La délégation de messagerie vous permet d'accorder à un ou plusieurs utilisateurs (délégués) l'accès à un seul compte. Par exemple, un responsable peut déléguer l'accès à son assistant administratif pour la lecture et l'envoi d'e-mails.
Un compte délégué présente la plupart des avantages de Gmail, dont :
- Tri automatique des e-mails grâce à des filtres (règles)
- Enregistrement des correspondances grâce à l'archivage des e-mails
- Suivi du statut des messages des e-mails grâce aux libellés
Les délégués peuvent lire, envoyer et supprimer des messages au nom du compte délégué. Ils ne peuvent toutefois pas discuter avec un autre utilisateur du compte délégué ni modifier le mot de passe.
Remarque : Dans Gmail, les comptes délégués et les boîtes de réception partagées sont la même chose.
Quand dois-je utiliser la délégation de messagerie ?
Votre organisation peut avoir besoin que plusieurs personnes puissent accéder et répondre aux messages envoyés à une adresse e-mail donnée. Par exemple, vous souhaiterez peut-être que tous les membres de votre équipe de vente puissent accéder et répondre aux messages envoyés à ventes@solarmora.com. Dans ce cas, nous vous recommandons d'attribuer des délégués au compte ventes@solarmora.com.
En plus de la délégation de messagerie, Google Workspace offre plusieurs façons de collaborer par e-mail. Selon la manière dont votre organisation exploite la messagerie, ces solutions pourraient vous être plus utiles :
- Alias d'adresse e-mail : un alias, également appelé adresse e-mail secondaire, est une adresse e-mail que vous ajoutez à l'adresse e-mail principale d'un utilisateur. Les messages envoyés à l'alias sont automatiquement envoyés au compte de messagerie principal de l'utilisateur. Vous ne pouvez attribuer un alias qu'à un seul utilisateur. Découvrez comment ajouter une adresse e-mail secondaire.
- Transfert d'e-mails : le transfert vous permet de distribuer des messages à de nouveaux destinataires que vous spécifiez, en plus de les distribuer à leur destinataire initial. En savoir plus
Utiliser la délégation de messagerie
- Un compte Google peut accepter jusqu'à 1 000 délégués. Pour éviter toute incidence sur les performances du compte, nous vous recommandons de ne pas autoriser plus de 40 utilisateurs en simultané.
- Les administrateurs Google Workspace déterminent si les messages envoyés par les délégués incluent l'adresse e-mail du titulaire du compte et du délégué, ou uniquement celle du titulaire du compte.
- Vous pouvez ajouter des groupes Google en tant que délégués de compte. Un groupe est comptabilisé comme un seul délégué pour ce compte.
- Vous ne pouvez pas attribuer de délégués à un alias d'adresse e-mail, car il ne s'agit pas d'un compte Google.
Autoriser les utilisateurs à déléguer l'accès à leurs e-mails
-
Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
- Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Applications
Google Workspace
- Cliquez sur Paramètres utilisateur
- Pour activer la délégation de messagerie, cochez l'option Autoriser les utilisateurs à déléguer l'accès à leur boîte aux lettres à d'autres utilisateurs appartenant au domaine.
- Pour modifier l'adresse de l'expéditeur visible par le destinataire (celle du titulaire du compte ou du délégué), sous Informations de l'expéditeur indiquées au destinataire, sélectionnez une option.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Informez vos utilisateurs qu'ils peuvent ajouter des personnes ou des groupes en tant que délégué.