Este artículo está dirigido a administradores. Si quieres obtener más información sobre cómo crear espacios y unirte a ellos, visita la página de ayuda para usuarios finales de espacios.
Espacios es el lugar principal de Google Workspace para comunicarse, colaborar y realizar tareas. Con Espacios, las ideas pueden fluir con más libertad, se puede acceder a la información en todo momento y se pueden hacer las tareas fácilmente. Los espacios ayudan a tu organización a descubrir temas y a colaborar en ellos. Además, reúnen a los equipos en un entorno de trabajo mejor conectado y más productivo.
El poder de Espacios
Los espacios tienen las siguientes características:
- Son un centro de trabajo
Los espacios reúnen en un mismo lugar las tareas, las decisiones, los anuncios y los debates de un equipo. Todos los miembros del espacio están sincronizados, con acceso al mismo contenido y la misma visibilidad de las decisiones. Las aplicaciones de Workspace y las herramientas de terceros están integradas en Espacios, justo donde las necesitas.
- Están orientados a los temas
Al enfocar los espacios según el tema, los usuarios pueden organizarlos de forma eficiente y configurar las notificaciones de manera efectiva.
- Son un lugar seguro para debatir
Los espacios ofrecen un entorno rápido, expresivo y ligero con emojis y conversaciones basadas en chat más informales. Este estilo de comunicación informal reduce las barreras a las que se enfrentan los usuarios a la hora de interactuar, fomenta unas conversaciones más fluidas y la seguridad psicológica de los usuarios de tu organización.
¿Espacios o conversaciones de grupo?
Los espacios son la opción idónea para muchos objetivos de comunicación, tal como se ha descrito anteriormente. Los recomendamos como el lugar principal de Google Workspace para colaborar en proyectos y equipos, así como para mantener debates con grupos sociales y compartir conocimientos generales de manera regular.
Las conversaciones de grupos pequeños o los chats individuales son perfectos para enviar mensajes ad hoc rápidamente, como aclaraciones informales, seguimientos rápidos, comunicaciones backchannel que no necesitan una gran audiencia y debates muy breves.
Para obtener más información sobre cuándo puedes usar estas y otras herramientas de comunicación, consulta el artículo Prácticas recomendadas para comunicarse en grupo en Gmail.
Prácticas recomendadas para configurar Espacios
A continuación se sugieren algunas prácticas que te ayudarán a usar Espacios de manera eficaz en tu organización.
- En la mayoría de los casos, te recomendamos que actives el historial de forma predeterminada para que los usuarios puedan hacer referencia a conocimientos y debates que ya tuvieron lugar. Cuando el historial está desactivado, es posible que la conversación desaparezca antes de que todos los participantes tengan la oportunidad de verla. Si tu edición de Workspace lo permite, te recomendamos que definas la opción El historial está siempre activado.
- Elabora y comunica las directrices de tu empresa sobre la etiqueta en el chat. Por ejemplo, deberías determinar cuestiones como cuándo se debe utilizar el correo, los mensajes directos, las conversaciones de grupos pequeños o los espacios en la organización, y si se esperan tiempos de respuesta diferentes en cada uno de estos canales de comunicación.
- Puedes importar grupos a un espacio, pero esta opción está limitada a grupos con menos de 100 miembros. Si quieres importar un grupo con más de 100 usuarios, puedes crear un espacio visible y enviar un mensaje a los miembros del grupo con un enlace para unirse.
- Cuando crees un mensaje directo de grupo, cambies su nombre o lo actualices a un espacio, debes usar un nombre único, incluso en el uso de mayúsculas, signos de puntuación e internacionalización. Por ejemplo, si tienes un espacio que se llama "Comida", no puedes utilizar:
- ComidA
- Comi.a
- Cömida
Estas son algunas directrices concretas que te recomendamos:
- Espacios se puede utilizar para debates asíncronos en los que no es necesario que los participantes estén conectados a la vez. Los usuarios pueden leer y responder según sus horarios.
- Usa @menciones para atraer la atención de los usuarios y asegurarte de que reciban una notificación. Informa a los usuarios de que pueden usar @todos para llamar la atención de todos los miembros de un espacio, pero recuérdales que así todos reciben una notificación. Puedes añadir ejemplos de situaciones en las que se recomendaría utilizar o evitar esta opción en tu organización.
- Anima a los usuarios a añadir un contexto general cuando @mencionen a personas en el chat, sobre todo en conversaciones de grupo y espacios más amplios. Así, tus compañeros podrán hacerse una idea de a qué te refieres sin tener que revisar todo el espacio.
- Para ayudar a tus usuarios a responder a mensajes específicos sin interrumpir la conversación principal que se está produciendo en el espacio, te recomendamos que utilices la organización en conversaciones. Así, los usuarios podrán dividir las respuestas en conversaciones separadas. Más información sobre la organización en conversaciones
- Puedes utilizar espacios visibles para tratar temas que no necesiten limitarse a personas o equipos específicos. Gracias a los espacios visibles, la información es más transparente, las empresas pueden compartir conocimientos y los nuevos miembros pueden ponerse rápidamente al día.
- Anima a tus empleados a crear sus propios espacios para sus tareas. Pide a los líderes que usen los espacios de forma activa para animar a otros a seguir su ejemplo.
- Colabora con los administradores de espacios de tu organización para conseguir que las conversaciones sean saludables, asegurarte de que los temas sean los adecuados y controlar la disponibilidad del espacio en tu organización.
Gestionar Espacios de una organización
Los administradores de espacios son responsables de la descripción y las directrices de los espacios, así como de retirar el contenido desagradable. Cualquier usuario de tu organización que cree un espacio se convertirá automáticamente en su administrador y podrá asignar más usuarios a ese rol. Para ver más detalles al respecto, consulta el artículo Más información sobre tu rol como administrador del espacio.
El rol de administrador de espacios se puede asignar automáticamente a otros usuarios de tu organización. Así se evita que queden espacios sin gestionar, como cuando un administrador deja un espacio o si se elimina o suspende su cuenta. Si el creador de un espacio deja de ser miembro o no ha estado activo durante 90 días, se asignará automáticamente el rol de administrador del espacio a un máximo de 3 de los primeros miembros activos del espacio.
Los administradores de espacios tienen un diamante junto a su nombre en los mensajes y en la lista de miembros.