Gestionar miembros automáticamente con grupos dinámicos

Gestiona la pertenencia a grupos según el departamento u otras condiciones

Esta página es para administradores. Para gestionar los grupos de tu cuenta, visita el Centro de Ayuda de Grupos de Google.

Ediciones compatibles con esta función: Enterprise y Education Standard y Plus Comparar ediciones


Como administrador de Grupos, puedes crear grupos para llevar a cabo acciones automáticas con sus miembros. Crea grupos dinámicos para añadir y quitar miembros automáticamente en función de la consulta de pertenencia que crees. De este modo, los grupos pueden estar al día, sobre todo si en tu organización se trabaja desde diferentes ubicaciones o si los equipos suelen cambiar de miembros.

Utiliza los grupos dinámicos como:

  • Listas de distribución y correo electrónico
  • Grupos moderados y bandejas de entrada colaborativas
  • Grupos de seguridad

Si quieres crear un grupo para configurar los ajustes del servicio o las funciones, sigue los pasos del artículo Crear grupos

¿Dónde puedo hacerlo? Los grupos dinámicos deben crearse en la consola de administración de Google y mediante la API de Cloud Identity. Puedes editar la consulta de pertenencia y algunos ajustes en la consola de administración. En Grupos de Google, puedes modificar ajustes adicionales, como la moderación de mensajes.

Cómo funciona la pertenencia en los grupos dinámicos

La pertenencia no funciona igual en los grupos dinámicos que en los demás grupos:

  • No se pueden añadir miembros al grupo manualmente: Para cambiar miembros, cambia la consulta de pertenencia.
  • Todos tienen el rol de miembro: Todos los usuarios de un grupo dinámico son miembros. No hay propietarios ni administradores. Los administradores de Google Workspace pueden gestionar grupos dinámicos y cambiar las consultas de pertenencia.
  • Solo los usuarios pueden ser miembros: Los grupos no cumplen las condiciones de pertenencia, por lo que no se pueden añadir grupos a grupos dinámicos. Tampoco puedes añadir grupos dinámicos a otros grupos.

Crear grupos dinámicos

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Grupos.
  3. Haz clic en Crear grupo dinámico.
  4. Introduce la siguiente información:
    Campo Descripción
    Nombre

    Nombre que identifica al grupo en listas y mensajes. Sigue estas directrices:

    • Los nombres pueden tener hasta 73 caracteres.
    • Utiliza nombres que te permitan identificar el objetivo del grupo fácilmente.
    Descripción Objetivo del grupo. Estos datos aparecen en la página Información del grupo. Puedes incluir, por ejemplo, información sobre los miembros del grupo, el contenido del grupo, preguntas frecuentes y enlaces a grupos relacionados.
    Correo electrónico del grupo

    ​Dirección de correo electrónico utilizada para el grupo. Si aparece más de un dominio, selecciona el que te interese en la lista. Las direcciones de correo electrónico pueden tener un máximo de 63 caracteres. Este límite no incluye el dominio de la dirección, como @example.com.

    Algunas palabras están reservadas y no se pueden utilizar como direcciones de correo electrónico. Consulta la página Palabras que no se pueden utilizar en direcciones de correo electrónico.

  5. Crea una consulta de pertenencia:
    1. Lista de condiciones: selecciona los criterios que se usarán para la pertenencia.
      Por ejemplo, si quieres que un grupo sea para personas que trabajan en un departamento determinado de tu organización, elige Departamento de usuarios.
    2. Campo de valor: introduce el valor que quieras usar.
  6. (Opcional) Utiliza varios pares de condición-valor para crear la consulta de pertenencia. Si quieres incluir a quienes cumplen:
    • Todas las condiciones: en la lista, selecciona Y.
    • Al menos una de las condiciones: en la lista, selecciona O.
  7. Haz clic en Siguiente.
  8. (Opcional) Cambia los ajustes de acceso según tus necesidades.
  9. Haz clic en Crear grupo.
  10. Haz clic en Listo.
    Puedes crear hasta 100 grupos dinámicos por cliente. Este límite se puede aumentar según el caso. Para solicitarlo, ponte en contacto con el equipo de Asistencia de Google Workspace e indica el caso concreto al que quieres que se aplique.

Automatizar políticas de seguridad con grupos de seguridad dinámicos

Si quieres utilizar grupos dinámicos para aplicar políticas obligatorias, primero debes añadirles una etiqueta de seguridad.

Por ejemplo, si quieres aplicar políticas a todos los miembros de tu organización que trabajen en una ubicación geográfica concreta, 

  1. crea un grupo dinámico donde se incluyan todos aquellos que tengan esa ubicación en sus perfiles de usuario.
    Cuando algún empleado se traslade y cambie su ubicación en el perfil, el sistema lo añadirá o lo quitará automáticamente del grupo dinámico. 
  2. Añade una etiqueta de seguridad al grupo dinámico.
    De esta manera, podrás aplicar políticas a grupos dinámicos.
  3. Crea una política y elige qué políticas tienen prioridad. Para ello, sigue los pasos del artículo Personalizar ajustes de servicios con grupos de configuración.

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