Workspace for Education 儲存空間政策異動

向使用者說明儲存空間政策異動事宜

Google Workspace for Education 儲存空間政策將於近期異動,如需協助處理相關說明事宜,請使用以下的電子郵件範本。您可以自訂郵件內容,然後再將郵件傳送給貴機構/學區的使用者。

傳送給 IT 人員和主管 (階層) 的電子郵件

主旨:[敬請詳閱] Google Workspace for Education 儲存空間政策修訂事宜

各位同仁好:

Google 近期宣布 Google Workspace for Education (舊稱 G Suite 教育版) 儲存空間政策已完成修訂,政策生效日期為 2022 年 7 月。

這封通知郵件旨在為您說明新的儲存空間政策、我們可以選擇的因應之道,以及可能要採取的任何後續步驟。

異動內容
為各級學校和大學 (包含本校) 免費提供無限儲存空間,是 Google 歷來的做法。不過,就像 Google 網誌文章所說,「隨著 (Google) 服務的客戶規模日益增加,儲存空間的用量也急劇上升。但機構間或機構內部並未平均使用儲存空間,且管理員沒有工具來管理這個情況。為了在日後繼續為學校提供支援,並確保這項珍貴資源公平分配,Google 將導入新的儲存空間模式,協助管理員視需要分派儲存空間。」

自 2022 年 7 月開始,Google 就會強制執行這項新的儲存空間政策,但在此之前,我們還有時間規劃並做好準備。

儲存空間政策詳細資料
新的儲存空間模式基本上可為本校網域提供 100 TB 的集區雲端儲存空間,讓所有使用者共同使用。這個儲存空間應足以存放 1 億份文件、8 百萬份簡報,甚至是總時數 40 萬小時的影片。

[如果不適用,請移除本段] Google 也提供了額外的免費儲存空間,以因應大型機構的需求。今年稍晚,客戶在 Google Workspace for Education 的註冊學生、教職員或活躍使用者只要超過 20,000 位,即可申請加大集區儲存空間,屆時會有更詳細的說明,我們也會隨時通知您。

[如果不適用,請移除本段] 此外,由於本校已是 G Suite Enterprise 教育版客戶,只要我們每購買一份 Enterprise 員工授權,集區儲存空間就會增加 100 GB;因此如需要更多儲存空間,我們可以購買 G Suite Enterprise 教育版的額外授權。

我們也可以視需要選擇購買全新的 Google Workspace for Education,這個版本附有加大的儲存空間。

總而言之,本校團隊有 1 年以上的時間準備,以便因應新的儲存空間政策。此外,Google 將為我們提供其他管理員工具,可用於分配儲存空間、找出不希望出現的情況並降低其影響程度,以及訂定妥善分配儲存空間的最佳做法。

接下來該做什麼?
再次提醒您,新的儲存空間政策要到 2022 年 7 月才會生效,我們會在今年陸續收到更多最新消息,但目前我們可以閱讀這篇說明中心文章,瞭解如何完成以下事項:

  • 計算目前的儲存空間配置
  • 評估本校網域的使用者和共用雲端硬碟儲存空間指標
  • 決定可行的計畫步驟,讓機構採取最佳的因應方式

如有任何疑問,歡迎與我們聯絡。

感謝您!
[姓名]敬上

寄給貴機構 (學生、老師及職員) 的電子郵件

主旨:您 Google Workspace 帳戶的儲存空間上限將有所異動

您好:

Google 最近宣布 Google Workspace for Education (舊稱 G Suite 教育版) 將採用新的儲存空間上限規定,這項政策將於 2022 年 7 月生效。目前您使用的是無限儲存空間,可供 Google 雲端硬碟、Gmail 和 Google 相簿共用。為了預做準備,我們需要請您檢查目前的儲存空間用量,刪除所有不需要的雲端硬碟、Gmail 和相簿檔案。

請完成以下步驟:

  1. 如要確認您的儲存空間用量,請前往 https://drive.google.com/settings/storage
  2. 如要檢查及刪除大型/不需要的雲端硬碟檔案,請前往 https://drive.google.com/drive/quota
  3. 如要檢查及刪除大型/不需要的共用雲端硬碟檔案,請前往 https://drive.google.com/drive/shared-drives
  4. 建議您將已複製到共用雲端硬碟中的雲端硬碟內容刪除。將同一個檔案存放在 2 個不同位置,可能會占用 2 倍的儲存空間。
  5. 如要搜尋及刪除大型/不需要的電子郵件,請參閱管理 Google 雲端硬碟儲存空間中的檔案,然後按照 Gmail 部分的說明操作。

提醒您,您的 Workspace 帳戶適用於教育用途。如果您有個人檔案或內容,請將這類檔案移至您的個人 Google 雲端硬碟。[加上貴機構《使用限制政策》的連結 (如適用)]

在 2021 年底之前,您可以自行選擇是否採取以上步驟。自 2022 年起,機構內的所有使用者都會受到儲存空間上限規範。因此,請盡快完成上述步驟。

我們會在今年稍晚提供更多資訊,包括您專屬的儲存空間上限。

感謝您!

IT 團隊敬上
傳送給儲存空間用量偏高人員的電子郵件

主旨:重要事項:請減少整體儲存空間用量

您好:

我們已確認您的帳戶占用大量 Google 儲存空間。

Google 最近宣布 Google Workspace for Education (舊稱 G Suite 教育版) 將採用新的儲存空間上限規定,這項政策將於 2022 年 7 月生效。目前您使用的是無限儲存空間,可供 Google 雲端硬碟、Gmail 和 Google 相簿共用。為了預做準備,我們需要請您檢查目前的儲存空間用量,刪除所有不需要的雲端硬碟、Gmail 和相簿檔案。

您是使用最多機構儲存空間的前幾位人員,因此我們希望與您聯絡,進一步暸解您的儲存空間需求。

請完成以下步驟:

  1. 如要確認您的儲存空間用量,請前往 https://drive.google.com/settings/storage
  2. 如要檢查及刪除大型/不需要的雲端硬碟檔案,請前往 https://drive.google.com/drive/quota
  3. 如要檢查及刪除大型/不需要的共用雲端硬碟檔案,請前往 https://drive.google.com/drive/shared-drives
  4. 建議您將已複製到共用雲端硬碟中的雲端硬碟內容刪除。將同一個檔案存放在 2 個不同位置,可能會占用 2 倍的儲存空間。
  5. 如要搜尋及刪除大型/不需要的電子郵件,請參閱管理 Google 雲端硬碟儲存空間中的檔案,然後按照 Gmail 部分的說明操作。
  6. 如果您要保留的電子郵件中有大量資料,請與 IT 人員聯絡,因為我們可能需要將郵件合併。
  7. 最後,如果您因專案、資料集、影片製作等原因而需要較大的儲存空間,請與我們聯絡,以便為您提供其他 Google Cloud 儲存空間選項

提醒您,您的 Workspace 帳戶適用於教育用途。如果您有個人檔案或內容,請將這類檔案移至您的個人 Google 雲端硬碟。[加上貴機構《使用限制政策》的連結 (如適用)]

在 2021 年底之前,您可以自行選擇是否採取以上步驟。自 2022 年起,機構內的所有使用者都會受到儲存空間上限規範。因此,請盡快完成上述步驟。

我們會在今年稍晚提供更多資訊,包括您專屬的儲存空間上限。

感謝您!

IT 團隊敬上

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