Kuruluşunuz belirli görevleri yönetmek için bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemi kullanıyorsa destek kaydı veya bilet oluşturmak için Gmail'i CRM sisteminize yönlendirebilirsiniz. CRM sistemi kullanıcılar ve kuruluşların, müşteriler ve kullanıcılarla kurduğu etkileşimler ile ilişkileri yönetmesine yardım eden bir yazılımdır. Popüler CRM'lere Salesforce, ZenDesk, HubSpot ve Jira örnek gösterilebilir.
CRM'ler genellikle olası satışları ve destek kayıtlarını yönetmek için kullanılır. Örneğin potansiyel müşteriler oluşturmak, onları uygun hale getirmek ve dönüştürmek için satış adresinize gönderilen mesajları bir CRM'ye yönlendirebilirsiniz. Dilerseniz destek yazışması iş akışı başlatmak için yardım adresine gönderilen mesajları CRM'ye yönlendirmeyi de tercih edebilirsiniz. Bu işleme bazen Destek kaydı için e-posta adı verilir.
Gmail ile CRM destek kayıtları oluşturmak için en iyi uygulamalar
Gmail'in, geniş ölçekli destek kaydı sistemlerinin yerini alması amaçlanmamıştır. Kuruluşunuzun kurumsal satış veya destek hizmetleri gibi geniş ölçekli operasyonları desteklemesi gerekiyorsa, bu amaca yönelik özel bir CRM sistemi kullanmanızı öneririz.
1. Adım: Yönlendirme ve alma adreslerinizi edinin
İletileri bir CRM sistemine yönlendirmek için yönlendirilecek kaynak e-posta adresini ve yönlendireceğiniz hedef CRM adresini kullanmanız gerekir.
Not: Bu makalede kullanılan e-posta adresleri örnek olarak verilmiştir. Bu adresleri kendi Google Workspace ve CRM e-posta adreslerinizle değiştirin.
Google Workspace yönlendirme adresinizi oluşturma
Yönlendireceğiniz e-posta adresine karar verin. Örneğin: yardim@solarmora.com.
Önemli: Bu e-posta adresinin Google Workspace dahilinde gerçek bir hesap olmaması gerekir. Bu adres yalnızca yönlendirme ayarlarının yapılması amacıyla 2. Adım'da oluşturacağınız Varsayılan yönlendirme kuralında mevcut olacaktır.
CRM alıcı adresini doğrulama
Yönlendirilen mesajları alacak CRM e-posta adresini almak için CRM'nizin belgelerini referans alın. Bu e-posta adresini açıklamak için kullanılan terimler arasında destek adresi ve Destek kaydı için e-posta da yer alır.
Bazı CRM sistemleri, CRM destek adresine karşılık gelen benzersiz bir e-posta adresi oluşturur. Bu durumda, yönlendirmeyi ayarlarken bu benzersiz adresi kullanın. Örneğin, CRM destek adresi destek@crm.com ise CRM sisteminiz destek@v1su0245ewejzhe7.destekkaydi.crm.com gibi benzersiz ve rastgele bir adres oluşturabilir. 2. Adım'da yönlendirmeyi ayarlarken bu benzersiz adresi kullanın.
2. Adım: Gmail'i, mesajları CRM sistemine yönlendirecek şekilde ayarlayın
Mesajları CRM sisteminize yönlendirmek için aşağıdaki adımları uygulayarak Varsayılan yönlendirme kuralını ayarlayın. Aşağıdaki adımlarda, yardim@solarmora.com adresine gelen mesajlar destek@crm.com adresine yönlendirilir.
-
Google Yönetici konsolu hesabınızda oturum açın.
Yönetici hesabınızı (@gmail.com ile bitmeyen hesap) kullanarak oturum açın.
-
Yönetici konsolunda Menü
Uygulamalar
Google Workspace
- Sol tarafta üst düzey kuruluş birimini seçin.
Not: Varsayılan yönlendirme ayarı Gelişmiş ayarlar sayfasında bulunuyorsa yalnızca en üst düzey kuruluş birimini seçebilirsiniz.
- Varsayılan yönlendirme ayarını yapmak için Yapılandır'ı tıklayın. Yeni bir varsayılan yönlendirme kuralı eklemek için Başka kural ekle'yi tıklayın.
- Ayar ekle kutusunda şu adımları uygulayın:
Ayar Ne yapmalı? Eşleşecek zarf alıcılarını belirtin Tek alıcı'yı seçin ve 1. Adım'da belirlediğiniz e-posta adresini girin. Bu, kullanıcılarınızın veya müşterilerinizin ileti gönderdiği adrestir (ör. yardim@solarmora.com).
Önemli: Kullandığınız bu adresin gerçek bir Google Workspace hesabı olmadığından emin olun. Adresin ilişkilendirilmiş bir kullanıcı hesabı, posta kutusu veya Gruplar üyeliği olmamalıdır. Yüksek hacimde giden postaların teslim edilebilmesi için e-posta adresinin yalnızca bu Varsayılan yönlendirme kuralında mevcut olması gereklidir.
Zarf alıcısı yukarıdakiyle eşleşiyorsa aşağıdaki işlemi gerçekleştirin - Zarf alıcısı: Zarf alıcısını değiştir kutusunu işaretleyin ve sonra Alıcıyı değiştir'i seçin. 1. Adım'da doğruladığınız CRM destek adresini (ör. destek@crm.com) girin. CRM sisteminiz, destek adresinden rastgele bir adres oluşturduysa bu adresi girin.
- Spam: (İsteğe bağlı) Gmail'in spam olarak işaretlenmiş iletileri yeniden yönlendirmesine izin vermek için Spam filtresini atla... kutusunu işaretleyin. Varsayılan olarak, yönlendirme kuralları spam olarak işaretlenmiş iletileri yeniden yönlendirmez. Gmail, gelen iletileri alıcılara teslim edilmeden önce spam olarak sınıflandırır.
- Şu adreslere de gönder: (İsteğe bağlı) İletiyi daha fazla e-posta adresine yönlendirmek için Daha fazla alıcı ekle kutusunu işaretleyin. Ardından, e-posta adreslerini girmek için Ekle'yi tıklayın. Örneğin, CRM iletilerinin bir kopyasını satış ekibinize veya kendinize göndermek isteyebilirsiniz.
Not: CRM sisteminin iletileri almasından sonra bu iletiler başka alıcılara da teslim edilebilir. Daha fazla bilgi edinmek için Google Workspace'te Gmail'deki alma sınırları başlıklı makaleye göz atın.
Seçenekler Bu işlemi tanınan ve tanınmayan adreslerde gerçekleştir seçeneğini işaretleyin.
- Ayar ekle kutusunun en altında, Kaydet'i tıklayın.
- Yeni yönlendirme kuralınızın varsayılan yönlendirme tablosunda gösterilip gösterilmediğini kontrol edin.
Değişikliklerin geçerlilik kazanması 24 saati bulabilir ancak genellikle daha kısa sürer. Daha fazla bilgi
3. Adım: Yönlendirme ve destek kaydı oluşturmayı doğrulayın
Mesajların doğru şekilde yönlendirildiğinden emin olmak için yönlendirme e-posta adresine (ör. yardim@solarmora.com) bir e-posta gönderin. Ardından, CRM sisteminizin iletiyi aldığını ve iletiden bir CRM destek kaydı oluşturulduğunu doğrulayın.
