หากองค์กรของคุณใช้ระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ในการจัดการงานบางอย่าง คุณสามารถส่งต่อ Gmail ไปยัง CRM ของคุณเพื่อสร้างกรณีหรือตั๋วสนับสนุนได้ ระบบ CRM คือซอฟต์แวร์ที่ช่วยผู้คนและองค์กรจัดการการโต้ตอบและความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้ากับผู้ใช้ CRM ที่ได้รับความนิยมได้แก่ Salesforce, ZenDesk, HubSpot และ Jira
CRM โดยมากแล้วจะใช้เพื่อจัดการผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและตั๋วสนับสนุน เช่น คุณสามารถส่งต่อข้อความที่ส่งถึงทีมขายของคุณไปยัง CRM เพื่อสร้างและประเมินโอกาสในการขาย รวมทั้งเปลี่ยนโอกาสในการขายนั้นให้เป็นลูกค้า หรือ คุณอาจต้องการส่งต่อข้อความที่ส่งถึงฝ่ายช่วยเหลือไปยัง CRM เพื่อเริ่มขั้นตอนการดำเนินเรื่องขอรับความช่วยเหลือ บางครั้งกระบวนการนี้จะเรียกว่าอีเมลสำหรับสร้างกรณี (Email to Case)
แนวทางปฏิบัติแนะนำสำหรับการสร้างกรณี CRM ด้วย Gmail
Gmail ไม่ได้มีไว้เพื่อใช้แทนระบบการจัดการตั๋วสนับสนุนขนาดใหญ่ หากองค์กรของคุณต้องการการสนับสนุนสำหรับงานใหญ่ๆ เช่น งานขายหรือการสนับสนุนสำหรับองค์กร เราขอแนะนำให้ใช้ CRM ที่จัดไว้เฉพาะ
ขั้นตอนที่ 1 รับอีเมลสำหรับการส่งต่อและการรับ
หากต้องการส่งต่อข้อความไปยังระบบ CRM คุณจำเป็นต้องมีอีเมลที่จะทำการส่งต่อและอีเมล CRM ที่คุณจะส่งต่อไปให้
หมายเหตุ: อีเมลที่จะใช้ในบทความนี้เป็นเพียงตัวอย่างเท่านั้น ให้ใส้่อีเมล Google Workspace และอีเมล CRM ของคุณเอง
สร้างอีเมลสำหรับส่งต่อของ Google Workspace
กำหนดอีเมลที่คุณจะส่งต่อ เช่น help@solarmora.com
สำคัญ: อีเมลนี้ไม่ควรเป็นบัญชีจริงใน Google Workspace ซึ่งจะมีอยู่ในเฉพาะกฎการกำหนดเส้นทางเริ่มต้นที่คุณจะสร้างในขั้นตอนที่ 2 เพื่อตั้งค่าการส่งต่อ
ยืนยันอีเมลสำหรับการรับการส่งต่อของ CRM
หากต้องการทราบอีเมลที่จะรับข้อความที่ถูกส่งต่อ โปรดดูเอกสารสำหรับ CRM ของคุณ โดยข้อกำหนดที่ใช้อธิบายอีเมลนี้ประกอบด้วยอีเมลสนับสนุน (Support address) และอีเมลสำหรับสร้างกรณี (Email to case)
CRM บางตัวจะสร้างอีเมลที่สอดคล้องกับอีเมลสนับสนุนของ CRM ให้โดยเฉพาะ ในกรณีนี้ ให้ใช้อีเมลเฉพาะดังกล่าวเมื่อคุณตั้งค่าการส่งต่อ เช่น หากอีเมลสนับสนุนของ CRM คือ support@my-crm.com ระบบ CRM ของคุณอาจสร้างอีเมลเฉพาะแบบสุ่ม เช่น support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com ให้ใช้อีเมลเฉพาะนี้เมื่อตั้งค่าการส่งต่อในขั้นตอนที่ 2
ขั้นตอนที่ 2 ตั้งค่าให้ Gmail ส่งต่อข้อความไปยัง CRM
หากต้องการส่งต่ออีเมลไปยังระบบ CRM ของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อตั้งค่ากฎการกำหนดเส้นทางเริ่มต้น ในขั้นตอนด้านล่างนี้ ข้อความขาเข้าที่มีผู้รับเป็น help@solarmora.com จะส่งต่อไปยัง support@my-crm.com
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ไปที่เมนู
แอป
Google Workspace
- เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุดทางด้านซ้าย
หมายเหตุ: คุณสามารถเลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุดได้ก็ต่อเมื่อการตั้งค่าการกำหนดเส้นทางเริ่มต้นอยู่ในหน้าการตั้งค่าขั้นสูงเท่านั้น
- คลิกกำหนดค่าเพื่อตั้งค่าการกำหนดเส้นทางเริ่มต้น หรือหากต้องการเพิ่มกฎการกำหนดเส้นทางเริ่มต้นใหม่ ให้คลิกเพิ่มกฎอื่น
- ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ในช่องเพิ่มการตั้งค่า
การตั้งค่า สิ่งที่ต้องทำ 1. ระบุผู้รับเอนเวโลปที่จะจับคู่ เลือกผู้รับรายเดียวและป้อนอีเมลที่คุณตั้งไว้ในขั้นตอนที่ 1 ซึ่งก็คืออีเมลที่ผู้ใช้หรือลูกค้าของคุณส่งข้อความหา เช่น help@solarmora.com
หมายเหตุ: ตรวจสอบว่าอีเมลนี้ไม่ใช่บัญชี Google Workspace จริง และไม่ควรมีบัญชีผู้ใช้ กล่องจดหมาย หรือการเป็นสมาชิกกลุ่มที่เชื่อมโยง อีเมลควรอยู่ในกฎการกำหนดเส้นทางเริ่มต้นนี้เท่านั้น เพื่อให้แน่ใจว่ามีการส่งอีเมลขาออกจำนวนมาก
2. หากผู้รับเอนเวโลปตรงกับค่าข้างต้น ให้ทำดังนี้ - ผู้รับเอนเวโลป: เลือกช่องเปลี่ยนผู้รับเอนเวโลป จากนั้นเลือกตัวเลือกแทนที่ผู้รับ ป้อนอีเมลสนับสนุนของ CRM ที่คุณยืนยันในขั้นตอนที่ 1 เช่น support@my-crm.com หาก CRM ของคุณสร้างอีเมลแบบสุ่มจากอีเมลสนับสนุน ให้ป้อนอีเมลนั้นแทน
- จดหมายขยะ: (ไม่บังคับ) หากต้องการให้ Gmail เปลี่ยนเส้นทางอีเมลที่ทำเครื่องหมายว่าเป็นจดหมายขยะ ให้เลือกช่องข้ามตัวกรองจดหมายขยะ... โดยค่าเริ่มต้น กฎการกำหนดเส้นทางจะไม่เปลี่ยนเส้นทางอีเมลที่ทำเครื่องหมายว่าเป็นจดหมายขยะ Gmail จะจัดประเภทข้อความขาเข้าว่าเป็นจดหมายขยะก่อนส่งถึงผู้รับ
- และส่งไปที่: (ไม่บังคับ) หากต้องการส่งต่อข้อความไปยังอีเมลอื่นเพิ่มเติม ให้เลือกช่องเพิ่มผู้รับอื่น จากนั้นคลิกเพิ่มเพื่อป้อนอีเมล เช่น คุณอาจต้องการส่งสำเนาอีเมลของ CRM ไปยังทีมขายของคุณหรือส่งถึงตัวคุณเอง
หมายเหตุ: ผู้รับอื่นที่เพิ่มเข้ามาอาจได้รับอีเมลหลังจากที่ CRM ได้รับอีเมลนั้นแล้ว ดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อขีดจำกัดอัตราการรับของ Gmail ใน Google Workspace
3. ตัวเลือก เลือกตัวเลือกดำเนินการนี้กับอีเมลที่รู้จักและไม่รู้จัก
- คลิกบันทึกที่ด้านล่างของช่องเพิ่มการตั้งค่า
- ตรวจสอบว่ากฎการกำหนดเส้นทางใหม่ของคุณปรากฏในตารางการกำหนดเส้นทางเริ่มต้น
การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมง แต่โดยปกติจะใช้เวลาเร็วกว่านั้น ดูข้อมูลเพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 3 ยืนยันการส่งต่อและการสร้างกรณี
หากต้องการตรวจสอบว่าอีเมลของคุณได้รับการส่งต่ออย่างถูกต้องหรือไม่ ให้ส่งอีเมลไปยังอีเมลสำหรับการส่งต่อ เช่น help@solarmora.com จากนั้นให้ยืนยันว่าระบบ CRM ของคุณได้รับอีเมลและสร้างกรณีหรือตั๋วสนับสนุนจากอีเมลนั้นแล้ว
