離職したユーザーの Google Workspace データを保持したい場合は、その情報の扱い方にいくつかの方法があります。以下の表は、離職した従業員のデータに組織内の特定の管理者、マネージャー、ユーザーがアクセスできるようにするための、各種サービスの主な保存オプションをまとめたものです。メール、Google カレンダー（予定とリソース）、Google Chat、Google コンタクト、Google ドライブ（フォルダとファイル）、Google グループ、Google Keep、Google Meet（録画）、Google Voice が対象です。
注: 管理者はユーザーを一時的に停止することもできます。停止されたユーザーは、組織の Google サービスにアクセスできなくなります。停止されたユーザーのデータへの影響について詳しくは、ユーザーを一時的に停止するをご確認ください。
| データソース / オプション | Google Takeout | アプリ内の書き出しと読み込み | データ移行サービス | Google ドライブでの転送 | ユーザー削除時の処理（3） | データ エクスポート ツール | Google Vault による書き出し | アーカイブ ユーザー ライセンス |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 操作できるユーザー | ユーザー | ユーザーまたは管理者 | 管理者 | 管理者 | 管理者 | 管理者 | 管理者 | 管理者 |
| メール | ✔ | ✔ | ✔ | ✔（1） | ✔ | |||
| Google カレンダー | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |||
| Google Chat | ✔ | ✔ | ✔（1） | ✔ | ||||
| Google コンタクト | ✔ | ✔ | ✔ | |||||
| Google ドライブのフォルダとファイル（Meet の録画を含む） | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔（1）（2） | ✔ | |
| Google グループ | ✔ | ✔ | ✔（1） | ✔ | ||||
| Google Keep | ✔（1） | ✔（1） | ✔ | |||||
| Google Voice | ✔ | ✔（1） | ✔（1） | ✔（1） |
メモ
（3）ユーザーが組織を離れる際、管理者はそのユーザーのアカウントを削除できます。特権管理者はユーザーのファイルとデータを新しいオーナーに移管できます。別のユーザーに移管しなかったコンテンツは削除されます。
データを書き出すまたは移行する
上に示した各データソースのオプションをロール別に以下に詳しく説明します。エンドユーザーと管理者のための、サービスと手動移行の追加オプションについてもご案内します。
データの移行、移動、書き出しが完了すると、移行先のアカウントへのアクセス権がある管理者であれば、離職した従業員のデータにアクセスできます。アーカイブ ユーザー（AU）ライセンスなどの特殊なデータアクセス制限については、別途説明します。
注: こうしたオプションを利用するのに料金はかかりませんが、転送されたデータを保有するアカウントに対する Google Workspace のライセンス料は必要となります。これには AU ライセンスも含まれます。
メール| ユーザーのオプション | 方法 | メモ |
|---|---|---|
| Google Takeout | Google データをダウンロードする方法 |
ユーザーのデータを書き出すことができます。 |
| 管理者のオプション | 方法 | メモ |
| データ移行サービス | データ移行サービスを使用してメールを移行する | メールのデータを古いユーザー アカウントから新規または既存のユーザー アカウントに転送できます。 |
| データ エクスポート ツール |
組織のユーザーのデータをすべて書き出すことができます。 |
|
| Google Vault | ユーザーのメールデータを書き出して、Google Workspace の外部でアクセスできるようにすることができます。 | |
| アーカイブ ユーザー ライセンス | 離職した従業員とそのデータを管理する |
AU ライセンスを使用して、組織のユーザーのデータを維持できます。 ユーザーのデータは、Google の標準的な本番環境システムで安全に維持されます。データは、組織が設定した Vault の保持ルールと記録保持（リティゲーション ホールド）によって保持された状態になります。データの検索と書き出しも可能です。 |
| メール転送 | ユーザーのメールを別アドレスにルーティングする | メールデータの保持がすべて完了したら、ユーザーのメールを別の Google Workspace アドレスに転送できます。 |
| ユーザー アカウントの名前を変更する | ディレクトリのユーザーの名前またはメールアドレスを変更する | Google 管理コンソールで、仕事用プロファイルの名前またはメールアドレスを新規または既存のユーザー アカウントに変更できます。 |
| ユーザーのオプション | 方法 | メモ |
|---|---|---|
| Google Takeout | Google データをダウンロードする方法 |
ユーザーのデータを書き出すことができます。 |
| ユーザーまたは管理者のオプション | 方法 | メモ |
| アプリ内の手動による書き出しと読み込み | Google カレンダーから予定を書き出すまたは読み込む |
すべてのカレンダーからでも、たった 1 つのカレンダーからでも、予定を書き出して、別の Google カレンダーに読み込むことができます。 カレンダーへのアクセス権があるか、自分が予定の参加者に含まれていれば、データにアクセスできます。 |
| オーナー権のある Google カレンダーまたは予定を別のオーナーに移管する | Google カレンダーや予定を転送する |
オーナー権のあるカレンダーを別のオーナーに移管したり、予定を別のオーナーまたはカレンダーに移管したりすることができます。 カレンダーへのアクセス権があるか、自分が予定の参加者に含まれていれば、データにアクセスできます。 |
| 管理者のオプション | 方法 | メモ |
| ユーザー削除時の処理 | 組織からユーザーを削除する | カレンダーおよびカレンダーの予定は、他のオーナーに移管できます。ユーザーの予定で予約されている任意のカレンダー リソースを解放することも可能です。 |
| データ エクスポート ツール |
組織のユーザーのデータをすべて書き出すことができます。 |
|
| アーカイブ ユーザー ライセンス | 離職した従業員とそのデータを管理する |
AU ライセンスを使用して、組織のユーザーのデータを維持できます。 ユーザーのデータは、Google の標準的な本番環境システムで安全に維持されます。データは、組織が設定した Vault の保持ルールと記録保持（リティゲーション ホールド）によって保持された状態になります。データの検索と書き出しも可能です。 |
| ユーザーのオプション | 方法 | メモ |
|---|---|---|
| Google Takeout | Google データをダウンロードする方法 |
ユーザーのデータを書き出すことができます。 |
| 管理者のオプション | 方法 | メモ |
| データ エクスポート ツール |
組織のユーザーのデータをすべて書き出すことができます。 |
|
| Google Vault | Chat でのユーザーの会話を書き出して、Google Workspace の外部でアクセスできるようにすることができます。 | |
| アーカイブ ユーザー ライセンス | 離職した従業員とそのデータを管理する |
AU ライセンスを使用して、組織のユーザーのデータを維持できます。 ユーザーのデータは、Google の標準的な本番環境システムで安全に維持されます。データは、組織が設定した Vault の保持ルールと記録保持（リティゲーション ホールド）によって保持された状態になります。データの検索と書き出しも可能です。 |
| ユーザーのオプション | 方法 | メモ |
|---|---|---|
| Google Takeout | Google データをダウンロードする方法 |
ユーザーのデータを書き出すことができます。 |
| ユーザーまたは管理者のオプション | 方法 | メモ |
| アプリ内の手動による書き出しと読み込み | Google コンタクトから連絡先を書き出すまたは読み込む |
連絡先を CSV ファイルに書き出して、新規または既存のユーザー アカウントに読み込むことができます。 |
| 管理者のオプション | 方法 | メモ |
| データ エクスポート ツール | 組織のデータを書き出す |
組織のユーザーのデータをすべて書き出すことができます。 |
| ユーザーのオプション | 方法 | メモ |
|---|---|---|
| Google Takeout | Google データをダウンロードする方法 |
ユーザーのデータを書き出すことができます。 |
| アプリ内の手動による書き出しと読み込み | Google ドライブからファイルをダウンロードまたはアップロードする |
ドライブ内のファイルを自分のパソコンにダウンロードして、新規または既存のユーザー アカウントのドライブにアップロードできます。 |
| ドライブ内のファイルのオーナー権限を別のユーザーに移管する | ファイルのオーナーを他のユーザーにする | ファイルを古いユーザー アカウントから新規または既存のユーザー アカウントに移管できます。ファイルを移管しても、そのファイルにアクセスできるユーザーに影響はありません。 |
| 共有ドライブにファイルを移動する | 共有ドライブにコンテンツを移動する | 組織内のファイル編集者に対し、マイドライブまたは共有ドライブからのコンテンツ移動を許可できます。ファイルを共有ドライブに移動すると、そのファイルにアクセスできるのは、共有ドライブのメンバーと、ファイルを直接共有しているユーザーだけになります。 |
| プログラムを使用してドライブ内のファイルをダウンロードする | Drive API を使用してファイルを書き出すまたは読み込む | ドライブ内のファイルをプログラムによって自分のパソコンにダウンロードして、新規または既存のユーザー アカウントのドライブに移動できます。 |
| 管理者のオプション | 方法 | メモ |
| Google ドライブでの転送 | ドライブ内のファイルを新しいオーナーに移管する | ファイルを古いユーザー アカウントから新規または既存のユーザー アカウントに移管できます。ファイルを移管しても、そのファイルにアクセスできるユーザーに影響はありません。 |
| ユーザー削除時の処理 | 組織からユーザーを削除する | ドライブ内のファイルとドキュメントを、古いユーザー アカウントから新規または既存のユーザー アカウントに移管できます。 |
| データ エクスポート ツール |
組織のユーザーのデータをすべて書き出すことができます。 |
|
| Google Vault | 特定のユーザーによって所有および共有されているドライブ内のファイルを書き出すことができます。フォルダは保持されません。 | |
| アーカイブ ユーザー ライセンス | 離職した従業員とそのデータを管理する |
AU ライセンスを使用して、組織のユーザーのデータを維持できます。 ユーザーのデータは、Google の標準的な本番環境システムで安全に維持されます。データは、組織が設定した Vault の保持ルールと記録保持（リティゲーション ホールド）によって保持された状態になります。データの検索と書き出しも可能です。 |
| ユーザーのオプション | 方法 | メモ |
|---|---|---|
| Google Takeout | Google データをダウンロードする方法 |
ユーザーのデータを書き出すことができます。 |
| 管理者のオプション | 方法 | メモ |
| データ エクスポート ツール |
組織のユーザーのデータをすべて書き出すことができます。 |
|
| Google Vault | ユーザーのグループで交わされた会話のメールデータを書き出して、Google Workspace の外部でアクセスできるようにすることができます。グループ別に書き出すことができますが、検索キーワードを使用できるのは、特定のアカウントによって送信されたメッセージを書き出す場合に限られます。 | |
| アーカイブ ユーザー ライセンス | 離職した従業員とそのデータを管理する |
AU ライセンスを使用して、組織のユーザーのデータを維持できます。 ユーザーのデータは、Google の標準的な本番環境システムで安全に維持されます。データは、組織が設定した Vault の保持ルールと記録保持（リティゲーション ホールド）によって保持された状態になります。データの検索と書き出しも可能です。 |
| ユーザーのオプション | 方法 | メモ |
|---|---|---|
| Google Takeout | Google データをダウンロードする方法 |
ユーザーのデータを書き出すことができます。 |
| 管理者のオプション | 方法 | メモ |
| データ エクスポート ツール |
組織のユーザーのデータをすべて書き出すことができます。 注: データ エクスポート ツールを使用して Keep のデータを書き出すことはできますが、データを Keep に読み込むことはできません。 |
|
| アーカイブ ユーザー ライセンス | 離職した従業員とそのデータを管理する |
AU ライセンスを使用して、組織のユーザーのデータを維持できます。 ユーザーのデータは、Google の標準的な本番環境システムで安全に維持されます。データは、組織が設定した Vault の保持ルールと記録保持（リティゲーション ホールド）によって保持された状態になります。データの検索と書き出しも可能です。 |
| ユーザーのオプション | 方法 | メモ |
|---|---|---|
| Google Takeout | Google データをダウンロードする方法 |
ユーザーのデータを書き出すことができます。 |
| 管理者のオプション | 方法 | メモ |
| データ エクスポート ツール |
組織のユーザーのデータをすべて書き出すことができます。 |
|
| Google Vault | ユーザーの音声データを書き出して、Google Workspace の外部でアクセスできるようにすることができます。 | |
| アーカイブ ユーザー ライセンス | 離職した従業員とそのデータを管理する |
AU ライセンスを使用して、組織のユーザーのデータを維持できます。 ユーザーのデータは、Google の標準的な本番環境システムで安全に維持されます。データは、組織が設定した Vault の保持ルールと記録保持（リティゲーション ホールド）によって保持された状態になります。データの検索と書き出しも可能です。 |
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- Google Workspace アカウント間でデータを移行する
- 卒業予定の生徒に Google Workspace データの移行を許可する
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