会議室とリソースのカレンダーを共有する

会議室や社用車などのリソースを作成したら、Google カレンダーでユーザーと共有することができます。ユーザーは、共有されたリソースを自分のカレンダーの予定に追加して、予約することができます。ユーザーがリソースを予約すると、そのリソースのカレンダーに、対応する予定が作成されます。

新しいリソースに対して内部共有オプションを明示的に設定しない場合、組織の予備カレンダーに使用されるデフォルトの共有オプションが継承されます。

リソースを共有する

  1. 特権管理者の役割を持つ、または自分が代理人となっている G Suite 管理者アカウントでログインし、Google カレンダーを開きます。
  2. 左側の [マイカレンダー] でリソースを見つけます。目的のリソースが表示されていない場合は、そのリソースを追加します。
  3. 共有するリソースにカーソルを合わせ、その他アイコン その他 次に [設定と共有] をクリックします。
  4. [招待状の自動承諾] で、そのリソースに適した設定を選択します。
    • 招待された日時が空いていれば自動承諾する - 招待された日時に他の予定によってリソースが予約されていなければ、そのリソースに対する新しい予定への招待状が承諾されます。
    • すべての招待状をこのカレンダーに自動的に追加する - 招待状で指定されている予定の日時が重なっているかどうかにかかわらず、すべての招待状がリソースのカレンダーに表示されます。
  5. リソースの共有相手を選択します。
    • 組織のすべてのユーザーとリソースのカレンダーを共有するには、[アクセス権限] で次の操作を行います。
      1. [[ドメイン名] で利用できるようにする] チェックボックスをオンにします。
      2. 右側にある下矢印アイコン 下矢印 をクリックし、オプションを選択します。詳しくは、以下の権限の設定をご確認ください。
    • リソースのカレンダーを特定のユーザーまたは Google グループと共有するには、[特定のユーザーとの共有] で次の操作を行います。
      1. [ユーザーを追加] をクリックします。
      2. リソースを共有するユーザーまたはグループのメールアドレスを追加します。
      3. 右側にある下矢印アイコン 下矢印 をクリックし、オプションを選択します。詳しくは、以下の権限の設定をご確認ください。
      4. [送信] をクリックします。
  6. ユーザーがリソースを予約できるかどうかテストします。

次のステップ

予定にリソースを追加できるようになったことをユーザーに通知してください。

権限の設定

リソースを共有する際、ユーザーに対する予定の表示方法や、ユーザーによる予定の追加や編集を許可するかどうかをコントロールすることができます。これらの設定を確認する際には、権限の設定に関する注意事項をご確認ください。

  • すべての予定の詳細を表示 - ユーザーはリソースを予約することができ、ユーザーの個人のカレンダーでその予定を作成、変更するときに予定の詳細を表示できます。予定の管理者は、個人のカレンダーで予定を変更できます。ただし、リソースのカレンダーで直接予定を変更したり、他のユーザーの予定を変更したりすることはできません。
  • 予定の時間枠のみを表示(詳細を非表示)- ユーザーは個人のカレンダーで予定を作成、変更するときにリソースを予約できますが、リソースのカレンダーで予定の名前や詳細を確認することはできません。
  • 予定の変更権限 - ユーザーは予定(限定公開の予定を含む)の詳細を表示したり、予定を変更したりできます。この項目は、組織全体ではなく、特定のユーザーとリソースが共有されている場合のみ使用できます。
  • 変更および共有の管理権限 - ユーザーは予定(限定公開の予定を含む)の詳細を表示したり、予定を変更したりできます。共有設定を変更することもできます。この項目は、特定のユーザーとリソースが共有されている場合のみ使用できます。

権限の設定に関する注意事項

  • [アクセス権限] の設定は、[特定のユーザーとの共有] の設定より優先されます。たとえば、組織のすべてのユーザーとリソースを共有して、すべてのユーザーに [すべての予定の詳細を表示] を付与している場合に、[特定のユーザーとの共有] を設定すると、そのユーザーに対して [予定の時間枠のみを表示] を付与しても、そのユーザーにはすべての予定の詳細が表示されます。
  • 一部のユーザーのみがリソースを予約できるようにするには、リソースを組織のすべてのユーザーではなく、特定のユーザーと共有します。リソースが利用可能であるかどうかは、そのリソースを共有しているユーザーに対してのみ表示されます。リソース自体はすべてのユーザーに対して表示されますが、常に予約済みとして表示されます。
  • 組織で予定の時間枠のみが表示されているリソースの予約を許可しない場合は、[閲覧権限(すべての予定の詳細)] 以上の権限を設定してリソースを共有する必要があります。そうしないと、リソースは常にユーザーが予約できない状態になります。

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