Configurar edificios, características y otros recursos

Configura el calendario de G Suite para que los usuarios puedan reservar recursos compartidos de tu empresa, como salas, proyectores, coches o bicicletas. Para ayudar a tus empleados a encontrar el recurso que más les conviene, muestra toda la información posible, por ejemplo, el edificio y el piso donde se encuentra una sala y si hay equipo para hacer videoconferencias, pizarras u otras características importantes. 

Paso 1: Añade edificios

Para empezar, añade al sistema todos los edificios de tu empresa. Google Calendar utiliza los edificios como la base de todos tus recursos; no puedes crear recursos ni características sin haber añadido primero un edificio. Nota: En las indicaciones de navegación no se hace referencia a direcciones de edificios.

Añadir edificios en la consola de administración

Añade los campos obligatorios en este paso. Puedes volver y completar los campos opcionales más adelante. 

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Edificios y recursos.
  3. En la parte inferior de la página, haz clic en Gestionar edificios
  4. Coloca el cursor sobre Añadir Añadir y haz clic en Añadir edificio nuevo.
  5. Introduce los datos del edificio.

    Para añadir la dirección, sigue estos pasos:

    1. Coloca el cursor sobre No se ha especificado ninguna dirección, haz clic en Editar Edit address y, a continuación, selecciona Editar dirección.
    2. Introduce la información de cada ubicación en el formato de dirección postal oficial del país que corresponda. En el panel de Google Maps, situado a la derecha, la dirección aparece marcada con una chincheta. Las direcciones que estén asociadas a la ubicación de una empresa se almacenarán en el idioma local. Nota: En las indicaciones de navegación no se hace referencia a direcciones de edificios.

    3. Si es necesario, arrastra la chincheta a la ubicación correcta o a la más aproximada. Te recomendamos que coloques la chincheta en el centro de la azotea del edificio. Una vez que lo hayas hecho, aparecerán los campos de latitud y longitud.
    4. Haz clic en Listo
  6. Haz clic en Añadir edificio.

Añadir edificios en bloque 

Para ahorrar tiempo, sube a la vez todos los edificios de tu dominio o varios de ellos. 

Subir una hoja de cálculo

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Edificios y recursos.
  3. En la parte inferior de la página, haz clic en Gestionar edificios.
  4. Coloca el cursor sobre Añadir Añadir y haz clic en Subir Subir.
  5. Haz clic en Adjuntar CSV y sigue los pasos que se indican.
  6. Haz clic en Subir.

Para ver los campos obligatorios y las descripciones correspondientes, consulta la sección Formato que debe usarse en las actualizaciones en bloque que aparece más abajo.

Actualizar edificios en bloque con una API 

Consulta más información en el artículo Resources.buildings y en la sección Formato que debe usarse en las actualizaciones en bloque.

Paso 2: Añade audio, vídeo u otras características

Si quieres que tus usuarios sepan qué equipo u otras características se incluyen en una sala u otro recurso, añádelos mediante la consola de administración. Por ejemplo, puedes indicar las salas que tienen un Jamboard o los coches de empresa que cuentan con sistema de navegación. 

Nota: Si quieres añadir características, utiliza la consola de administración o la API. No puedes subir los detalles de las características en un archivo CSV para añadirlas.

Añadir características una a una en la consola de administración

Puedes crear hasta 100 características en tu empresa o en cada dominio. 

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Edificios y recursos.
  3. Haz clic en Gestionar 
  4. Haz clic en Añadir característica.
  5. Introduce el nombre de la característica y elige el tipo: 
    • Audio: equipo de comunicación de audio (por ejemplo, teléfono)
    • Vídeo: equipo de comunicación de vídeo (por ejemplo, VC o unidad de conferencia Cisco)
    • Ninguno: equipo que no es de vídeo ni de audio (por ejemplo, pizarra, sala accesible para sillas de ruedas o invitados externos)
  6. Haz clic en Guardar.

Después de añadir una característica, puedes asignarla a un recurso. Para ello, ve a Recurso y luego Características en la consola de administración. Los usuarios podrán ver las características asignadas a los recursos en Google Calendar. 

Actualizar en bloque características de Calendar con una API

Puedes crear hasta 100 características en tu empresa o en cada dominio.

Consulta más información en el artículo Resources.features y en la sección Formato que debe usarse en las actualizaciones en bloque.

Paso 3: Añade recursos

A continuación, añade cualquier elemento que se pueda reservar: salas de conferencias, coches de empresa, salas de lactancia o cualquier recurso que tu empresa proporcione a los trabajadores. Si has creado características en el paso 2, puedes asignarlas a los recursos a medida que los vayas añadiendo.  

Nota: Los recursos que añadas pueden tardar hasta 24 horas en estar disponibles en el calendario de todos los usuarios.

Añadir recursos uno a uno en la consola de administración

Puedes añadir hasta 10.000 recursos en tu empresa o en cada dominio. 

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Edificios y recursos.
  3. Haz clic en Añadir Añadir.
  4. Introduce la información del recurso. Selecciona uno de estos tipos:
    • Sala de reuniones: recursos que se usan para celebrar reuniones o conferencias, y que pueden ser tan pequeños como un locutorio. 
    • Otros: recursos que no se usan en reuniones. Por ejemplo, una bicicleta o un coche de empresa. 
  5. Haz clic en Añadir recurso.

 Para obtener más información sobre los campos, consulta la sección Formato que debe usarse en las actualizaciones en bloque que aparece más abajo.

Subir recursos en bloque con un archivo CSV

  1. Ve a la consola de administración y descarga los recursos en un archivo CSV.
    1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

      Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

    2. En la página principal de la consola de administración, ve a Edificios y recursos.
    3. Haz clic en Descargar Descargar.
    4. Guarda el archivo CSV.
  2. Importa la información del archivo CSV en una hoja de cálculo.
    1. Abre una hoja de cálculo de Google nueva y ve a Archivo > Importar
    2. Ve al archivo CSV descargado y haz clic en Seleccionar
    3. En la ventana de importación, selecciona las opciones que quieras y haz clic en Importar datos.
  3. Edita los recursos en la hoja de cálculo.
    1. Usa la hoja de cálculo que has creado en los pasos anteriores.
    2. Edita los campos según sea necesario.  

      Actualiza los campos según las tablas incluidas en la sección Formato que debe usarse en las actualizaciones en bloque.  No cambies los ID de recurso; si lo haces, no se actualiza ese recurso, sino que se crea otro.

    3. Cuando termines de hacer cambios, guarda la hoja de cálculo como un archivo CSV.
  4. Sube el archivo CSV después de hacer los cambios.   
    1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

      Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

    2. En la página principal de la consola de administración, ve a Edificios y recursos.
    3. Haz clic en Recursos. Coloca el cursor sobre Añadir Añadir y haz clic en Subir Subir.
    4. Haz clic en Adjuntar CSV y sigue las indicaciones para adjuntar el archivo.
    5. Haz clic en Subir.

Actualizar recursos de Calendar en bloque con una API

Puedes añadir hasta 10.000 recursos en tu empresa o en cada dominio.

Consulta más información en el artículo Resources.calendars y en la sección Formato que debe usarse en las actualizaciones en bloque.

Formato que debe usarse en las actualizaciones en bloque

Si necesitas ayuda para actualizar recursos de Calendar mediante una API o una hoja de cálculo CSV, consulta las tablas que se incluyen en este apartado.

Formato de edificios

Usa este formato en los edificios creados en Calendar.

Nombre de la propiedad Descripción Ejemplo
Building Id (ID de edificio)* Este ID debe ser igual que el ID asignado al propio edificio. ejemplo_edificio_123
Building Name (Nombre de edificio) Nombre visible del edificio. Ejemplo 
Address (Dirección)*   Información de la dirección de los edificios. Consulta la sección Formato de las direcciones de edificios 678 Lafayette Ave
Suite 2B

Graha Bumi Surabaya Lt. V
Jl. Basuki Rahmat n.º 106-128

雨竜郡秩父別町秩父別4105
 
Floors (Pisos)* Deben estar separados con comas y colocados en orden ascendente empezando por el piso inferior. Vestíbulo, P, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
Description (Descripción) Descripción opcional del edificio, que permite distinguirlo en la consola de administración. Edificio este
Coordinates (Coordenadas) 

Latitud y longitud de un edificio. 

40.730610,
-73.935242

* Obligatorio

Formato de las direcciones de edificios

Facilita la información de las direcciones de edificios en el formato que se indica más adelante. Introduce la información de cada ubicación en el formato de dirección postal oficial del país que corresponda. Los formatos de dirección pueden variar mucho según el país.

Los campos destinados a información de direcciones de la consola de administración y otras aplicaciones no detectan errores, por lo que puedes incluir datos de un campo en otro, dejar alguno vacío o incluso añadir campos sin que se produzca ningún error en el proceso. No obstante, Calendar te notificará si detecta algún error y te pedirá que lo corrijas.

 

Nombre de la propiedad Descripción Ejemplo
Address lines 1-5 (Líneas 1-5 de la dirección)*

El nombre y el número de la calle o la descripción de la ubicación.

 

Paseo Larios, 13 
Sub-locality (Distrito)

El barrio, distrito, zona, pedanía, etc. Entidad menor a la ciudad o municipio.

Este campo no es obligatorio, pero puede resultar útil en algunos países.

Costa 
Locality (Localidad) La ciudad, aunque en algunos países puede ser un distrito o un barrio. Torre del Mar
Administrative Area (Área administrativa) Depende del país; puede ser estado, provincia, isla o condado. Málaga
 
Postal code (Código postal)

También llamado código PIN, código ZIP o código Eircode. 

29740
 
Country or region (País o región)*

El nombre completo o el código de dos letras del país o de la región. 

 

ES

* Obligatorio

Formato de los recursos y las características

Utiliza este formato para indicar la información de los recursos y las características.

Nota: Si quieres añadir características, utiliza la consola de administración o la API. No puedes subir los detalles de las características en un archivo CSV para añadirlas.

 

Nombre de la propiedad Descripción Ejemplo
Resource ID (ID de recurso)*

El identificador de sala único que Google genera automáticamente cuando creas un recurso.

No edites ni elimines los de los recursos que encuentres.

28AF38E
Resource Name (Nombre de recurso)*

Nombre abreviado de la sala.

Máximo de caracteres recomendado: 45

Sala Colmena
Building Id (ID de edificio)*     Este ID debe ser igual que el ID del edificio en el que está el recurso. ejemplo_edificio_123
Resource Category (Categoría de recurso)*

Sala de reuniones: recursos donde celebrar reuniones o conferencias, y que pueden ser tan pequeños como un locutorio. 

Otros: recursos que no se usan en reuniones. Por ejemplo, un Jamboard, una bicicleta o un coche de empresa.

Categoría desconocida: recursos que no se ajustan al formato estructurado.

Con los recursos nuevos, usa Sala de reuniones u Otros.

SALA_REUNIONES 
Resource Type (Tipo de recurso) Este campo ya aparecía en versiones anteriores. Cuando la categoría de recursos es Otros, este campo se añade como prefijo al nombre generado automáticamente y permite distinguir las salas del resto de recursos. También ayuda a categorizar el tipo de recurso; por ejemplo, bicicleta, vehículo, sala de lactancia o microscopio.  Bicicleta
Floor Name (Nombre del piso)*

El nombre del piso debe ser igual que el de uno de los pisos definidos en el edificio.

Máximo de caracteres recomendado: 15

10
Capacity (Capacidad)*     Número de personas recomendado en una determinada sala. Debe ser un número entero positivo. 4
Floor section (Sección de piso)

Indica en qué parte del piso se encuentra una sala.

Máximo de caracteres recomendado: 15

A
User Visible Description (Descripción visible para el usuario) Descripción en formato libre que los usuarios pueden ver en los detalles de la sala. Extensión telefónica #4119
Description (Descripción) Descripción opcional de la sala o recurso que puedes ver en la consola de administración como referencia.

Todos los miembros de administradores-sala@example.com tienen derecho a reservar esta sala.

Edificio este

#Feature (Característica)

Las características son atributos o elementos del equipo de una sala o recurso como:

  • De audio: #Teléfono
  • De vídeo: #VC, #Unidad de conferencia Cisco
  • Otras características: #Pizarra, #Accesible para sillas de ruedas, #Invitados externos
TRUE
Autogenerated name (Nombre generado automáticamente) Solo lectura. Este nombre se genera cuando la categoría de recursos es Sala_reuniones u Otros. VLC-GENERAL-10A231 Sala Colmena (4) VC

* Obligatorio

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