Te recomendamos que definas tus recursos de Calendar con un formato estructurado. Los recursos estructurados incluyen información sobre su ubicación, capacidad o equipamiento. Con estos datos, Calendar proporciona más información sobre las salas y los recursos, lo que ayuda a tus usuarios a elegir el mejor recurso según sus necesidades. Define recursos estructurados para aprovechar las nuevas funciones de Calendar y las capacidades mejoradas.
Los recursos no estructurados (antiguos) solo utilizan estos campos:
- ID de recurso
- Nombre
- Descripción
Si solo tienes estos campos configurados para un recurso, se trata de un recurso antiguo. Los recursos creados antes del 17 de octubre del 2017 son probablemente recursos antiguos.
Ventajas de los recursos estructurados
Cambiar tus datos a un formato estructurado supone trabajo extra, pero vale la pena. Si estructuras tus recursos, los usuarios podrán hacer lo siguiente:
- Mejorar su experiencia con una interfaz coherente y sencilla.
- Reservar la sala o los recursos adecuados más rápido y con sugerencias automáticas de salas y recursos
- Diferenciar más rápidamente las salas de reuniones de otros recursos.
- Liberar automáticamente las salas de reuniones que no se utilicen.
- Sustituir automáticamente las salas que rechazan invitaciones.
- Aprovechar futuras mejoras y funciones inteligentes de Calendar que solo serán compatibles con los recursos estructurados.
Cambiar a recursos estructurados
Convierte tus recursos a un formato estructurado para beneficiarte de futuras mejoras en Google Calendar. Si los recursos están estructurados, tus usuarios tienen la mejor experiencia posible cuando reservan salas y utilizan otras funciones de Calendar.
Qué impacto tienen estos cambios, cómo probarlos y cómo comunicárselos a los usuarios
La información de recursos estructurada cambia la forma en que los usuarios interactúan con Calendar. Te recomendamos que te prepares para hacer los cambios pertinentes de la siguiente manera:
- Analiza cómo se gestionan tus recursos y averigua cómo cambiará la experiencia de usuario cuando migres tus recursos a un formato estructurado.
- Usa primero recursos estructurados en un entorno de prueba para ver cómo se muestran los cambios. Crea una copia de seguridad de la información de los recursos.
- Actualiza las aplicaciones internas y el software de terceros; por ejemplo, las aplicaciones que dependen de convenciones de nomenclatura personalizadas.
- Informa a tus usuarios del nuevo comportamiento y de los cambios, y gestiona su implementación.
Cambios en la experiencia de usuario
Cuando adoptes el nuevo formato de información estructurada en tu organización, los usuarios verán los cambios que se indican a continuación.
Resultados de búsqueda modificados
Antes
Los recursos aparecían con un nombre largo.
Después
Los recursos aparecen con datos organizados.
Formato modificado de las salas y de otros espacios:
| Nombre del recurso | |||
| Edificio | |||
| Planta y sección | |||
| Capacidad | |||
| Funciones de audio y vídeo |
| Nombre del recurso | |||
| Edificio | |||
| Planta y sección | |||
| Capacidad | |||
| Tipo de recurso | |||
| Funciones de audio y vídeo (si las hay) |
Formato de los recursos modificado
Cuando colocas el cursor sobre un recurso, se muestran más detalles:
Salas (categoría SALA_REUNIONES)
Otros espacios (categoría OTROS)
Orden de los recursos modificado
Antes del 17 de octubre del 2017
Anteriormente, la agrupación de la lista de salas se basaba en los nombres de los recursos. Por ejemplo, las salas se ordenaban en función del prefijo y no según algún elemento que resultara más útil a la hora de decidir qué recurso usar. Si tenías muchas salas con un determinado prefijo (por ejemplo: CH-ZRHA), todas esas salas se agrupaban por dicho prefijo.
Ejemplos de nombres de recursos:
CH-ZRHA-SalaFavorita'1 [Teléfono, VC]
CH-ZRHA-SegundaSalaFavorita'1 [Teléfono, VC]
US-SFO-SalaenSFO'2 [Teléfono, VC]
Agrupación por prefijo:
Los edificios son ZRH-OficinaA y SFO-OficinaB
Después del 17 de octubre del 2017
La agrupación se basa en los edificios que crees, y las salas y otros espacios se agrupan según estos nodos.
Ejemplos de nuevos nombres autogenerados:
ZRH-OficinaA-1-SalaFavorita (4) [Teléfono, VC]
ZRH-OficinaA-1-SegundaSalaFavorita (2) [Teléfono, VC]
SFO-OficinaB-SalaenSFO (2) [Teléfono, VC]
Los edificios son ZRH-OficinaA y SFO-OficinaB
Agrupación por nombre del edificio:
Nombre del piso y orden de visualización:
Los pisos de los edificios se muestran en orden numérico. Por ejemplo:
- El piso "1" aparece antes que el "2"
- El piso "12º" se mostraría antes que el "1º"; ya que "2" aparece antes que el símbolo "º"
Por este motivo, para que los pisos aparezcan ordenados correctamente, numéralos de esta forma: "01", "02, …, 12"
Formato y nombres de los recursos modificados
Google recomendó un formato de nombre específico para los recursos heredados. Se creará automáticamente una jerarquía de recursos siempre que se añadan más de diez recursos con un guion. Si hay más de cien recursos en el grupo de una cabecera, este se dividirá en cabeceras secundarias.
Con la información de recursos estructurada, la convención de Google pasa a ser estándar y se usa para generar nombres automáticamente a partir de los campos de recursos individuales. Los nombres autogenerados se crean cuando se actualiza cualquier campo de un recurso que no sea su nombre, tipo o descripción.
- [edificio]-[planta] [nombre de sala] ([capacidad de sala]) [funciones de audio y vídeo]
- [(tipo de recurso)]-[edificio]-[planta]-[nombre de sala] ([capacidad de sala]) [funciones de audio y vídeo]
Los nombres autogenerados:
- Dan coherencia al formato de los nombres de recursos en toda la organización.
- Se actualizan automáticamente cuando cambian los detalles de salas (por ejemplo, si aumenta su capacidad o si se añaden o cambian sus funciones).
- Ayudan a entender las propiedades de cualquier sala o recurso con solo leer el nombre.
Los nuevos nombres autogenerados se muestran en estas ubicaciones:
Lista de participantes
Los nuevos nombres autogenerados de recursos, que sustituyen a los nombres anteriores, aparecen en la lista de participantes de los eventos de Calendar.
Campo "Lugar" de las versiones web y móvil
Los nuevos nombres autogenerados de recursos, que sustituyen a los nombres anteriores, aparecen en el campo "Lugar" de los eventos de Calendar.
Notificaciones en dispositivos móviles
Los nuevos nombres autogenerados de recursos, que sustituyen a los nombres anteriores, aparecen en las notificaciones de dispositivos móviles o de la Web.
Convertir recursos, características y edificios
Hay tres formas de actualizar recursos:
- Con una API: para obtener más información, consulta las páginas de la API Directory del SDK de administrador de resources.features, resources.buildings y resources.calendars.
- Uno a uno en la consola de administración: si quieres obtener más información, sigue las instrucciones para añadir edificios, características y recursos del artículo Configurar edificios, características y otros recursos.
- Descargar, editar y subir un archivo CSV: consulta los pasos que se describen a continuación.
Cambiar recursos con un archivo CSV
Si tienes asignado a tu cuenta un rol de administrador con privilegios para gestionar edificios y recursos, sigue los pasos indicados a continuación para cambiar los recursos de tu organización.
Paso 1: Descargar información de recursos en un archivo CSV desde la consola de administración
Para empezar, descarga la información de recursos en un archivo CSV.
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
Directorio
Edificios y recursos.
- Abre Gestión de recursos.
- Haz clic en Descargar
- Guarda el archivo CSV.
Paso 2: Importar los datos del archivo CSV a una hoja de cálculo
Una vez que hayas descargado el archivo CSV, impórtalo a una hoja de cálculo.
- Abre una hoja de cálculo de Google nueva y ve a Archivo > Importar.
- Ve al archivo CSV descargado y haz clic en Seleccionar.
- En la ventana de importación, selecciona las opciones que quieras y haz clic en Importar datos.
Paso 3: Editar recursos en una hoja de cálculo
Revisa la información de la hoja de cálculo, busca espacios en blanco en los campos no conformes y actualízalos como se sugiere en la tabla de la sección Formatos que pueden usarse.
Nota: No modifiques los IDs de recurso porque, si lo haces, no se actualizará el recurso en cuestión, sino que se creará otro.
Editar la hoja de cálculo
- Usa la hoja de cálculo que has creado en los pasos anteriores.
- Edita los campos según sea necesario.
Importante: En las hojas de cálculo, se debe incluir el símbolo # delante del nombre de las características para identificarlas; por ejemplo, #Pizarra.
- Cuando termines de hacer cambios, guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.
Ejemplos de hojas de cálculo
|
Resource ID (ID de recurso)* |
Resource Name (Nombre de recurso)* |
Resource Category (Categoría de recurso)* |
Resource Type (Tipo de recurso) |
Floor Name (Nombre de piso)* |
Capacity (Capacidad)* |
Building ID (ID de edificio)* |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 123 | Auditorio | SALA_REUNIONES | 1 | 40 | 81 | |
| 234 | El refugio de Javier | OTROS | Sala | 4 | 5 | 82 |
* Obligatorio
|
User Visible Description (Descripción visible para el usuario) |
Description (Descripción) |
#Pizarra |
#Teléfono |
|---|---|---|---|
| Gestionado por administración@miempresa.com | TRUE | TRUE | |
| Pide al asistente de Javier que la reserve. | Gestionado por administración@miempresa.com | FALSE | FALSE |
Paso 4: Subir el archivo CSV después de editarlo
Una vez que hayas editado la hoja de cálculo, ya podrás subir los cambios a Calendar.
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
- Abre Gestión de recursos.
- Coloca el cursor sobre Añadir
y haz clic en Subir
.
- Haz clic en Adjuntar CSV y sigue las indicaciones para adjuntar el archivo.
- Haz clic en Subir.
Formatos que pueden usarse
Cuando edites la hoja de cálculo, usa estos formatos.
Formato que puede usarse en todos los recursos
Usa este formato con los recursos creados en Calendar.
| Nombre de la propiedad | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Resource ID (ID de recurso)* |
El identificador de sala único que Google genera automáticamente cuando creas un recurso. No edites ni elimines el ID de los recursos que ya aparezcan. |
28AF38E |
| Resource Name (Nombre de recurso)* |
Nombre abreviado de la sala. Máximo de caracteres recomendado: 45 |
Sala Colmena |
| Building Id (ID de edificio)* | Este ID debe ser igual que el ID del edificio en el que está el recurso. | VLC-GENERAL |
| Categoría de recurso* |
Sala de conferencias: recursos donde celebrar reuniones o conferencias, y que pueden ser tan pequeños como un locutorio. Otros: recursos que no se usan en reuniones. Por ejemplo, un Jamboard, una bicicleta o un coche de empresa. Categoría desconocida: recursos que no se ajustan al formato estructurado. Con los recursos nuevos, usa Sala de conferencias u Otros. |
SALA_CONFERENCIAS |
| Resource Type (Tipo de recurso) | Este campo ya aparecía en versiones anteriores. Cuando la categoría del recurso es Otros, este campo se añade como prefijo al nombre generado automáticamente y permite distinguir las salas del resto de recursos. También ayuda a categorizar el tipo de recurso; por ejemplo, bicicleta, vehículo, sala de lactancia o microscopio. | Bicicleta |
| Floor Name (Nombre del piso)* |
El nombre del piso debe ser igual que el de uno de los pisos definidos en el edificio. Máximo de caracteres recomendado: 15 |
10 |
| Capacity (Capacidad)* | Número de personas recomendado en una determinada sala. Debe ser un número entero positivo. | 4 |
| Floor section (Sección del piso) |
Indica en qué parte del piso se encuentra una sala. Máximo de caracteres recomendado: 15 |
A |
| User Visible Description (Descripción visible para el usuario) | Descripción en formato libre que los usuarios pueden ver en los detalles de la sala. Nota: Esta descripción solo se muestra mientras se reserva el recurso. Después de seleccionar el recurso o guardar un evento, la descripción desaparece. | Extensión telefónica #4119 |
| Descripción | Descripción opcional de la sala o recurso que puedes ver en la consola de administración como referencia. |
Todos los miembros de administradores-sala@example.com tienen derecho a reservar esta sala. Edificio este |
| #Feature (Característica) |
Las características son atributos o elementos del equipo de una sala o recurso como:
|
TRUE |
| Autogenerated name (Nombre generado automáticamente) | Solo lectura. Este nombre se genera cuando la categoría del recurso es Sala de reuniones u Otros. | VLC-GENERAL-Sala Colmena (4) [VC] |
* Obligatorio
Formato de edificios
Usa este formato con los edificios creados en Calendar.
| Nombre de la propiedad | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Building Id (ID de edificio)* | Este ID debe coincidir exactamente con el ID del edificio en cuestión. | VLC-GENERAL |
| Building Name (Nombre de edificio) | Nombre visible del edificio. | Valencia - Sede |
| Address (Dirección)* | Información de la dirección de los edificios. Consulta la sección Formato de las direcciones de edificios. | 678 Lafayette Ave Suite 2B Graha Bumi Surabaya Lt. V Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128 雨竜郡秩父別町秩父別4105 |
| Floors (Pisos)* | Deben estar separados con comas y colocados en orden ascendente empezando por el piso inferior. | Vestíbulo, P, 2, 3, 4, 5, 5A, 6 |
| Descripción | Descripción opcional del edificio, que permite distinguirlo en la consola de administración. | Edificio este |
| Coordinates (Coordenadas) |
Latitud y longitud de un edificio. |
40.730610, -73.935242 |
* Obligatorio
Gestionar recursos antiguos
Si decides no convertir todos sus recursos en recursos estructurados, asegúrate de seguir una convención de asignación de nombres a recursos para que esos recursos antiguos sean más fáciles de identificar y utilizar.
Recursos de salas de reuniones
Esto sería una sugerencia de formato de una sala de reuniones:
[abreviatura de ciudad]-[edificio]-[planta] [nombre de sala] ([capacidad de sala]) [funciones de audio y vídeo]
Ejemplo:
BCN-14-12-Sala de juntas (15) VC
Esta sala de reuniones se encuentra en Barcelona, en la planta 12 del edificio 14. Su nombre es Sala de juntas. Tiene capacidad para 15 personas y dispone de equipo de videoconferencias.
Otros recursos
Para distinguir todos los demás tipos de recursos de las salas de reuniones, te sugerimos que uses este formato:
[(tipo de recurso)]-[abreviatura de ciudad]-[edificio]-[planta o ubicación]-[funciones de audio y vídeo]
Con este formato, todos los recursos que no son salas empiezan por "(". De esta forma, se pueden distinguir de las salas de reuniones. Lo ideal es que todos los recursos que no sean salas aparezcan al final de la lista de recursos.
| Ejemplos de recursos que no son salas | Descripción |
|---|---|
| (Bicicleta)-Londres-43-Vestíbulo-Bicicleta-1 | Esta bicicleta se encuentra en Londres, en el vestíbulo del edificio 43. Se trata de la bicicleta número 1, lo que permite diferenciarla, por ejemplo, de las bicicletas número 2 o 3. |
| (Vehículo)-Valencia-Peugeot-Principal-Norte-4 | Este vehículo se encuentra en Valencia. Es un Peugeot que está aparcado en el edificio principal del aparcamiento norte, en la plaza número 4. |
