Para tener más control sobre tu información y satisfacer los requisitos de cumplimiento, puedes usar las funciones inteligentes y la opción de compartir datos entre productos en las aplicaciones de Google Workspace. Esos ajustes determinan cómo se puede usar la información de tus usuarios en Workspace y cómo se puede compartir con otros productos de Google.
Puedes activar o desactivar las funciones inteligentes y los controles de forma predeterminada para tus usuarios, o bien dejar que ellos mismos decidan. Si defines una configuración predeterminada, los usuarios podrán activar o desactivar las funciones más adelante.
En esta página
- Activar o desactivar las funciones inteligentes de Workspace
- Acerca de las funciones inteligentes y los controles de Workspace
Activar o desactivar las funciones inteligentes de Workspace
Importante: Si tu dominio pertenece al territorio europeo o japonés, las funciones inteligentes y los controles de Workspace están desactivados de forma predeterminada. En el resto de los territorios, están activados de forma predeterminada. Los administradores pueden definir una configuración predeterminada para sus usuarios, pero estos pueden cambiarla cuando quieran desde los ajustes de sus propios dispositivos.
Si tienes el ajuste nuevo
Para hacer esta tarea, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.
-
Inicia sesión con una cuenta de super administrador en consola de administración de Google.
Si no usas una cuenta de superadministrador, no podrás completar estos pasos.
- En la consola de administración, ve a Menú
Cuenta
Configuración de la cuenta
- Indica si quieres definir una opción predeterminada o no:
- No definir una experiencia predeterminada: tus usuarios son quienes deciden si activan o desactivan las funciones inteligentes y los controles. Puedes recomendarles que consulten este práctico recurso: Funciones inteligentes y controles en productos de Google.
- Definir un ajuste predeterminado: tú eres quien decide si quieres que las funciones inteligentes y los controles estén activados o desactivados de forma predeterminada para tus usuarios. Si seleccionas esta opción, asegúrate de elegir los ajustes pertinentes. De lo contrario, no se definirá ninguna configuración predeterminada y serán los usuarios quienes decidan qué ajustes seleccionan. Los usuarios podrán activar o desactivar las funciones cuando quieran.
Si tienes el ajuste antiguo
Para hacer esta tarea, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.
-
Inicia sesión con una cuenta de super administrador en consola de administración de Google.
Si no usas una cuenta de superadministrador, no podrás completar estos pasos.
- Ve a Menú
- Indica si quieres definir una opción predeterminada o no:
- No definir un ajuste predeterminado para los usuarios: tus usuarios son quienes deciden si activan o desactivan las funciones inteligentes y los controles. Puedes recomendarles que consulten este práctico recurso: Funciones inteligentes y controles en productos de Google.
- Definir un ajuste predeterminado para los usuarios: tú eres quien decide si quieres que las funciones inteligentes y los controles estén activados o desactivados de forma predeterminada para tus usuarios. Si seleccionas esta opción, asegúrate de elegir los ajustes pertinentes. De lo contrario, no se definirá ninguna configuración predeterminada y serán los usuarios quienes decidan qué ajustes seleccionan. Los usuarios podrán activar o desactivar las funciones cuando quieran.
Notas:
- Una vez que hayas cambiado el ajuste, si tú o tus usuarios tenéis varias ventanas o pestañas abiertas, debéis actualizar el navegador para que el cambio se aplique en todas ellas.
- Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información
Acerca de las funciones inteligentes y los controles de Workspace
- Configuración para Gmail, Chat y Meet: decide si quieres que los datos de Gmail, Google Chat y Google Meet de tus usuarios se puedan utilizar para ofrecerles funciones inteligentes en esos productos. Estas son algunas de esas funciones:
- Respuesta inteligente y Redacción inteligente
- Filtrado y categorización automáticos del correo
- Posibilidad de buscar sugerencias de palabras clave al escribir una consulta en el cuadro de búsqueda
- Resultados de búsqueda clasificados por relevancia
- Configuración para otros productos de Google: decide si quieres que otros productos de Google disponibles en tu dominio puedan usar datos de Workspace para ofrecer a los usuarios una experiencia personalizada. Estas son algunas de las ventajas de las que se beneficiarían:
- Recordatorios del Asistente de Google sobre el vencimiento de facturas
- Visualización de reservas de restaurantes en Google Maps
- Información de viajes basada en correos de confirmación
- Configuración para los servicios de Google Workspace: solo está disponible si tienes el ajuste nuevo de las funciones inteligentes. Decide si quieres que otros servicios de Workspace, como los editores de Documentos de Google, Google Drive y Google Calendar, puedan usar datos de Workspace para ofrecer a los usuarios una experiencia personalizada; por ejemplo, con funciones de IA generativa como Ayúdame a escribir en Documentos o la generación de imágenes en Documentos y Presentaciones, entre otras. Para obtener más información sobre Gemini, consulta el artículo Empezar a usar Gemini para Google Workspace.
Nota: Desde hace tiempo, te informamos de los firmes compromisos de privacidad que mantenemos en Google y Workspace, en los que queda patente cómo protegemos los datos de los usuarios y priorizamos la privacidad. La IA generativa no solo no cambia estos compromisos, sino que subraya su importancia. Para obtener más información, consulta el artículo sobre IA generativa en el Centro de Privacidad de Google Workspace.
