Configurer des bâtiments, des fonctionnalités et des ressources Agenda

Configurez l'agenda de telle sorte que les utilisateurs puissent réserver les ressources partagées de votre entreprise : salles, projecteurs, voitures de fonction, vélos, etc. Fournissez autant de détails que possible sur ces ressources afin d'aider vos collaborateurs à trouver celle qui leur conviendra le mieux. Ils verront ainsi des informations sur le bâtiment et l'étage où se trouve une salle, ou encore les principales caractéristiques de celle-ci, telles que l'équipement de visioconférence ou les tableaux blancs.

Étape 1 : Ajoutez des bâtiments

Commencez par répertorier tous les bâtiments de votre entreprise. Google Agenda s'en sert pour situer toutes vos ressources. Vous ne pouvez pas ajouter de ressources ou de fonctionnalités sans avoir préalablement répertorié le bâtiment dans lequel elles se situent. Remarque : l'adresse des bâtiments n'est pas utilisée pour la navigation sur les cartes.

Ajouter un bâtiment dans la console d'administration

Remplissez les champs obligatoires maintenant. Vous pourrez renseigner les champs facultatifs plus tard.

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Bâtiments et ressources.
  3. Dans la section "Gestion des ressources", cliquez sur Ouvrir.
  4. Au bas de la page, cliquez sur Gérer les bâtiments.
  5. Placez le curseur sur Ajouter "", puis cliquez sur Ajouter un bâtiment.
  6. Saisissez les informations concernant le bâtiment.

    Pour ajouter l'adresse, procédez comme suit :

    1. Cliquez sur Modifier "" Modifier l'adresse.
    2. Saisissez l'adresse complète de chaque établissement dans le format d'adresse postale officiel de son pays. Sur la carte du panneau Google Maps à droite, l'adresse est indiquée par un repère. Les adresses associées à un établissement connu sont stockées dans la langue locale. Remarque : l'adresse des bâtiments n'est pas utilisée pour la navigation sur les cartes.

    3. Si nécessaire, faites glisser le repère jusqu'à une position optimale, idéalement le centre du toit du bâtiment. Les champs de latitude et de longitude s'affichent.
    4. Cliquez sur OK.
  7. Cliquez sur Ajouter un bâtiment.

Ajouter plusieurs bâtiments en même temps

Pour gagner du temps, vous pouvez importer la totalité ou une partie des bâtiments de votre domaine.

Importer une feuille de calcul

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Bâtiments et ressources.
  3. Dans la section "Gestion des ressources", cliquez sur Ouvrir.
  4. Au bas de la page, cliquez sur Gérer les bâtiments.
  5. Placez le curseur sur Ajouter "", puis cliquez sur Importer "" Importation groupée de bâtiments.
  6. Cliquez sur Joindre un fichier CSV et suivez la procédure pour joindre le fichier CSV.
  7. Cliquez sur Importer.

Pour savoir comment afficher les champs et descriptions nécessaires, consultez la section Format pour les mises à jour groupées plus loin dans cet article.

Mettre plusieurs bâtiments à jour à l'aide de l'API

Pour en savoir plus, consultez la page Resources.buildings et la section Format pour les mises à jour groupées.

Étape 2 : Ajoutez des fonctionnalités audio, vidéo ou autres

Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent savoir de quels équipements ou fonctionnalités dispose telle salle ou telle ressource, ajoutez-les à la console d'administration. Vous pouvez par exemple indiquer aux utilisateurs quelles salles sont équipées d'un Jamboard ou quelles voitures de fonction disposent d'un système de navigation.

Remarque : Vous pouvez ajouter des fonctionnalités via la console d'administration ou l'API, mais pas en important les détails d'une fonctionnalité dans un fichier CSV.

Ajouter des fonctionnalités une par une dans la console d'administration

Vous pouvez créer jusqu'à 100 fonctionnalités par entreprise ou par domaine.

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Bâtiments et ressources.
  3. Dans la section "Gestion des ressources", cliquez sur Ouvrir.
  4. Cliquez sur Gérer  Gérer les fonctionnalités des ressources.
  5. Cliquez sur Ajouter une fonctionnalité.
  6. Saisissez le nom de la fonctionnalité et choisissez-en le type : 
    • Autre : ne concernant par la visioconférence ni la téléphonie (par exemple, fonctionnalité de tableau blanc, d'accessibilité en fauteuil roulant ou d'invités externes)
    • Visioconférence : équipement de communication vidéo (par exemple, VC ou unité de visioconférence Cisco)
    • Téléphonie : équipement de communication audio (par exemple, téléphone)
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Après avoir ajouté une fonctionnalité, vous pouvez l'ajouter à une ressource en accédant à Ressource puis Fonctionnalités dans la console d'administration. Les utilisateurs peuvent consulter les fonctionnalités ajoutées aux ressources dans Google Agenda.

Mises à jour groupées de l'API pour les fonctionnalités Agenda

Vous pouvez créer jusqu'à 100 fonctionnalités par entreprise ou par domaine.

Pour en savoir plus, consultez la page Resources.features et la section Format pour les mises à jour groupées.

Étape 3 : Ajoutez des ressources

Ensuite, ajoutez tout ce que les utilisateurs peuvent réserver : salles de conférence, voitures de fonction, salons d'allaitement, ou tout ce que votre entreprise met à la disposition des collaborateurs. Si vous avez créé des fonctionnalités lors de l'étape 2, vous pouvez les associer aux ressources au fur et à mesure que vous les ajoutez.  

Remarque : Les ressources sont généralement disponibles quelques minutes après leur ajout. Dans certains cas cependant, un délai de 24 heures peut s'écouler avant qu'elles ne soient disponibles dans l'agenda des utilisateurs.

Ajouter des ressources une par une dans la console d'administration

Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 000 ressources par entreprise ou par domaine.

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Bâtiments et ressources.
  3. Dans la section "Gestion des ressources", cliquez sur Ouvrir.
  4. Placez le curseur sur Ajouter "" et cliquez dessus.
  5. Saisissez les informations relatives à la ressource que vous souhaitez ajouter. Sélectionnez l'un des types suivants :
    • Salle de conférence : ressources utilisées pour des réunions ou des conférences, même si elles ont lieu dans une salle pas plus grande qu'une salle de téléphone
    • Autre : ressources qui ne sont pas utilisées pour les réunions, par exemple, un vélo ou une voiture de fonction
  6. Cliquez sur Ajouter des ressources.

Pour en savoir plus sur les champs, consultez la section Format pour les mises à jour groupées plus loin dans cet article.

Importer plusieurs ressources en même temps via un fichier CSV

  1. Téléchargez les données dans un fichier CSV à partir de la console d'administration.
    1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

      Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

    2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Bâtiments et ressources.
    3. Dans la section "Gestion des ressources", cliquez sur Ouvrir.
    4. Cliquez sur Télécharger "".
    5. Enregistrez le fichier CSV.
  2. Importez les données CSV dans une feuille de calcul.
    1. Ouvrez une feuille de calcul Google vierge et accédez à Fichier > Importer.
    2. Accédez au fichier CSV téléchargé, puis cliquez sur Sélectionner.
    3. Dans la fenêtre "Importer un fichier", effectuez votre sélection et cliquez sur Importer les données.
  3. Modifiez les ressources dans une feuille de calcul.
    1. Utilisez la feuille de calcul que vous avez créée lors des étapes précédentes.
    2. Modifiez les champs selon les besoins.

      Mettez les champs à jour en fonction des tableaux de la section Format pour les mises à jour groupées.Ne modifiez pas l'ID de la ressource. Si vous le faites, une nouvelle ressource sera créée sans que la ressource existante soit mise à jour.

    3. Une fois les modifications terminées, enregistrez la feuille de calcul en tant que fichier CSV.
  4. Importez un fichier CSV après modification.
    1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

      Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

    2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Bâtiments et ressources.
    3. Dans la section "Gestion des ressources", cliquez sur Ouvrir.
    4. Placez le curseur sur Ajouter "", puis cliquez sur Importer "" Importation groupée de ressources.
    5. Cliquez sur Joindre un fichier CSV, puis suivez les invites pour joindre le fichier CSV.
    6. Cliquez sur Importer.

Mises à jour groupées de l'API pour les ressources Agenda

Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 000 ressources par entreprise ou par domaine.

Pour en savoir plus, consultez la page Resources.calendars et la section Format pour les mises à jour groupées.

Format pour les mises à jour groupées

Ces tableaux vous aident à mettre à jour les ressources Agenda à l'aide d'une API ou d'une feuille de calcul CSV.

Format pour les bâtiments

Utilisez ce format pour les bâtiments que vous créez dans Agenda.

Nom de propriété Description Exemple
Identifiant du bâtiment* Cet identifiant de bâtiment doit correspondre exactement à l'identifiant défini pour le bâtiment. exemple_bâtiment_123
Nom du bâtiment Nom à afficher pour le bâtiment Exemple
Adresse* Informations concernant l'adresse des bâtiments. Consultez la section Format pour les adresses de bâtiments. 678 Lafayette Ave
Suite 2B

Graha Bumi Surabaya Lt. V
Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128

雨竜郡秩父別町秩父別4105
 
Étages* Séparez-les par des virgules et répertoriez-les par ordre croissant, du plus bas au plus élevé. Hall, Mezzanine, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
Description Description facultative de votre bâtiment, visible dans la console d'administration à titre de référence. Bâtiment côté est
Coordonnées

Latitude et longitude d'un bâtiment.

40.730610,
-73.935242

* Obligatoire

Format pour les adresses de bâtiments

Utilisez ce format pour les informations concernant l'adresse des bâtiments. Saisissez l'adresse complète de chaque établissement dans le format d'adresse postale officiel de son pays. Les formats d'adresses peuvent varier considérablement selon les pays.

Les champs de la console d'administration et des autres applications utilisées pour la saisie des données d'adresse sont conçus pour empêcher les erreurs. Même si vous inversez des champs, omettez un champ ou ajoutez un champ supplémentaire, le processus fonctionne. En cas de problème, Agenda vous le signale et vous indique comment le résoudre.

 

Nom de propriété Description Exemple
Lignes d'adresse 1 à 5*

Le nom et le numéro de la rue, ou la description de l'emplacement.

 

200 Second St.
Sous-localité

Le quartier, le district, le village, etc. Il s'agit d'une échelle inférieure à la ville ou la localité.

(non obligatoire, utile uniquement dans certains pays)

SOMA (Au sud du marché)
Localité Selon le pays, la ville peut aussi être appelée district ou banlieue. San Francisco
Zone administrative L'État, la province, l'île, le comté, selon le pays. Californie
 
Code postal

Parfois appelé ZIP code, Pincode ou Eircode.

94105
 
Pays ou région*

Nom complet ou code à deux lettres du pays ou de la région.

 

US

* Obligatoire

Format des ressources et des fonctionnalités

Appliquez ce format aux informations concernant les ressources et les fonctionnalités.

Remarque : Vous pouvez ajouter des fonctionnalités via la console d'administration ou l'API, mais pas en important les détails d'une fonctionnalité dans un fichier CSV.

 

Nom de propriété Description Exemple
Identifiant de la ressource*

Identifiant de salle unique généré par Google lorsque vous créez une ressource.

Ne pas modifier ou supprimer pour les ressources existantes.

28AF38E
Nom de la ressource*

Nom de salle court.

(Nombre maximal de caractères suggéré : 45)

Salle BeeHive
Identifiant du bâtiment* Cet identifiant de bâtiment doit correspondre exactement à celui défini pour le bâtiment où se trouve la ressource. exemple_bâtiment_123
Catégorie de la ressource*

Salle de conférence : ressources utilisées pour des réunions ou des conférences, même si elles ont lieu dans une salle pas plus grande qu'une salle de téléphone.

Autre : ressources qui ne sont pas utilisées pour les réunions, par exemple, un Jamboard, un vélo ou une voiture de fonction.

Catégorie inconnue : toute ressource dont le format ne correspond pas à une structure.

Pour les nouvelles ressources, utilisez "Salle de conférence" et "Autre".

CONFERENCE_ROOM
Type de ressource Champ existant. Lorsque la catégorie "Ressources" est définie sur "Autre", ce champ est ajouté en tant que préfixe au nom généré automatiquement, et aide à distinguer les salles des autres ressources. Il permet également de classer le type de ressource, par exemple vélo, véhicule, salon d'allaitement ou microscope. Vélo
Nom de l'étage*

Le nom de l'étage doit correspondre à l'un des étages définis dans le bâtiment.

(Nombre maximal de caractères suggéré : 15)

10
Capacité* Nombre de personnes recommandé pour la salle. Vous devez saisir un entier positif. 4
Section de l'étage

Indique l'emplacement d'une salle à l'étage.

(Nombre maximal de caractères suggéré : 15)

A
Description visible par l'utilisateur Description libre de la salle, visible par les utilisateurs dans la section relative aux détails de la salle. Remarque : Cette description ne s'affiche que lorsque vous réservez la ressource. Une fois que vous avez sélectionné la ressource ou enregistré un événement, cette description n'est plus visible. N° de poste : 4119
Description Description facultative de votre salle ou de votre ressource, visible dans la console d'administration à titre de référence.

Chaque membre de admins-de-salle@example.com bénéficie de droits de réservation de la salle

Bâtiment côté est

#Fonctionnalité

Les fonctionnalités correspondent aux attributs ou à l'équipement d'une salle ou d'une ressource, comme :

  • Fonctionnalités audio : #Téléphone
  • Fonctionnalités vidéo : #VC, #Unité de visioconférence Cisco.
  • Autres fonctionnalités : #Tableau blanc, #Accessible aux personnes à mobilité réduite, #Invités externes.
TRUE
Nom généré automatiquement Lecture seule. Le nom est généré lorsque la catégorie de la ressource est définie sur "Conference_room" (Salle de conférence) ou "Other" (Autre). SF-PRINCIPAL-10A231 Salle BeeHive (4) VC

* Obligatoire

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