanya pemilik akun.
- Google Grup dapat ditambahkan sebagai delegasi akun. Satu Grup dihitung sebagai satu delegasi untuk akun tersebut.
- Alias email tidak mendukung delegasi karena alias bukan merupakan Akun Google.
Mengizinkan pengguna mendelegasikan email
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
- Dari Halaman beranda konsol Admin, buka Aplikasi
Google Workspace
- Klik Setelan Pengguna
- Untuk mengaktifkan delegasi email, klik kotak di samping Izinkan pengguna mendelegasikan akses ke kotak surat mereka kepada pengguna lain di domain.
- Untuk mengubah alamat pengirim yang akan dilihat penerima (pemilik akun atau penerima delegasi), di bagian Informasi pengirim yang ditampilkan kepada penerima, pilih salah satu opsi.
- Klik Simpan.
- Beri tahu pengguna bahwa mereka dapat menambahkan individu atau Grup sebagai delegasi.
