Raum- und Ressourcenkalender freigeben

Wenn Sie in Google Kalender eine Kalenderressource erstellen, z. B. einen Konferenzraum oder einen Firmenwagen, richten Sie für diese Ressource einen Kalender ein. Ihre Nutzer können diese Ressourcen dann buchen. Dazu fügen sie sie ihren Kalenderterminen hinzu. Im Kalender der Ressource wird ein entsprechender Termin erstellt.

Hinweis

Damit Sie Ressourcen freigeben können, müssen Sie sie zuerst der Liste Meine Kalender hinzufügen. Dafür benötigen Sie ein Administratorkonto mit Verwaltungsberechtigung für Google Kalender.

1. Wenn die gewünschte Ressource noch nicht in Google Kalender vorhanden ist, erstellen Sie sie.
2. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an und öffnen Sie Google Kalender.
3. Klicken Sie links neben Weitere Kalender auf „Hinzufügen“ Ressourcen ansehen.
4. Klicken Sie auf das Gebäude oder den Standort für die Ressource.
5. Setzen Sie ein Häkchen neben der Ressource, um sie der Liste Meine Kalender hinzuzufügen.

Ressource freigeben

Wenn Sie eine Ressource freigeben, können Nutzer sie ihrer Liste Weitere Kalender hinzufügen, um deren Verfügbarkeit zu prüfen, sie für Termine zu buchen und Benachrichtigungen dafür zu erhalten. Sie können die Ressource jedoch nicht bearbeiten.

1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an und öffnen Sie Google Kalender.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger in der Liste Meine Kalender auf die Ressource und klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Einstellungen und Freigabe.
3. Wählen Sie aus, wie die Ressource geteilt werden soll. 

   • In den Einstellungen Ihres freigegebenen Kalenders können Sie allgemeine Zugriffsberechtigungen für Termine sowie spezifischere Berechtigungen unter Für bestimmte Personen freigeben festlegen. Von diesen beiden Berechtigungsstufen gilt für die „bestimmten Personen“ jeweils die umfangreichere Berechtigung.

     Wählen Sie beispielsweise Öffentlich freigeben und Alle Termindetails anzeigen aus und geben den Kalender zusätzlich mit der Auswahl Nur Verfügbarkeit anzeigen für eine bestimmte Person frei, so kann diese Person trotzdem alle Ihre Termindetails sehen.

   • Wenn Sie den Kalender für alle Personen in Ihrer Organisation freigeben möchten, führen Sie unter Zugriffsberechtigungen für Termine die folgenden Schritte aus:
     1. Setzen Sie ein Häkchen neben Für Name_Ihrer_Organisation freigeben.
     2. Klicken Sie rechts auf den Drop-down-Pfeil  und wählen Sie eine Option aus. Informationen zu Ressourcenberechtigungen finden Sie weiter unten auf dieser Seite.
   • Wenn Sie für die neue Ressource keine interne Freigabeoption festlegen, wird die standardmäßige Freigabeeinstellung für sekundäre Kalender in Ihrer Organisation übernommen. Möchten Sie den Kalender für bestimmte Personen oder eine Gruppe in Google Groups freigeben, führen Sie unter Für bestimmte Personen freigeben die folgenden Schritte aus:
     1. Klicken Sie auf Personen hinzufügen.
     2. Fügen Sie die E-Mail-Adressen der Personen oder Gruppen hinzu, für die die Inhalte freigegeben werden sollen.
     3. Klicken Sie bei Berechtigungen auf den Drop-down-Pfeil  und wählen Sie eine Option aus. Informationen zu Ressourcenberechtigungen finden Sie weiter unten auf dieser Seite.
     4. Klicken Sie auf Senden.
4. Achten Sie darauf, dass Nutzer die Ressource buchen können. Weitere Informationen finden Sie unter Testen der Ressourcenplanung.
5. Informieren Sie Ihre Nutzer darüber, dass sie die Ressource jetzt Terminen hinzufügen können.
6. Optional: Führen Sie die Schritte unter Festlegen, wie Ressourcen auf Einladungen reagieren aus.

Ressourcenberechtigungen

Wenn Sie eine Ressource freigeben, können Sie festlegen, wie Nutzer für diese Ressource geplante Termine sehen und ob sie Termine hinzufügen oder bearbeiten können.

• Nur Verfügbarkeit anzeigen (keine Details): Nutzer können die Ressource buchen, wenn sie Termine in ihren persönlichen Kalendern erstellen oder ändern. Sie sehen im Kalender der Ressource keine Namen oder Details dazu. Wenn Sie in Ihrer Organisation die Berechtigung „Nur Verfügbarkeit anzeigen“ für die Buchung von Ressourcen nicht verwenden möchten, sollten Sie zumindest die Berechtigung Alle Termindetails anzeigen als Freigabeoption auswählen. Ansonsten ist die Ressource für Nutzer nicht buchbar.
• Alle Termindetails anzeigen: Nutzer können die Ressource buchen und sehen Termindetails, wenn sie Termine in ihren persönlichen Kalendern erstellen oder ändern. Der Terminorganisator hat die Möglichkeit, einen Termin in seinem persönlichen Kalender zu bearbeiten. Er kann jedoch weder Termine direkt im Kalender der Ressource ändern noch die Termine anderer Nutzer bearbeiten. 
• Termine ändern: Nutzer können Termindetails ansehen, einschließlich Details für private Termine. Sie können jeden Termin ändern. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Ressource für bestimmte Personen und nicht für die gesamte Organisation freigegeben wurde.
• Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten: Nutzer können Termindetails ansehen, einschließlich Details für private Termine. Sie können jeden Termin ändern. Sie haben auch die Möglichkeit, Freigabeeinstellungen zu ändern. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Ressource für bestimmte Personen freigegeben wurde.
• Einladungen automatisch akzeptieren: Sie können festlegen, dass Nutzer Ressourcen buchen können, die nicht mit der Verfügbarkeit in Konflikt stehen. Außerdem wird verhindert, dass nicht autorisierte Nutzer Ressourcen buchen. Alternativ können Sie Nutzern erlauben, Ressourcen unabhängig von Verfügbarkeit oder Berechtigungen zu buchen.

Festlegen, wie Ressourcen auf Einladungen reagieren

1. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an und öffnen Sie Google Kalender.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger in der Liste Meine Kalender auf die Ressource und klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Einstellungen und Freigabe.
   Hierfür ist die Berechtigung „Kalender“ erforderlich.
3. Wählen Sie unter Einladungen automatisch annehmen eine Option aus:
   • Sich nicht überschneidende Einladungen automatisch annehmen: Einladungen zu neuen Terminen werden automatisch angenommen, sofern kein anderer Termin zur gleichen Zeit geplant ist. Wenn eine Ressource für die meisten, aber nicht alle Termine der Serie verfügbar ist, akzeptiert die Ressource die gesamte Reihe und lehnt die Tage ab, an denen sie nicht verfügbar ist. Für jede abgelehnte Teilnahme wird dem Organisator eine E-Mail gesendet. Wenn die Ressource zu viele Terminkonflikte hat, lehnt sie die gesamte Reihe ab und sendet eine E-Mail. Außerdem werden Buchungen von Nutzern abgelehnt, die nicht über die erforderlichen Berechtigungen für den Zugriff auf die Ressource verfügen.
     Hinweis:Einladungen zu einem wiederkehrenden Termin werden nur angenommen, wenn die Anzahl der Instanzen mit Konflikten maximal fünf beträgt und nicht mehr als ein Drittel der Gesamtzahl der Termine.
   • Diesem Kalender alle Einladungen automatisch hinzufügen: Alle Einladungen werden im Kalender der Ressource angezeigt, auch wenn einige davon überschneidende Termine betreffen. Prüfen Sie vorher, ob die Ressource verfügbar ist, damit Sie sie bei Bedarf nutzen können. Ein durchgestrichener Termin im Kalender bedeutet, dass die Ressource bereits gebucht ist. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können Nutzer, die nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, die Ressourcen möglicherweise planen und nutzen. Sie können sie jedoch nicht abonnieren oder sich Details ansehen.

Weitere Informationen

• Freigabeoptionen für Google Kalender einrichten
• Kalender für andere Personen freigeben