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Límites de almacenamiento

Cada usuario de G Suite puede almacenar hasta 30 GB de contenido de forma gratuita (frente a los 15 GB de la edición gratuita de G Suite o de las cuentas de usuario particulares). Este espacio de almacenamiento se comparte entre Gmail, Google Drive y Google Fotos. Si te acercas al límite o te has quedado sin espacio, puedes comprar almacenamiento adicional o hacer un menor uso del almacenamiento.

Las ediciones G Suite EnterpriseBusiness y Education ofrecen almacenamiento ilimitado (si tienes 5 usuarios o más) o 1 TB de almacenamiento (si tienes 4 usuarios o menos).

Gestionar tu espacio de almacenamiento de Gmail

Como el almacenamiento se comparte entre Gmail, Google Drive y Google Fotos, puedes hacer un menor uso del espacio de almacenamiento en cualquiera de estos servicios para disponer de más espacio libre. Para reducir el almacenamiento que producen los archivos subidos a Google Drive o las fotos, consulta Administrar la cuota de almacenamiento en Google Drive. Si lo prefieres, puedes continuar leyendo este artículo para averiguar cómo gestionar tu espacio de almacenamiento de Gmail.

Si la cuenta de un usuario alcanza el límite de almacenamiento, este no podrá enviar ni recibir nuevos correos, y posiblemente experimente una degradación general de la cuenta. En concreto, los remitentes que envíen correo electrónico a un usuario cuya bandeja de entrada se haya quedado sin espacio de almacenamiento recibirán un mensaje 452-4.2.2 de devolución en el que se indique "La cuenta de correo electrónico a la que has intentado enviar tu mensaje ha superado su cuota".

En lo que respecta a la entrega de mensajes, se trata de un error temporal y el servidor de envío intentará volver a enviar correo más adelante cuando haya más almacenamiento disponible. Si hay suficiente almacenamiento, la entrega se realizará sin problemas.

Nota: Si el destinatario no ha iniciado sesión durante más de 90 días, no se entregará el correo electrónico.

Consulta tu límite de almacenamiento para obtener instrucciones sobre cómo eliminar mensajes para reducir el uso del espacio de almacenamiento, y la sección Soluciones, que encontrarás más abajo, para ver soluciones alternativas cuando el buzón de correo está lleno.

En la parte inferior de cada página de Gmail hay un indicador que permite realizar un seguimiento del espacio de almacenamiento disponible en cada cuenta.

Causas

Algunas veces se alcanza el límite de almacenamiento por causas relacionadas con Gmail como, por ejemplo:

  • Recibir una gran cantidad de mensajes automatizados como, por ejemplo, archivos de registro
  • Usar la cuenta como una dirección general
  • Crear muchos alias para una cuenta o delegar el acceso de una cuenta a muchos usuarios
  • Recibir archivos adjuntos de gran tamaño como, por ejemplo, hojas de cálculo, vídeos y fotos por correo electrónico
Recomendaciones

Estas son las prácticas recomendadas para administrar tu almacenamiento de Gmail:

  • Explora otros recursos para compartir contenido y vídeos. Considera usar otros recursos de Google como, por ejemplo, Sites o YouTube.
  • Envía registros de mensajes y correos electrónicos automatizados a un grupo de Google. Con Grupos de Google tendrás una interfaz web donde leer avisos extensos o que se envían por correo electrónico con frecuencia.
  • Evita usar direcciones generales. Los distribuidores de spam a menudo intentan adivinar las direcciones de correo electrónico de tu dominio. Cuando se equivocan, los correos de spam se reciben en la dirección general y pueden provocar que esta alcance el límite de capacidad rápidamente. Utiliza alias de correo electrónico o, en caso de necesitar una cuenta general, dedica una cuenta a esta función en lugar de usar una cuenta real o una cuenta de administrador. Asegúrate de limpiar periódicamente la cuenta general o desactívala si resulta imposible de administrar.
  • Usa Grupos de Google para compartir correo. Asigna hasta un máximo de 10 alias de correo electrónico y evita que se utilice una cuenta para varios usuarios. Utiliza los grupos para crear buzones de correo compartidos o para permitir que más de una persona envíe y reciba correo con una única dirección.
Soluciones

En esta sección te mostramos opciones para reducir el almacenamiento utilizado por Gmail u otras soluciones alternativas, ordenadas según su complejidad.

  • La manera más sencilla de reducir la cuota utilizada por un usuario es eliminar mensajes antiguos que ocupan espacio en el buzón de correo. Consulta tu límite de almacenamiento para obtener instrucciones sobre cómo eliminar mensajes para reducir el uso del espacio de almacenamiento.

    Si utilizas operadores de búsqueda avanzada, puedes crear filtros personalizados para identificar mensajes específicos como, por ejemplo, los que tienen archivos adjuntos, mediante consultas como:
    has:attachment

    O podrías identificar todos los mensajes de más de un megabyte mediante la consulta:
    size:1000000

    También podrás utilizar "before:" seguido de la fecha en formato aaaa/mm/dd para encontrar todos los mensajes anteriores a una fecha determinada y eliminarlos del buzón de correo. Por ejemplo:
    before:2013/03/25
  • Si no es posible eliminar los mensajes, otra de las opciones disponibles es archivarlos de manera local utilizando un cliente de correo electrónico como Microsoft Outlook o Apple Mail. Esta opción se explica con más detalle en nuestra guía para migrar datos desde G Suite.
  • La siguiente solución alternativa implica configurar una delegación de correo para crear una cuenta nueva para el usuario, pero con la posibilidad de cambiar a una visualización de los mensajes en una cuenta de archivos. Para ello:
    1. Cambia el nombre de usuario de la cuenta principal (ejemplo: nombredeusuario.anterior@dominio.com).
    2. Elimina el alias principal que se añade automáticamente a la cuenta principal después de cambiar el nombre.
    3. Crea una cuenta con el nombre de usuario principal (ejemplo: nombredeusuario@dominio.com).
    4. Configura la delegación de correo o bien habilita el inicio de sesión múltiple:
      • Utiliza la delegación de correo para permitir el acceso de la cuenta nueva a la antigua. Esto significa que trabajarás generalmente en la cuenta nueva, pero podrás cambiar a la antigua para consultar correos anteriores.
      • Como alternativa al uso de la delegación de correo, puedes habilitar el inicio de sesión múltiple. Cuando configures el acceso múltiple, inicia sesión en la cuenta nueva primero y, a continuación, en la antigua. Así te asegurarás de que la cuenta nueva sea la cuenta principal del usuario.

      ¡Listo!, eso era todo.

 

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