2. ทำความเข้าใจปริมาณและการใช้พื้นที่เก็บข้อมูล

Google Workspace for Education รุ่นต่างๆ มีพื้นที่เก็บข้อมูลร่วมพื้นฐานขนาด 100 TB สําหรับสถาบัน พร้อมตัวเลือกให้ซื้อพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติม

ขั้นตอนที่ 1: คำนวณขีดจำกัดของพื้นที่เก็บข้อมูล

ปริมาณพื้นที่เก็บข้อมูลที่องค์กรมีขึ้นอยู่กับรุ่นที่คุณใช้ดังนี้

• Education Fundamentals: พื้นที่เก็บข้อมูลร่วม 100 TB ที่ใช้ร่วมกันในองค์กร
• Education Standard: พื้นที่เก็บข้อมูลร่วม 100 TB ที่ใช้ร่วมกันในองค์กร
• Teaching and Learning Upgrade: พื้นที่เก็บข้อมูลร่วม 100 TB ที่ใช้ร่วมกันในองค์กร พร้อมเพิ่มพื้นที่เก็บข้อมูลร่วมอีก 100 GB ต่อใบอนุญาต หมายเหตุ: หากซื้อใบอนุญาตผ่านคอนโซลผู้ดูแลระบบหรือตัวแทนจำหน่ายในแพ็กเกจแบบยืดหยุ่น คุณจะต้องมอบหมายใบอนุญาตให้แก่ผู้ใช้เพื่อให้องค์กรมีพื้นที่เก็บข้อมูลพร้อมใช้งาน
• Education Plus: พื้นที่เก็บข้อมูลร่วม 100 TB ที่ใช้ร่วมกันในองค์กร พร้อมเพิ่มพื้นที่เก็บข้อมูลร่วมอีก 20 GB ต่อใบอนุญาต ลูกค้าที่ยังใช้ใบอนุญาต G Suite Enterprise for Education รุ่นเดิมต่อจะได้รับพื้นที่เก็บข้อมูลร่วมเพิ่มอีก 100 GB ต่อใบอนุญาตของพนักงานแบบมีค่าใช้จ่าย

หมายเหตุ: สถาบันที่มีผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่มากกว่า 20,000 คนจะได้รับพื้นที่เก็บข้อมูลพื้นฐานเพิ่มเติม 5 GB ต่อผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ที่เกินเกณฑ์ 20,000 คน

• จำนวนผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่คือจำนวนสูงสุดในการเข้าสู่ระบบที่ไม่ซ้ำกัน 30 วันในช่วง 180 วันที่ผ่านมา อ่านวิธีดูการเข้าสู่ระบบที่ไม่ซ้ำกันในช่วง 30 วัน
• ระบบจะคำนวณและอัปเดตจำนวนผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่และพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติมตามผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่โดยอัตโนมัติปีละ 2 ครั้งในวันที่ 1 เมษายนและ 1 ตุลาคม

ตัวอย่างการคำนวณขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูล

• หากซื้อใบอนุญาต Google Workspace for Education Plus 10,000 ใบ พื้นที่เก็บข้อมูลร่วมจะเท่ากับ 300 TB ดังนี้

  100 TB (พื้นที่เก็บข้อมูลพื้นฐาน) + (ใบอนุญาต 10,000 ใบ x 20 GB = 200 TB) = พื้นที่เก็บข้อมูลที่ใช้ได้ 300 TB

• หากซื้อใบอนุญาต Teaching and Learning Upgrade 100 ใบ พื้นที่เก็บข้อมูลร่วมจะเท่ากับ 110 TB ดังนี้

  100 TB (พื้นที่เก็บข้อมูลพื้นฐาน) + (ใบอนุญาต 100 ใบ x 100 GB = 10 TB) = พื้นที่เก็บข้อมูลที่ใช้ได้ 110 TB

ขั้นตอนที่ 2 ดูลักษณะการใช้พื้นที่เก็บข้อมูล

Managing Google Workspace for Education Storage as an admin

ใช้เครื่องมือการจัดการพื้นที่เก็บข้อมูล การรายงาน และบันทึกของผู้ดูแลระบบเพื่อทำความเข้าใจการใช้พื้นที่เก็บข้อมูลของคุณ

• ตรวจสอบพื้นที่เก็บข้อมูลในคอนโซลผู้ดูแลระบบ - ดูภาพรวมของบริการ ผู้ใช้ และไดรฟ์ที่แชร์ที่ใช้พื้นที่เก็บข้อมูลมากที่สุด (ดูวิธีการในส่วนถัดไป)
• สร้างรายงานบัญชี - พิจารณาการใช้พื้นที่เก็บข้อมูลปัจจุบันตามผู้ใช้ และระบุการใช้งานที่ผิดปกติ โดยคุณสามารถส่งออกรายงานเหล่านี้ไปยัง Google ชีตได้ ดูวิธีสร้างรายงานบัญชี
• จัดการไดรฟ์ที่แชร์ - ดูลักษณะการใช้ไดรฟ์ที่แชร์ในองค์กรและพิจารณาการใช้พื้นที่เก็บข้อมูล ดูวิธีจัดการผู้ใช้และกิจกรรมในไดรฟ์ที่แชร์
• ใช้บันทึก BigQuery - ส่งออกข้อมูลรายงานไปยัง BigQuery เพื่อค้นหาและแสดงภาพการใช้พื้นที่เก็บข้อมูล รวมถึงการใช้พื้นที่เก็บข้อมูลตามบริการ วิธีการนี้ต้องใช้ Google Workspace for Education Plus ดูวิธีวิเคราะห์บันทึกของพื้นที่เก็บข้อมูลใน BigQuery

ตรวจสอบการใช้พื้นที่เก็บข้อมูลทั้งหมด

1. ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

   ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)

2. จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู  พื้นที่เก็บข้อมูล
3. ทางด้านบน คุณจะดูได้ว่าองค์กรใช้พื้นที่เก็บข้อมูลไปเท่าใด ตลอดจนพื้นที่เก็บข้อมูลที่ใช้โดยไดรฟ์, Gmail และ Photos

ค้นหาบุคคลที่ใช้พื้นที่เก็บข้อมูลมากที่สุด

คุณสามารถตรวจสอบการใช้พื้นที่เก็บข้อมูลของผู้ใช้ได้หลายวิธี คุณสามารถใช้หน้าพื้นที่เก็บข้อมูลได้โดยทําดังนี้

1. ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

   ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)

2. จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู  พื้นที่เก็บข้อมูล
3. ในส่วนผู้ใช้ที่ใช้พื้นที่เก็บข้อมูลมากที่สุด คุณสามารถดูว่าผู้ใช้รายใดใช้พื้นที่เก็บข้อมูลมากที่สุด

หากต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น การใช้งานตามบริการ ให้สร้างรายงานบัญชี ดังนี้

1. ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

   ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)

2. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ไปที่เมนู  การรายงานรายงานรายงานของผู้ใช้บัญชี
3. คลิกดาวน์โหลด ในรายงาน
4. ในส่วนเลือกคอลัมน์ ให้คลิกคอลัมน์ที่กำลังเลือกอยู่หรือคอลัมน์ทั้งหมด
5. คลิกดาวน์โหลด
6. คลิกเปิดใน Google ชีต
7. จัดเรียงข้อมูลตามคอลัมน์พื้นที่เก็บข้อมูลทั้งหมดที่ใช้ (MB)

ค้นหาไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งใช้พื้นที่เก็บข้อมูลมากที่สุด

1. ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

   ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)

2. จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู  พื้นที่เก็บข้อมูล
3. ส่วนไดรฟ์ที่แชร์ที่ใช้พื้นที่เก็บข้อมูลมากที่สุดจะแสดงข้อมูลสรุปเกี่ยวกับไดรฟ์ที่แชร์ที่ใช้พื้นที่เก็บข้อมูลปริมาณมาก
4. หากต้องการเปิดรายการไดรฟ์ที่แชร์ทั้งหมดโดยจัดอันดับตามการใช้พื้นที่เก็บข้อมูล ให้คลิกดูไดรฟ์ที่แชร์ทั้งหมด