Encaminhar e-mails para um CRM de terceiros

Abrir uma consulta ou um tíquete de suporte por e-mail

Caso sua organização use um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) para gerenciar determinadas tarefas, você poderá encaminhar o Gmail para esse sistema e criar uma consulta ou um tíquete. Um sistema de CRM é um software que ajuda as pessoas e as organizações a gerenciar a interação e o relacionamento com clientes e usuários. Alguns CRMs muito utilizados incluem o Salesforce, ZenDesk, HubSpot e Jira.

Os CRMs costumam ser usados para gerenciar leads de vendas e tíquetes de suporte. Por exemplo, você pode encaminhar ao CRM mensagens enviadas para seu endereço de vendas para criar, qualificar e converter leads. Também é possível encaminhar mensagens enviadas para um endereço de ajuda para iniciar um fluxo de trabalho de consulta ao suporte. Esse processo costuma ser chamado de E-mail para consulta.

Práticas recomendadas para criar consultas de CRM com o Gmail

O Gmail não substitui sistemas de tíquete para operações em grande escala. Caso sua organização precise de suporte para operações em grande escala, como vendas ou suporte empresarial, recomendamos o uso de um CRM dedicado.

Não encaminhe mensagens para seu CRM usando uma conta ou um endereço de e-mail do Google Workspace. O endereço de e-mail que você usa não tem uma conta de usuário, uma caixa de correio ou uma associação ao Grupos. Encaminhe mensagens para um CRM usando um endereço de e-mail que existe apenas em uma regra de roteamento, conforme descrito neste artigo.

Etapa 1: acessar seus endereços de encaminhamento e recebimento

Para encaminhar mensagens a um sistema de CRM, você precisa do endereço de e-mail que será encaminhado e do endereço de CRM de destino.

Observação: os endereços de e-mail usados neste artigo são exemplos. Substitua-os pelos seus endereços de e-mail do Google Workspace e de CRM.

Criar seu endereço de encaminhamento do Google Workspace

Defina seu endereço de e-mail de encaminhamento, por exemplo: ajuda@solarmora.com.

Importante: esse e-mail não deve ser uma conta do Google Workspace. Ele será usado apenas na regra de roteamento padrão que você criará na Etapa 2 para configurar o encaminhamento.

Verificar o endereço de recebimento de CRM

Para saber o endereço de e-mail de CRM que receberá as mensagens encaminhadas, consulte a documentação do seu CRM. Os termos usados para descrever esse endereço de e-mail incluem endereço de suporte e E-mail para consulta.

Alguns CRMs geram um endereço de e-mail exclusivo que corresponde ao endereço de suporte do CRM. Neste caso, use o endereço exclusivo quando configurar o encaminhamento. Por exemplo, se o endereço de suporte do CRM for suporte@meu-crm.com, seu sistema de CRM poderá gerar um endereço aleatório exclusivo, como suporte@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com. Use esse endereço quando configurar o encaminhamento na Etapa 2.

Etapa 2: configurar o Gmail para encaminhar mensagens a um sistema de CRM

Para encaminhar mensagens ao seu sistema de CRM, siga estas etapas de configuração de uma regra de roteamento padrão. Nas etapas abaixo, as mensagens recebidas endereçadas a ajuda@solarmora.com são encaminhadas para suporte@meu-crm.com.

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Appse depoisGoogle Workspacee depoisGmaile depoisRoteamento padrão.
  3. À esquerda, selecione a unidade organizacional de nível superior. 

    Observação: você só poderá selecionar a unidade organizacional de nível superior quando a configuração Roteamento padrão estiver localizada na página "Configurações avançadas".

  4. Clique em Configurar para configurar o roteamento padrão. Se você quiser adicionar uma nova regra de roteamento padrão, clique em Adicionar outra regra.
  5. Na caixa Adicionar configuração, siga estas etapas:
     
    Configuração O que fazer
    1. Especificar os destinatários do envelope para corresponder

    Selecione Destinatário único e digite o endereço de e-mail definido na Etapa 1. Esse é o endereço para o qual seus usuários ou clientes enviam mensagens, por exemplo, ajuda@solarmora.com.

    Importante: confirme que esse endereço de e-mail não é uma conta do Google Workspace. Ele não deve ter uma conta de usuário, uma caixa de correio ou uma associação ao Grupos. Para garantir a entrega de um grande volume de e-mails, o endereço de e-mail só deve ser usado na regra de roteamento padrão.

    2. Se o destinatário do envelope for igual ao anterior, faça o seguinte
    • Destinatário do envelope: marque a caixa Alterar destinatário do envelope e selecione a opção Substituir destinatário. Digite o endereço de suporte do CRM que você verificou na Etapa 1, por exemplo, suporte@meu-crm.com. Caso seu CRM tenha gerado um endereço aleatório, digite esse endereço.
    • Spam: para permitir que o Gmail redirecione mensagens identificadas como spam, marque a caixa Ignorar o filtro de spam para esta mensagem. Isso é opcional. Por padrão, as regras de roteamento não redirecionam mensagens identificadas como spam. O Gmail classifica as mensagens recebidas como spam antes de elas serem entregues aos destinatários.
    • Entregar também a: para encaminhar a mensagem a mais endereços de e-mail, marque a caixa Adicionar mais destinatários. Isso é opcional. Em seguida, clique em Adicionar para digitar os endereços de e-mail. Por exemplo, talvez você queira enviar uma cópia das mensagens do CRM para a equipe de vendas ou sua Caixa de entrada.

      Observação: outros destinatários poderão receber mensagens depois que elas forem recebidas pelo CRM. Saiba mais em Limites de recebimento do Gmail no Google Workspace.

    3. Opções

    Selecione a opção Executar essa ação em endereços reconhecidos e não reconhecidos.

  6. Na parte inferior da caixa Adicionar configuração, clique em Salvar.
  7. Veja se a nova regra de roteamento aparece na tabela "Roteamento padrão".

As mudanças podem levar até 24 horas para entrar em vigor.

Etapa 3: verificar o encaminhamento e a criação de consultas

Se você quiser confirmar que as mensagens estão sendo encaminhadas corretamente, envie um e-mail para o endereço de encaminhamento, como ajuda@solarmora.com. Em seguida, veja se o sistema de CRM recebeu a mensagem e criou uma consulta ou um tíquete de CRM com base na mensagem.

Isso foi útil?
Como podemos melhorá-lo?

Precisa de mais ajuda?

Faça login e veja mais opções de suporte para resolver o problema rapidamente.

Pesquisa
Limpar pesquisa
Fechar pesquisa
Google Apps
Menu principal
Pesquisar na Central de Ajuda
true
73010
false