Om organisationen använder ett kundhanteringssystem (CRM) för vissa uppgifter kan du vidarebefordra Gmail till ditt CRM för att skapa ett ärende. Ett CRM-system är ett program som hjälper personer och organisationer att hantera sina interaktioner och relationer med kunder och användare. Några populära CRM-system är Salesforce, ZenDesk, HubSpot och Jira.
CRM-system används ofta för hantering av potentiella kunder och supportärenden. Du kan exempelvis vidarebefordra meddelanden som skickas till din säljadress till ett CRM-system för att skapa, kvalificera och konvertera potentiella kunder. Eller också vill du vidarebefordra meddelanden som skickas till en hjälpadress till ett CRM-system för att starta ett supportärende. Processen kallas ibland Email to case (e-post till ärende).
Metodtips för att skapa CRM-ärenden med Gmail
Gmail är inte avsett att ersätta storskaliga ärendesystem. Om organisationen behöver support för storskaliga verksamheter, exempelvis sälj- eller tekniksupport, rekommenderar vi att ett dedikerat CRM-system används.
Steg 1. Få adresser för vidarebefordran och mottagning
Om du vill vidarebefordra meddelanden till ett CRM-system behöver du e-postadressen som ska vidarebefordras och CRM-adressen som du vidarebefordrar till.
Obs! E-postadresserna som anges i denna artikel är exempel. Ersätt dem med dina egna Google Workspace- och CRM-adresser.
Skapa adressen för vidarebefordran i Google Workspace
Välj e-postadress att vidarebefordra till, exempelvis: help@solarmora.com.
Viktigt! E-postadressen ska inte vara ett verkligt konto i Google Workspace. Den finns enbart i den standardregel för dirigering som du skapar i steg 2 för konfiguration av vidarebefordran.
Verifiera CRM-adressen för mottagning
Du hittar e-postadressen för CRM som ska få vidarebefordrade meddelanden i dokumentationen för CRM. Termer som används för att beskriva denna e-postadress omfattar supportadress och E-post till ärende.
Vissa CRM skapar en unik e-postadress som motsvarar CRM-supportadressen. I det här fallet ska du använda den unika adressen när du konfigurerar vidarebefordran. Om CRM-supportadressen är support@my-crm.com skapar ditt CRM-system kanske en unik, slumpmässig adress som support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com. Använd denna unika adress när du ställer in vidarebefordran i steg 2.
Steg 2. Konfigurera Gmail för att vidarebefordra meddelanden till CRM
Följ de här stegen och konfigurera en standardregel för dirigering om du vill vidarebefordra meddelanden till CRM-systemet. I stegen nedan vidarebefordras inkommande meddelanden som är adresserade till help@solarmora.com till support@my-crm.com.
-
Logga in på Googles administratörskonsol.
Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).
-
På administratörskonsolen går du till menyn
Appar
Google Workspace
- Välj organisationsenheten på toppnivå till vänster.
Obs! Du kan bara välja organisationsenheten på toppnivå när inställningen Standarddirigering finns på sidan Avancerade inställningar.
- Klicka på Konfigurera för att konfigurera standardrutten. Om du vill lägga till en ny standardregel för dirigering klickar du på Lägg till en ny regel.
- I rutan Lägg till inställning gör du följande:
Inställning Gör så här 1. Ange kuvertmottagare att matcha Välj En mottagare och ange den e-postadress du skapade i Steg 1. Detta är adressen som användarna eller kunderna skickar meddelanden till, exempelvis, help@solarmora.com.
Viktigt! Denna e-postadress ska inte vara ett verkligt Google Workspace-konto. Den ska inte ha ett användarkonto, en postlåda eller gruppmedlemskap. För att stora volymer utgående e-post ska levereras korrekt ska e-postadressen enbart finnas i denna standardregel för dirigering.
2. Om kuvertmottagaren matchar ovanstående gör du enligt följande - Kuvertmottagare: Markera rutan Ändra kuvertmottagare och välj sedan alternativet Byt mottagare. Ange den CRM-supportadress som du verifierade i steg 1, exempelvis support@my-crm.com Om ditt CRM-system har skapat en slumpmässig adress från supportadressen anger du den istället.
- Skräppost: (Valfritt) Markera rutan Hoppa över skräppostfilter ... om du vill låta Gmail dirigera om meddelanden som har markerats som skräppost. Som standard omdirigerar dirigeringsregler inte meddelanden som har markerats som skräppost. Gmail klassificerar inkommande meddelanden som skräppost innan de levereras till mottagare.
- Leverera även till: (Valfritt) Markera rutan Lägg till fler mottagare om du vill vidarebefordra meddelandet till fler e-postadresser. Klicka sedan på Lägg till och ange e-postadresser. Du kan till exempel skicka en kopia av CRM-meddelanden till säljteamet eller till dig själv.
Obs! Ytterligare mottagare kan få meddelanden efter att CRM-systemet får dem. Läs mer i Mottagningsgränser för Gmail i Google Workspace.
3. Alternativ Välj alternativet Utför endast den här åtgärden på ej godkända och godkända adresser.
- Längst ned i rutan Lägg till inställningen klickar du på Spara.
- Kontrollera att din nya dirigeringsregel visas i tabellen för standarddirigering.
Det kan ta upp till 24 timmar att införa ändringar, men det går oftast snabbare. Läs mer
Steg 3. Verifiera vidarebefordran och ärendegenerering
Kontrollera att dina meddelanden vidarebefordras korrekt genom att skicka ett e-postmeddelande till din e-postadress för vidarebefordran, exempelvis help@solarmora.com. Kontrollera sedan att CRM-systemet har tagit emot meddelandet och skapat ett ärende från meddelandet.
