新しいファイルに分類ラベルを自動的に適用する

サポート対象エディション: EnterpriseEducation Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade、Education Plus。  エディションの比較

ドライブの DLP は、ドライブの監査ログを含む Workspace エディションのライセンスも付与されている Cloud Identity Premium ユーザーの方にもご利用いただけます。

管理者は、会社におけるデータ セキュリティ上のニーズを満たす取り組みの一環として、ポリシーを作成して Google ドライブ ファイルにラベルを適用できます。これらのラベルは、組織構造に応じて、自動データ分類設定を通じて適用されます。

これらの機能はすべての Google ドライブ ファイルに対応しており、Google ドライブのラベルと項目(メタデータとも呼ばれます)が使用されます。

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ドライブのラベルの詳細を確認する、ラベルを作成する

新しいファイルでドライブ ラベルを使用する前に:

データ分類設定とドライブ ファイルのオーナー権限についての詳細を確認する

データ分類設定は、組織の部門またはグループ内の(個人または共有ドライブの)ファイルのオーナー権限の設定に基づいて、新しいドライブ ファイルに分類ラベルを適用します。ユーザーは複数の組織部門に属することができるため、ユーザーや共有ドライブにすでに別の自動分類ポリシーが適用されている可能性もあります。

ファイルのオーナーを変更した場合、新しいオーナーの自動分類設定が適用されます。たとえば、マイドライブから自分のチームの共有ドライブにファイルを移動すると、その共有ドライブのラベルが適用されます。逆に、チームの共有ドライブからマイドライブにファイルを移動すると、マイドライブのラベルが適用されます。

組織内のユーザーと共有ドライブ間であれば、オーナーが変わってもラベルが変わることはありません。

DLP ルールの代わりに、データ分類設定を使用して新しいドライブ ファイルにラベルを自動的に適用する理由

データ分類設定を使用すると、特定のユーザー グループ(「法務」などの特定の組織部門など)によって作成された新しいファイルにラベルを直接適用することができます。特定の機密コンテンツ(社会保障番号など)を保護する必要がある場合は、DLP ルールを使用することをおすすめします。特定のユーザーまたは共有ドライブで新規作成されたすべてのファイルにラベルを適用するのであれば、データ分類を使用してください。

これら 2 つについては、以下のように考えると違いがはっきりします。

  • 自動データ分類設定はデフォルトのラベルである: これらのラベルは、特定のユーザー グループ(「法務」部門など)で作成されたすべてのドキュメントのセーフティ ネットの役割を果たします。一部ではなく、全体に適用できるため、法務チームで作成されたすべてのファイルに「法務」というラベルを適用するなど、チーム全体を一様に保護したい場合に便利です。
  • DLP ルールは、対象を絞ってラベルや項目の値を追加するための方法である: これらのラベルは、パスポート番号などの機密データに直接対応する場合に追加します。対象が絞られるため、誤検出が発生したり、組織のドライブ ドキュメントの一部が対象から外れたりすることがあります。
自動データ分類設定と必須項目を使用して、ユーザーによるラベルの入力を促す

ラベルの特定の項目に値を入力するようにユーザーを促せる機能が欲しいというご要望をお客様から数多く頂戴します。たとえば、「極秘」、「社内秘」、「公開」、「個人用」などの「ファイルの機密性」ラベルをすべてのファイルに割り当てることを全社員に徹底させたい場合などです。

これは、以下の手順で実現できます。まず、「ファイルの機密性」ラベルを作成し、このラベルに上述の 4 つのオプションが含まれた [分類] 項目を追加します。管理コンソールで会社の全従業員に対してこのラベルを適用し、次にラベル マネージャーで [分類] 項目を必須項目にします。自動分類設定では、社内のすべてのファイルに空の「ファイルの機密性」ラベルが適用され、ラベルの値の入力をエンドユーザーに促すための [必須にする] チェックボックスが表示されます。

ラベルを使用する権限がユーザーに付与されていることを確認する

ユーザーが適用可能なラベルを表示したり、ラベルの項目を編集したりできるようにするには、ラベル マネージャーでユーザーに権限を付与する必要があります。また、ユーザーによる入力が必要な項目については、ラベル マネージャーでその項目を必須項目に指定する必要があります。必須項目がある場合、その項目に値を入力するように求めるメッセージがユーザーに表示されます。詳しくは、ラベルの権限を管理するをご覧ください。

ラベルは、ファイルを作成したユーザーに付与されているラベルの権限に関わらず、新規作成されたすべてのファイルに適用されます。

管理者の方は、組織部門とグループで選択したユーザーと、ラベル マネージャーで権限を付与したユーザーが同じであることを確認してください。こうすることで、必要なユーザーが確実にラベルの表示やラベルの項目の編集を行えるようになります。

データ分類設定、DLP ルール、ユーザー間の相互作用

データ分類設定と DLP ルール間

データ分類設定ではデフォルトのラベルをファイルに追加できます。DLP ルールではラベルと項目の値を追加できます。一般的に、データ分類と DLP ルールが競合することはありません。ファイルに適用される一連のラベルは、これら 2 つのシステムで適用されたラベルと、ユーザーによって適用されたラベルの組み合わせとなります。

データ分類設定とユーザー間

ユーザーが新しいファイルを作成するたびに、ラベルが自動的に適用されます。データ分類設定ではラベルのみ適用できます(項目の値は適用できません)。また、必須項目の設定を使用して、項目への入力をユーザーに促すこともおすすめします。データ分類は、ユーザーが変更、削除、表示できないラベルを適用する場合にも使用できます。また、データ分類設定では、ラベルのユーザー権限に関係なくラベルを適用できます。

ラベルのロックについて
データ分類設定に関連付けられているラベルは、ラベル マネージャー内でロックされます。これにより、ビジネス ポリシーに違反する可能性がある編集がラベルに加えられるのを防ぐことができます。すべてのデータ分類設定からラベルを削除すると、そのラベルのロックが解除されます。データ分類設定で使用されているラベルを無効化または削除することはできません。また、無効になっているラベルでデータ分類設定を作成することもできません。

ユーザーの組織部門またはグループ メンバーシップに基づいて新しいファイルにラベルを適用する

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. [セキュリティ] > [データ分類] に移動します。ラベル マネージャーで作成されたラベルがない場合は、[ラベルを作成] をクリックして新しいラベルを作成し、以下の手順に戻ります。場合によっては、[ラベルをオンにする] をクリックしてラベル マネージャーのラベルを有効にする必要があります。
    : 無効になっているラベルでデータ分類設定を作成することはできません。
  3. [ラベルの適用] セクションで、[ドライブとドキュメント] をクリックします。
  4. ラベルを自動的に適用するユーザー メンバーが含まれている組織部門またはグループを検索して選択します。たとえば、「財務」というグループを選択し、次にその「財務」グループに対して設定するラベルを選択します。
  5. [ラベルを選択] をクリックします。
  6. 使用するラベルを選択します(複数選択可)。これらのラベルは、ユーザーが Google ドライブで新しいファイルを作成すると適用されます。これらのラベルに、ユーザーが編集できる関連項目を追加することもできます。この場合、選択した組織部門またはグループ内のユーザーに、ラベル マネージャーでラベルを使用する権限が付与されていることをご確認ください。この権限がないと、ラベルを表示したり、ラベルの項目を編集したりできません。
  7. [続行] をクリックします。選択したラベルを確認します。
  8. [保存] をクリックします。[ラベルの適用] ページに、[設定] で適用したラベルの一覧が表示されます。

データ分類に関する既知の問題

再販パートナーのサポート

再販パートナーはラベルに依存する DLP ルールを管理することはできますが、ラベル マネージャーでラベルを管理することはできません。今後のアップデートで、再販されたドメインを管理する販売パートナーに対しても、DLP データ分類が完全にサポートされるようになる予定です。これは、Google ドライブのラベル マネージャーを通じて提供される限定サポートと同様です。詳しくは、ドライブのラベルを管理するをご覧ください。

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