Limites de stockage

Chaque utilisateur G Suite dispose d'un espace de stockage gratuit de 30 Go (contre 15 Go dans l'édition gratuite de G Suite ou les comptes personnels grand public). Cet espace de stockage est partagé entre Gmail, Google Drive et Google Photos. Si vous approchez de cette limite ou l'avez dépassée, vous avez le choix entre acheter de l'espace de stockage supplémentaire ou réduire l'espace que vous utilisez.

Les éditions G Suite Enterprise, G Suite Business et G Suite for Education vous permettent de bénéficier d'un espace de stockage illimité si votre organisation comporte au moins cinq utilisateurs, ou de 1 To si elle en comporte moins de cinq. L'édition Drive Enterprise n'est pas soumise à un quota de stockage, mais la facturation de ce service dépend de l'espace de stockage utilisé. Comparer les éditions

Gérer votre espace de stockage Gmail

Votre espace étant partagé entre Gmail, Google Drive et Google Photos, il vous suffit de réduire l'espace utilisé dans n'importe lequel de ces services pour en libérer une partie. Pour réduire l'espace occupé par vos photos ou vos fichiers importés dans Google Drive, suivez les instructions de la page Gérer votre quota de stockage Google Drive. Sinon, finissez de lire cet article afin de découvrir comment gérer votre espace de stockage Gmail.

Lorsqu'un compte atteint la limite de stockage, l'utilisateur ne peut plus recevoir ni envoyer d'e-mails, et peut constater une dégradation globale des performances. Plus précisément, toute personne qui envoie un message à un utilisateur dont la boîte de réception est pleine reçoit une notification de non-distribution 452-4.2.2 indiquant "The email account that you tried to reach is over quota" (Le compte de messagerie auquel vous avez envoyé un message a épuisé sa capacité de stockage).

Il s'agit d'un échec de distribution temporaire. Le serveur procède à un nouvel envoi plus tard, dès que de l'espace de stockage est disponible. Si l'espace est suffisant, la distribution est effectuée.

Remarque : Si le destinataire ne s'est pas connecté après 90 jours, le message n'est pas distribué.

Consultez la page Connaître votre quantité d'espace de stockage disponible pour savoir comment déterminer les éléments à supprimer afin de récupérer de l'espace de stockage. En outre, lisez la section Solutions ci-dessous pour découvrir les options qui s'offrent à vous lorsque votre boîte aux lettres est pleine.

L'espace de stockage disponible dans le compte est indiqué au bas de chaque page Gmail.

Causes

Causes possibles d'un dépassement de la limite de stockage dû à Gmail :

  • Réception de nombreux messages automatisés, tels que des fichiers journaux
  • Utilisation du compte en tant qu'alias collecteur
  • Création de nombreux alias pour un même compte ou octroi d'un accès au compte par délégation à de nombreux utilisateurs
  • Réception en pièce jointe de fichiers très volumineux, tels que des feuilles de calcul, des vidéos ou des photos
Recommandations

Voici quelques bonnes pratiques à observer pour gérer au mieux votre espace de stockage Gmail :

  • Cherchez d'autres solutions pour partager du contenu et des vidéos. Envisagez d'utiliser d'autres services Google tels que Sites ou YouTube.
  • Envoyez les fichiers journaux et les e-mails automatisés à un groupe Google. Le service Google Groupes vous permet de lire les messages très volumineux ou les notifications fréquentes via une interface Web.
  • Évitez d'utiliser des comptes collecteurs. Les spammeurs essaient souvent de deviner les adresses e-mail de votre domaine. Lorsqu'ils utilisent des adresses erronées, les spams sont envoyés à l'alias collecteur. Le volume de messages peut alors rapidement atteindre l'espace disponible dans le compte. Utilisez des alias d'adresse e-mail ou, si vous avez besoin d'un compte collecteur, utilisez un compte créé spécialement à cet effet plutôt qu'un compte utilisateur ou administrateur réel. Pensez à vider régulièrement ce compte collecteur ou désactivez-le s'il devient ingérable.
  • Utilisez le service Google Groupes pour partager les e-mails. Mappez 10 alias d'adresse e-mail maximum et évitez d'attribuer un même compte à plusieurs utilisateurs. Utilisez des groupes pour créer des boîtes aux lettres partagées ou pour autoriser un grand nombre de personnes à envoyer et à recevoir des e-mails via une même adresse.
Solutions

Voici quelques solutions pour réduire l'espace de stockage Gmail que vous utilisez ou contourner ce problème, par ordre de complexité.

  • Pour limiter l'espace de stockage utilisé, un utilisateur peut tout simplement supprimer les anciens messages qui occupent de la place dans sa boîte aux lettres. Consultez la page Connaître votre quantité d'espace de stockage disponible pour savoir comment supprimer des messages afin de récupérer de l'espace de stockage.

    À l'aide des opérateurs de recherche avancée, vous pouvez créer des filtres personnalisés permettant d'identifier certains messages. Par exemple, la requête ci-après renvoie les messages contenant des pièces jointes :
    has:attachment

    Avec la requête ci-dessous, vous pouvez identifier tous les messages d'une taille supérieure à 1 Mo :
    size:1000000

    Vous avez également la possibilité d'utiliser l'opérateur "before:" suivi d'une date (au format aaaa/mm/jj) pour trouver tous les messages antérieurs à cette date en vue de les supprimer de votre boîte aux lettres. Par exemple :
    before:2013/03/25
  • S'il vous est impossible de supprimer des messages, vous pouvez les archiver localement dans un client de messagerie, tel que Microsoft Outlook ou Apple Mail. Notre article intitulé Transférer les données G Suite à un autre fournisseur de services présente en détail cette option.
  • Une autre solution consiste à configurer la délégation de messagerie, c'est-à-dire à créer un compte depuis lequel un utilisateur peut accéder à un compte archivé et en consulter les messages. Pour ce faire, procédez comme suit :
    1. Renommez le nom d'utilisateur du compte principal (nom_utilisateur.ancien@domaine.fr, par exemple).
    2. Supprimez l'alias principal qui a été ajouté automatiquement au compte principal lorsque celui-ci a été renommé.
    3. Créez un compte reprenant le nom d'utilisateur principal, par exemple nom_utilisateur@domaine.fr.
    4. Configurez la délégation de messagerie ou activez la connexion multicompte :
      • Utilisez la délégation de messagerie pour autoriser l'accès à l'ancien compte depuis le nouveau. Vous utilisez ainsi principalement le nouveau compte, mais gardez la possibilité de passer à l'ancien pour en consulter les messages.
      • Une autre alternative consiste à activer la connexion multicompte. Lorsque vous configurez la connexion multicompte, connectez-vous d'abord au nouveau compte, puis à l'ancien. Vous êtes ainsi assuré que le compte principal de l'utilisateur est bien le nouveau compte.

      Félicitations, vous avez terminé.

 

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