Gebouwen, functies en agendafaciliteiten maken

Stel Agenda zo in dat gebruikers gedeelde faciliteiten kunnen boeken, zoals ruimtes, projectors, bedrijfsauto's of fietsen. We raden u aan zo veel mogelijk gegevens toe te voegen, zodat uw werknemers makkelijk de faciliteiten kunnen vinden en boeken die ze nodig hebben. Uw gebruikers zien gegevens zoals het gebouw en de verdieping waar een ruimte of faciliteit zich bevindt en de belangrijkste functies, zoals apparatuur voor videovergaderingen of whiteboards.

Stap 1: Gebouwen toevoegen

Maak eerst een lijst met alle gebouwen in uw bedrijf. Google Agenda gebruikt gebouwen als de basis voor alle faciliteiten.

Opmerking: Adressen van gebouwen worden niet gebruikt voor kaartnavigatie.

Een gebouw toevoegen in de Beheerdersconsole

U kunt maximaal 10.000 gebouwen maken voor uw bedrijf of in elk domein.

Voeg nu de verplichte velden toe. U kunt de optionele velden later invullen.

1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

   Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

2. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu DirectoryGebouwen en faciliteiten.
3. Klik in het gedeelte Resourcebeheer op Openen.
4. Klik onderaan de pagina op Gebouwen beheren.
5. Plaats de muisaanwijzer op Toevoegen en klik op Nieuw gebouw toevoegen.
6. Voer de gebouwgegevens in.

   Ga als volgt te werk om het adres toe te voegen:

   1. Klik op Bewerken  Adres bewerken.

   2. Voer de adresgegevens van elke locatie in. Gebruik hiervoor de officiële notatie van het postadres voor de betreffende regio. Aan de rechterkant in het Google Maps-venster zie je een speld op het adres. Adressen die zijn gekoppeld aan een bekende bedrijfslocatie, worden opgeslagen in de lokale taal. Opmerking: Adressen van gebouwen worden niet gebruikt voor kaartnavigatie.

   3. Sleep de speld zo nodig naar de beste of juiste locatie. We raden u aan de speld in het midden van het dak van het gebouw te plaatsen. De velden voor breedte- en lengtegraad worden getoond.
   4. Klik op Gereed.
7. Klik op Gebouw toevoegen.

Gebouwen met meerdere tegelijk toevoegen

U kunt maximaal 10.000 gebouwen maken voor uw bedrijf of in elk domein.

U kunt tijd besparen door alle of meerdere gebouwen in uw domein tegelijk te uploaden.

Een spreadsheet uploaden

1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

   Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

2. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu DirectoryGebouwen en faciliteiten.
3. Klik in het gedeelte Resourcebeheer op Openen.
4. Klik onderaan de pagina op Gebouwen beheren.
5. Plaats de muisaanwijzer op Toevoegen  en klik op Uploaden  Bulkupload van gebouwen.
6. Klik op Csv toevoegen en volg de stappen om het csv-bestand toe te voegen.
7. Klik op Uploaden.

Als u de verplichte velden en beschrijvingen wilt bekijken, kijkt u hieronder bij Indeling voor bulkupdates.

De API gebruiken om gebouwen met meerdere tegelijk te updaten

Zie resources.buildings en Indeling voor bulkupdates voor meer informatie.

Stap 2: Audio, video of andere functies toevoegen

Als u wilt dat mensen weten welke apparatuur of andere functies aanwezig zijn in een ruimte of andere faciliteit, voegt u deze toe in de Beheerdersconsole. U kunt mensen bijvoorbeeld laten weten in welke ruimten een Jamboard aanwezig is of welke bedrijfswagens een navigatiesysteem hebben.

Opmerking: Gebruik de beheerdersconsole of API om functies toe te voegen. U kunt geen functies toevoegen door gegevens te uploaden met een csv-bestand.

Functies één voor één toevoegen in de Beheerdersconsole

U kunt maximaal honderd functies maken voor uw bedrijf of in elk domein.

1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

   Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

2. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu DirectoryGebouwen en faciliteiten.
3. Klik in het gedeelte Faciliteitenbeheer op Openen.
4. Klik op Beheren  Functies van faciliteit beheren.
5. Klik op Functie toevoegen.
6. Voer de functienaam in en kies het type: 
   • Overig: geen videovergaderingen of telefonie (bijvoorbeeld whiteboard, rolstoeltoegankelijk of externe gasten)
   • Videovergaderingen: videocommunicatieapparatuur (bijvoorbeeld VC of Cisco-vergadereenheid)
   • Telefonie: audiocommunicatieapparatuur (bijvoorbeeld telefoon)
7. Klik op Opslaan.

Nadat u een functie heeft toegevoegd, kunt u deze toevoegen aan een faciliteit door te klikken op de faciliteitFuncties. Gebruikers kunnen functies zoeken en toevoegen aan de geselecteerde faciliteit.

Agenda-functies in bulk updaten met een API

U kunt maximaal 100 functies maken voor uw bedrijf of in elk domein.

Zie resources.features en Indeling voor bulkupdates voor meer informatie.

Stap 3: Faciliteiten toevoegen

Voeg vervolgens alles toe wat mensen kunnen reserveren: vergaderruimten, bedrijfsauto's, kolfruimten en andere faciliteiten die uw bedrijf heeft. Als u functies heeft gemaakt in stap 2, kunt u deze aan de faciliteiten koppelen terwijl u deze toevoegt.x  

Opmerking: Faciliteiten zijn meestal beschikbaar binnen enkele minuten nadat u ze heeft toegevoegd. In sommige gevallen kan het echter maximaal 24 uur duren voordat ze beschikbaar zijn in de agenda's van alle gebruikers.

Faciliteiten één voor één toevoegen in de Beheerdersconsole

U kunt maximaal 10.000 faciliteiten toevoegen voor uw bedrijf of in elk domein.

1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

   Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

2. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu DirectoryGebouwen en faciliteiten.
3. Klik in het gedeelte Resourcebeheer op Openen.
4. Plaats de muisaanwijzer op Toevoegen  en klik erop.
5. Voer de faciliteitsgegevens in. Selecteer een van deze typen:
   • Vergaderruimte: Faciliteiten die worden gebruikt voor vergaderingen of conferenties. Deze kunnen zo klein zijn als een telefoonruimte.
   • Overig: Faciliteiten die niet wordengebruikt voor vergaderingen. Bijvoorbeeld een fiets of bedrijfsauto.
6. Klik op Faciliteiten toevoegen.

Kijk hieronder voor meer informatie over de velden: Indeling voor bulkupdates.

Faciliteiten met meerdere tegelijk uploaden via csv

1. Download de gegevens naar een csv-bestand vanuit de Beheerdersconsole.
   1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

      Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

   2. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu DirectoryGebouwen en faciliteiten.
   3. Klik in het gedeelte Resourcebeheer op Openen.
   4. Klik op Downloaden .
   5. Sla het csv-bestand op.
2. Importeer de csv-gegevens naar een spreadsheet.
   1. Open een lege Google-spreadsheet en ga naar Bestand > Importeren.
   2. Ga naar het gedownloade csv-bestand en klik op Selecteren.
   3. Selecteer de juiste opties in het venster Importeren en klik op Gegevens importeren.
3. Bewerk de faciliteiten in de spreadsheet.
   1. Gebruik de spreadsheet die u in de stappen hiervoor heeft gemaakt.
   2. Bewerk de velden, indien nodig.

      Update de velden volgens de tabellen in Indeling voor bulkupdates. Wijzig de faciliteit-ID niet. Anders wordt er een nieuwe faciliteit gemaakt in plaats van de bestaande faciliteit te updaten.

   3. Als u klaar bent met bewerken, slaat u de spreadsheet op als csv-bestand.
4. Upload het csv-bestand nadat u het heeft bewerkt.
   1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

      Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

   2. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu DirectoryGebouwen en faciliteiten.
   3. Klik in het gedeelte Resourcebeheer op Openen.
   4. Plaats de muisaanwijzer op Toevoegen  en klik op Uploaden  Faciliteiten in bulk uploaden.
   5. Klik op Csv toevoegen en volg de instructies om het csv-bestand toe te voegen.
   6. Klik op Uploaden.

Agenda-faciliteiten in bulk updaten met een API

U kunt maximaal 10.000 faciliteiten toevoegen voor uw bedrijf of in elk domein.

Zie resources.calendars en Indeling voor bulkupdates voor meer informatie.

Indeling voor bulkupdates

In deze tabellen ziet u hoe u Agenda-faciliteiten kunt updaten via een API of csv-spreadsheet.

Indeling voor gebouwen

Gebruik deze indeling voor gebouwen die u maakt in Agenda.

Eigenschapnaam	Beschrijving	Voorbeeld
Gebouw-ID*	Deze gebouw-ID moet precies overeenkomen met de gebouw-ID die voor het gebouw is opgegeven.	AMS-HOOFD
Naam van gebouw	Weergavenaam van het gebouw.	Amsterdam HK
Adres*	Adresgegevens van gebouwen. Zie Indeling voor adressen van gebouwen.	678 Lafayette Ave Suite 2B Graha Bumi Surabaya Lt. V Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128 雨竜郡秩父別町秩父別4105
Verdiepingen*	Moeten door komma's worden gescheiden en in oplopende volgorde worden gerangschikt van lagere verdiepingen naar de bovenste verdiepingen.	Lobby, M, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
Beschrijving	Optionele beschrijving van het gebouw die ter referentie zichtbaar is in de Beheerdersconsole.	Gebouw oost
Coördinaten	Breedte- en lengtegraad van een gebouw	40.730610, -73.935242

* Vereist

Indeling voor adressen van gebouwen

Gebruik deze indeling voor de adresgegevens van gebouwen. Voer de adresgegevens van elke locatie in. Gebruik hiervoor de officiële notatie van het postadres voor de betreffende regio. Afhankelijk van de regio kunnen de adresnotaties sterk variëren.

De velden in de Beheerdersconsole en andere apps waarmee adresgegevens worden ingevoerd, zijn foutbestendig. Het proces mislukt niet als u bijvoorbeeld velden omwisselt, een veld weglaat of zelfs een extra veld toevoegt. Agenda stelt u op de hoogte van problemen en laat u weten hoe u ze kunt verhelpen.

 

Eigenschapnaam	Beschrijving	Voorbeeld
Adresregels 1-5*	De straatnaam en het nummer of de beschrijving van de locatie.	200 Second St.
Buurt	De buurt, het district, het stadsdeel, het dorp, enzovoort. Kleiner dan stad of plaats. (niet verplicht, alleen nuttig in bepaalde landen)	SOMA (South of Market)
Plaats	De plaats, kan worden aangeduid als district en buitenwijk, afhankelijk van het land.	San Francisco
Bestuursregio	De staat, de provincie, het eiland, de county, afhankelijk van het land.	California
Postcode	Soms ook wel zipcode, pincode of Eircode genoemd.	94105
Land of regio*	De volledige naam of code van 2 letters voor het land of de regio.	US

* Vereist

Indeling voor faciliteiten en functies

Gebruik deze indeling voor faciliteiten en functies.

Eigenschapnaam	Beschrijving	Voorbeeld
Faciliteit-ID*	De unieke ruimte-ID die Google voor u maakt als u een faciliteit maakt. Een faciliteit-ID is alleen vereist als u faciliteiten updatet. Als u nieuwe faciliteiten maakt, kunt u dit veld leeg laten. Er wordt dan automatisch een ID gemaakt. (niet bewerken of verwijderen voor bestaande faciliteiten)	28AF38E
Faciliteitsnaam*	Korte naam van de ruimte. (voorgestelde tekenlimiet: 45)	Bijenkorfkamer
Gebouw-ID*	Deze gebouw-ID moet precies overeenkomen met de gebouw-ID die voor het gebouw is opgegeven.	SF-MAIN
Faciliteitscategorie*	Vergaderruimte: Faciliteiten die worden gebruikt voor vergaderingen of conferenties. Deze kunnen zo klein zijn als een telefoonruimte. Overig: Faciliteiten die niet worden gebruikt voor vergaderingen. Bijvoorbeeld een Jamboard, fiets of bedrijfsauto. Categorie onbekend: Faciliteiten die niet overeenkomen met de gestructureerde indeling. (gebruik Vergaderruimte en Overig voor nieuwe faciliteiten)	CONFERENCE_ROOM
Faciliteitstype	Bestaand veld. Als de categorie Faciliteit is ingesteld op Overig, wordt dit veld als voorvoegsel toegevoegd aan de automatisch gemaakte naam, om faciliteiten die geen vergaderruimtes zijn te onderscheiden van vergaderruimtes. Hiermee kan ook het faciliteittype worden gecategoriseerd. Bijvoorbeeld: Fiets, Voertuig, Kolfruimte of Microscoop.	Fiets
Naam verdieping*	De naam van de verdieping moet overeenkomen met een van de verdiepingen die voor het gebouw zijn gedefinieerd. (voorgestelde tekenlimiet: 15)	10
Capaciteit*	Aanbevolen aantal mensen voor de ruimte. Moet een positief geheel getal zijn.	4
Gedeelte verdieping	Hiermee wordt aangegeven waar een ruimte is op een verdieping. (voorgestelde tekenlimiet: 15)	A
Zichtbare beschrijving gebruiker	Vrije beschrijving van de ruimte die zichtbaar is voor gebruikers in de ruimtegegevens. Opmerking: Deze beschrijving wordt alleen weergegeven tijdens het boeken van de faciliteit. Nadat de faciliteit is geselecteerd of de afspraak is opgeslagen, wordt de beschrijving niet meer weergegeven.	Toestelnummer #4119
Beschrijving	Optionele beschrijving van de ruimte of faciliteit die ter referentie zichtbaar is in de Beheerdersconsole.	Alle leden van [e-mail] hebben boekingsrechten voor de ruimte Gebouw oost
#Functie	Functies zijn attributen of apparatuur van een ruimte of faciliteit, zoals: Audiofuncties: #Telefoon Videofuncties: #VC, #Cisco-vergadereenheid. Andere functies: #Whiteboard, #Rolstoeltoegankelijk, #Externe gasten.	TRUE
Automatisch aangemaakte naam	Alleen-lezen. Deze wordt gemaakt als de faciliteitcategorie is ingesteld op Vergaderruimte of Overig.De automatisch gegenereerde naam heeft deze indeling: Naam gebouw-Naam verdieping-Gedeelte verdieping-Naam faciliteit (capaciteit) [Functies]	Amsterdam HK-10-A-Bijenkorfkamer (4) [VC]

* Vereist