5. 向使用者說明儲存空間政策異動事宜

為協助貴機構說明儲存空間政策，以下是電子郵件範本供您參考。您可以自訂郵件內容，再傳送給貴機構/學區的使用者。舉例來說，您可以自行加入每位使用者的儲存空間用量資訊。瞭解如何查看儲存空間用量

通知使用者即將強制執行儲存空間上限

主旨：[敬請詳閱] 您的帳戶將套用新的儲存空間上限

您好：

[在此輸入日期]起，您帳戶的儲存空間上限為 [在此輸入儲存空間容量]，供 Google 雲端硬碟、Gmail 和 Google 相簿中的所有資料共用。

[在此輸入日期]起，[在此輸入貴機構的名稱] 將強制執行新的儲存空間限制。

請在 [在此輸入日期]前查看您的儲存空間使用量，並視情況刪除不必要的檔案：

1. 如要查看您的儲存空間使用量，並刪除雲端硬碟中大型/不需要的檔案，請前往雲端硬碟儲存空間。
2. 如要查看及刪除大型/不需要的共用雲端硬碟檔案，請前往共用雲端硬碟。
3. 如要搜尋及刪除大型/不需要的電子郵件，請按照「管理 Google 雲端硬碟儲存空間中的檔案」一文中 Gmail 部分的說明操作。
4. [如果不適用，請移除本段] 如需保留不適合放在學校帳戶中的檔案，您可以透過 Google 匯出服務匯出雲端硬碟、Gmail 和相簿資料的封存檔，接著刪除不需要的檔案、郵件和附件，然後清空垃圾桶以釋出儲存空間。瞭解如何將資料下載成封存檔

[在此輸入日期]後，您必須確保 Google 雲端硬碟、Gmail 和相簿的資料未超過儲存空間上限，否則將無法繼續存取這些服務。如果帳戶儲存空間已用盡，系統會中斷服務，直到您釋出更多空間為止。

• 雲端硬碟：您將無法同步處理或上傳新檔案，也無法在 Google 文件、試算表、簡報、繪圖和表單中建立新檔案。除非您減少儲存空間用量，否則任何人 (包括您) 都無法編輯或複製受影響的檔案。電腦上的 Google 雲端硬碟資料夾與「我的雲端硬碟」間的同步作業也會停止。
• 相簿：您將無法再新增或備份現有相片或影片。
• Gmail：您仍然可以收發電子郵件。

[如果不適用，請移除本段] 請點選 [貴機構的使用限制政策連結] 查看機構的使用限制政策，確保資料使用方式符合 Google 的政策。

如果您對這項政策有任何疑問，請與 IT 服務中心團隊聯絡。

謝謝！

IT 團隊敬上